banner-mia2.gif

УДК: 657.05

Р.П. Юзва, аспірантка,

Тернопільський національний

економічний університет

 

ОБЛІКОВО-АНАЛІТИЧНА СИСТЕМА – ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

 

 

Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

·         роль учетно-аналитической системы в принятии управленческих решений;

·         учет, анализ и аудит как элементы учетно-аналитической системы;

·         значение учетной информации в системе эффективного управления предприятием.

 

Key issues that are examined:

·         a role of the accounting-analytical system is in acceptance of administrative decisions;

·         account, analysis and audit as elements of the accounting-analytical system;

·        a value of accounting information is in the system of effective management an enterprise.

 

Сучасні підприємства потребують гнучких систем оцінки й аналізу діяльності як своїх підрозділів, так підприємства в цілому. Техніко-економічні, фінансові та інші показники виробничо-фінансової діяльності, які використовуються в обліково-аналітичній практиці, так як і методи їх оцінки і використання в системі ефективного управління підприємством, мають суттєві недоліки. В даних умовах найбільш важливим елементом управління господарською діяльністю є бухгалтерський облік. Облікова та аналітична інформація повинна забезпечувати досягнення поставлених цілей і завдань, які використовуються на різних рівнях управління підприємством. Для цього необхідно сформувати та реалізувати обліково-аналітичну систему.

Важливим етапом освоєння системи обліку має аналіз досвіду та напрацювань вітчизняної і закордонної обліково-аналітичної школи, теорії і практики менеджменту та чітке розуміння завдань та потреб, що стоять перед системою бухгалтерського обліку в умовах ринкової економіки.

Значний вклад в дослідження проблем теорії та методології формування обліково-аналітичної системи внесли наступні науковці: Ф.Ф. Бутинець, М.А. Вахрушина,     А.М. Герасимович, С.Ф. Голов, З.В. Гуцайлюк, В.Б. Івашкевич, В.А. Константинов,  І.О. Ламикін, Ю.Я. Литвин, В.С. Лень, Б.Г. Маслов., І.А. Маслова, Ю.А. Мішин,        Л.В. Нападовська, Б. Нідлз, Л.К. Сук, В.Ф. Палій, Г.О. Партин, І.І. Поклад, П.В Попова, М.С. Пушкар, В.В. Сопко, Г.О. Фалько, Дж. Фостер, Ч.Т. Хорнгрен, А.Д. Шеремет [1-11].

Однак, проблемі визначення місця і ролі облікової-аналітичної системи для прийняття управлінських рішень не було приділено належної уваги.

Метою даної статті є висвітлення значення обліково-аналітичної системи у зростанні ефективності господарювання, дослідження її елементів та ролі інформаційного забезпечення підприємства у прийнятті науково-обґрунтованих управлінських рішень.

Функціонування системи управління неможливе без достовірної, оперативної, релевантної інформації та її аналітичного опрацювання. Система обліково-аналітичного забезпечення менеджменту відіграє важливу роль в функціонуванні системи управління підприємством, забезпечуючи взаємодію різних структурних підрозділів та реагуючи на зміни внутрішнього та зовнішнього середовища.

Під системою розуміють сукупність множин взаємопов’язаних елементів, які утворюють певну цілісність [1:10].

Обліково-аналітична система – це система, що базується на даних бухгалтерського обліку, включаючи оперативні дані і використовує для економічного аналізу статистичну, виробничу та довідкову та інші види інформації. Тому обліково-аналітична система являє собою збір, опрацювання та оцінку всіх видів інформації, що використовується для прийняття управлінських рішень на макро- і мікро- рівнях.

Необхідно відмітити, що система обліково-аналітичного забезпечення є складовою загальної системи управління, вона базується тільки на даних бухгалтерського обліку і здійснюється працівниками бухгалтерії. Її суть полягає в об’єднанні облікових та аналітичних операцій в один процес, проведення оперативного мікроаналізу, забезпеченні безперервності даного процесу і використанні його результатів при формуванні рекомендацій для прийняття управлінських рішень. При цьому загальна методологія і нормативні положення обліку і аналізу удосконалюються для раціонального використання в єдиній обліково-аналітичній системі [7, с. 8-15].

Завданнями обліково-аналітичної системи є визначення кінцевого результату діяльності суб’єкта господарювання в необхідні для управлінців терміни, забезпечення контролю за використанням ресурсів на рівні підприємства та центрів відповідальності.

