Державна податкова служба України щодо заповнення граф форми № 1ДФ повідомила наступне:

Відповідно до п. 3.2 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (ф. № 1ДФ) затверджено наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020 (далі - Порядок) у графі 3а "Сума нарахованого доходу" відображається (за звітний квартал) доход, нарахований фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.
м Сума нарахованого доходу відображається повністю, без його зменшення на суму утриманого податку на доходи фізичних осіб, суму єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, - обов'язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суму податкової соціальної пільги за її наявності.

У графі 3 "Сума виплаченого доходу" відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.

Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни у наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано.

Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, яка нарахована у січні та виплачена у лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена у березні), за березень (нарахована у березні та виплачена у квітні).

При цьому у разі повної та своєчасної виплати заробітної плати за звітний квартал гр. 3 = гр. 3а без вирахування податку на доходи фізичних осіб, суми єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, - обов'язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги за її наявності.

Наприклад: нараховано - 5000 грн. (гр. 3а), виплачено доходу у повному обсязі - 5000 грн. (гр. 3) або нараховано - 5000 грн. (гр. 3а), фактично виплачено доходу 70 % від нарахованої суми (не в повному обсязі) - 3500 грн. (гр. 3).

У графі 4а "Сума нарахованого податку" відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством.

У графі 4 "Сума перерахованого податку" відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.

Лист Державної податкової служби України від 10.08.2011 р. № 14496/6/17-0215.