Одним із головних критеріїв при виборі обліково-аналітичної системи є співставлення очікуваних вигод для управління підприємством з витратами на саме управління. При виборі обліково-аналітичної системи необхідно дослідити її значення для досягнення мети підприємства [11, с. 11].

Обліково-аналітична система складається з елементів, які взаємодіють між собою, залежать одне від одного і формують єдине ціле. Ми вважаємо, обліково-аналітичну систему можна представити як сукупність наступних складових: обліку, аналізу та аудиту (рис. 1).

 

Image

Центральним елементом обліково-аналітичної системі є бухгалтерський облік, який виступає одним з основних джерел економічної інформації, що характеризує фактичний стан справ на підприємстві.

Бухгалтерський облік як система представляє собою сукупність елементів певного змісту та форми, які пов’язані між собою та об’єднані регулярною взаємодією. Це система інформації про стан та рух ресурсів підприємства, характер та результати господарської діяльності. Облік можна охарактеризувати як систему, оскільки він має ознаки властиві системі: наявність зв’язків, поділ на частини, наявність структури, цілеспрямованість та багатоаспектність.

Бухгалтерський облік може розглядатися як елемент господарської інформаційної системи, яка генерує та інтерпретує всю базу інформаційного потоку, надану різними системами для ефективного управління. Поряд з тим, облікова система є автономною, елементи якої можуть виступати в якості систем більш низького порядку [2, с. 16-18].

 За визначенням Американської асоціації бухгалтерів, "бухгалтерський облік – це процес ідентифікації інформації, вимірювання та оцінки показників і представлення даних користувачам для опрацювання, обґрунтування та прийняття управлінських рішень" [3, с. 7].

Б. Нідлз поділяє вищенаведену думку та під бухгалтерським обліком розуміє "систему, яка здійснює вимірювання, опрацювання та передачу інформації про певний суб’єкт господарювання" [6, с. 12-13].

М.А. Вахрушина розглядає облік як "інформаційну систему, яка вимірює, опрацьовує та передає фінансові дані" [3, с. 7].

В.В. Сопко дає визначення обліку як "упорядкованої та регламентованої інформаційної системи що систематично відображує в часі стан і зміну всіх господарських фактів…" [9, с. 61].

Ф.Ф. Бутинець під системою бухгалтерського обліку розуміє "сукупність методів, за допомогою яких узагальнюються процеси виробництва, постачання і реалізації продукції, вирішуються чітко визначені цілі й забезпечується управління підприємством на основі реалізації його тактичних і стратегічних завдань" [1, с. 11].

Усі наведені визначення об’єднує підхід до бухгалтерського обліку, як інформаційної системи управління.

У вітчизняній та зарубіжній теорії бухгалтерський облік поділяють на фінансовий та управлінський.

Фінансовий облік – це сукупність правил та процедур, які забезпечують підготовку та оприлюднення інформації про результати діяльності підприємства відповідно до вимог законодавчих актів та стандартів бухгалтерського обліку. Фінансовий облік призначений для узагальнення фінансових даних бухгалтерських записів і надання їх у формі річних звітів різним користувачам. Традиційно даний вид обліку був пов'язаний із забезпеченням інформацією зовнішніх користувачів: інвесторів, банківських та інших кредитних установ, постачальників, замовників, акціонерів та органів державного регулювання та контролю. Дані фінансового обліку є найбільш достовірними й доступними. Однак, ця інформація не є повною, оперативною і достатньою для прийняття рішень і повинна бути доповнена іншими видами інформації, яка формується в системі управлінського обліку [9, с. 54-55].

Управлінський облік охоплює всі види облікової інформації, необхідної для управління в середині підприємства. Дана інформація повністю розкриває економічні, технічні і технологічні особливості виробничих процесів і подальших можливостей виробництва, наявні внутрішньовиробничі відносини, ресурси та фінансові можливості. Основна мета управлінського обліку полягає в забезпечення інформації менеджерів, відповідальних за досягнення конкретних виробничих показників, для підготовки та розробки можливих альтернативних варіантів для прийняття оптимальних коротко- та довгострокових управлінських рішень.

Управлінські рішення повинні ґрунтуватися на точних розрахунках, глибокому та всебічному аналізі. Аналіз є важливим елементом у системі управління виробництвом, дієвим засобом виявлення внутрішньогосподарських резервів, основою розробки науково-обґрунтованих планів та рішень. Аналітична функція є однією із складових обліково-аналітичної системи і реалізується у формуванні великих масивів інформації про стан і рух виробничо-фінансових активів підприємства. Підсистема аналітичного забезпечення управління господарською діяльністю перетворюється в постійно діючий фактор зростання ефективності виробництва за рахунок активізації інформаційного фонду підприємства.

Ринкова економіка зумовлює потребу в диференціації аналізу на фінансовий та управлінський. Фінансовий аналіз – елемент фінансового обліку, що забезпечує інформацією зовнішніх користувачів на основі даних публічної бухгалтерської звітності.

Однією з важливих функцій регулювання і прогнозування господарський процесів є управлінський аналіз, головна мета якого полягає у постійному економічному забезпеченні контролю за раціональністю функціонування всієї господарської системи, виконанням виробничої програми, реалізації продукції, виявленні і мобілізації поточних внутрішньовиробничих резервів для зниження витрат на виробництво продукції та зростання його прибутковості.

Ефективна робота суб’єктів господарської діяльності в умовах ринкових відносин зумовила виникнення нової форми незалежного контролю – аудиту, який розглядається як процес, за допомогою якого компетентний працівник збирає і накопичує дані про господарські явища і факти з метою їх оцінки, визначення відповідності встановленим критеріям і надання зацікавленим користувачам інформації про об’єкти дослідження.

В процесі аудиту перевіряється правильність, достовірність і точність ведення бухгалтерського обліку, що дає змогу отримати інформацію, за допомогою якої користувач може реально оцінити фінансово-господарську діяльність на підприємстві і, проаналізувавши її, внести своєчасні корективи в діяльність підприємства для підвищення його ефективності.

У вітчизняній та зарубіжній практиці залежно від суб’єкта окремо виділяють аудит зовнішній, який здійснюється незалежними сертифікованими аудиторами на договірній основі, та внутрішній, що виконується висококваліфікованими працівниками самого підприємства. Велике значення для прийняття оптимальних тактичних та стратегічних рішень в управлінні має саме внутрішній аудит, оскільки він за вимогою керівництва підприємства здійснює оцінку господарсько-фінансової діяльності підприємств, його структурних підрозділів, фінансової стратегії, рентабельності комерційних угод, реалізації нових видів продукції [4, с. 356-363].

Безперервне використання прийомів та елементів аудиту в процесі формування облікової інформації дозволяє своєчасно виявити та виправити здійснені відхилення та помилки, що, в свою чергу, забезпечує якість оперативного аналізу та пов’язаних з ним управлінських рішень.

Система обліково-аналітичного забезпечення характеризується великою кількістю різних показників, що відображають стан окремих її елементів, входів та виходів та вимірюються кількісно у вигляді конкретних чисел. Складовими обліково-аналітичної системи є база облікових даних, планових даних, норм і нормативів, даних звітності, довідково-інформаційний фонд та система аналітичних показників. Обліково-аналітична система повинна будуватися за принципом хронології збору, опрацювання даних та формування звітних документів, від первинних документів до даних фінансової, внутрігосподарської та статистичної звітності.

Суттєве місце у прийнятті управлінцями відповідних рішень належить інформаційним передумовам. Важливий та необхідний етап вдосконалення системи управління – це дослідження і аналіз існуючих процесів управління і руху інформації, на базі яких повинно здійснюватись прийняття управлінських рішень.

А.Д. Шеремет, М.А. Вахрушина під інформацією розуміють "факти, дані, результати спостережень…, тобто все, що певним чином розширяє наші знання". [10, с.17; 3, с. 15].

М.С. Пушкар зазначає, що "інформація – це субстрат, необхідний і обов’язковий для того, щоб оцінити ситуацію, виробити можливі альтернативи управлінських рішень та відібрати найдоцільнішу з них для практичного використання" [8, с. 54].

Інформація, яка необхідна для управління підприємством представляє собою різні повідомлення економічного, технологічного, соціального та іншого змісту. Управлінською розуміють інформацію, що обслуговує процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ і забезпечує вирішення завдань організаційно-економічного управління підприємством [2, с. 89].

Найважливішою складовою управлінської інформації є економічна інформація, під якою розуміють всі відомості в сфері економіки, які необхідно фіксувати, обробляти, передавати та зберігати для використання в процесі планування, обліку, контролю та аналізу.

В структурі економічної інформації виділяють цілісну підсистему облікової інформації, яка складається з наступних стадій: збір, реєстрація первинних даних, передача їх апарату управління для обробки, накопичення та групування даних, формування зведеної інформації, відображення даних в аналітичному та синтетичному обліку, складання внутрішньої за зовнішньої звітності. 

М.А. Вахрушина зазначає, що в структурі інформації фінансового обліку питома вага облікової інформації становить 40-50%, аналітична інформація – 50-60%. В управлінському обліку формується 70-80% аналітичної інформації, відповідно облікова інформація складає 20-30% [3, с. 17].

Для того, щоб облікова інформація однозначно сприймалась тими, хто брав участь в її підготовці на підприємстві та користувачами інформації, вона повинна задовольняти наступним вимогам: адресність, оперативність, достовірність, значимість, суттєвість, аналітичність, корисність, об’єктивність, надійність та повнота.

Обліково-аналітичну інформацію з метою її ефективного використання можна класифікувати за різними ознаками: за видами, повнотою, стабільністю, достовірністю, своєчасністю, способом передачі. Важливим класифікатором обліково-аналітичної інформації є її групування за формою і змістом, структурою і призначенням, властивостями та значенням окремих її видів. Форма і призначення облікової інформації визначається місцем її в системі менеджменту, рівнем повноти і зрозумілості, джерелами виникнення і використання. Успішне вирішення завдань обліку в системі управління економікою підприємства можливе при отриманні якісної і достовірної, найбільш повної і своєчасної інформації.

 Вивчення обліково-аналітичної інформації, що функціонує в сфері матеріального виробництва на перспективу, дозволяє виділити інформацію в масштабах ієрархічної структури підприємства, а з допомогою елементів її виробничого процесу – встановити її зміст.

Облікова інформація як впливовий фактор виробничого процесу або окремих елементів даного процесу може бути деталізована за напрямами її використання в сфері управління конкретними видами діяльності, складними внутрішньовиробничими відносинами, економікою підприємства вцілому, відносинами з контрагентами, ринком.

Часто на практиці дана класифікація обліково-аналітичної інформації залежить від сформованої структури управління підприємством. Групування за елементам виробничого процесу розкриває функціональні особливості побудови апарату управління. В її основі лежить розмежування всієї системи управління підприємством за функціями та стадіями управлінської діяльності. На основі даної класифікації для кожного підрозділу, виду діяльності виділяються її специфічні види. В подальшому вона може бути деталізована за видами сировини та матеріалів, засобів праці, продукції, особливостями економічних відносин і зв’язків [5, с. 40-46].

Таким чином, інформаційним забезпеченням управління діяльністю підприємства повинна стати належним чином побудована обліково-аналітична система, яка являє собою сукупність облікової інформації та отриманих на її базі аналітичних даних, які сприяють прийняттю управлінських рішень на макро- і мікро- рівнях. Основним принципом, що забезпечує ефективність функціонування обліково-аналітичної системи, є безперервність взаємодії її складових: обліку, аналізу та аудиту.

 

Список використаних джерел

 

1.      Бухгалтерський управлінський облік: Підручник / Ф.Ф. Бутинець, Т.В. Давидюк, З.В. Канурна та ін. – Житомир: ПП «Рута», 2005. – 480 с.

2.      Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник / Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков, Т.В. Дави дюк та ін. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 544 с.

3.      Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. пособ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 359 с.

4.      Гончарук Я.А., Рудницький В.С. Аудит: Навч. посіб. – К.: Знання, 2007. – 443 c.

5.      Мишин Ю.А. Управленческий учет: управление затратами и результатами производственной деятельности: (Монография). – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002. – 176 с.

6.      Нидлз Б. и др. Принципы бухгалтерского учета / Б. Нидлз, Х. Андерсон,                  Д. Колдуэлл: Пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1994. – 496 с.

7.      Попова П.В., Маслов Б.Г., Маслова И.А. Основные теоретические принципы построения учетно-аналитической системы // Финансовый менеджмент. – 2003. -  № 5. – С. 8-15.

8.      Пушкар. М.С. Креативний облік (створення інформації для менеджерів): Монографія. – Тернопіль, Карт-бланш, 2006. – 334 с.

9.      Сопко В.В. Бухгалтерський облік в управлінні підприємством: Навч. посіб. – К.: КНЕУ, 2006. – 526 с.

10.  Управленческий учет: Учеб. пособ. / Под редакцией А.Д. Шеремета. – М.: ФБК-ПРЕСС, 1999. – 512 с.

11.  Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: Управленческий аспект / Пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1995. – 416 с.