banner-mia2.gif

УДК 657.24

Н.А. ТКАЧЕНКО, науковий співробітник,

ННЦ "Інститут аграрної економіки" НААН

 

ОСОБЛИВОСТІ  ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ ОПЕРАЦІЙ З обліку ПРАЦІ ТА ЇЇ ОПЛАТИ

 

Питання, які розглядаються:

·      Висвітлено питання документального оформлення операцій з обліку праці та її оплати.

·      Наведено перелік типових форм первинних документів з обліку праці та її оплати, які визначені чинними нормативно-правовими актами.

Ключові слова: типові форми первинних документів, заробітна плата, кадровий облік.

 

Вопросы, которые рассматриваются:

·      Освещен вопрос документального оформления операций по учету труда и его оплаты.

·      Приведен перечень типовых форм первичных документов по учету труда и его оплаты, которые определенны действующими нормативно-правовыми актами.

Ключевые слова: типовые формы первичных документов, заработная плата, кадровый учет.

 

Issues that are examined:

·      The question by documental registration of operations of accounting of labour and salary is examined.

·      The list of standard forms of primary documents of accounting of labour and salary, which are determined by current normative-legal acts, is adduced. 

Keywords: standard forms of primary documents, wages, personnel accounting.

 

Актуальність статті. Відповідно до статті 9 п. 1 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення [1].

Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88.

Приведення бухгалтерського  обліку  в  Україні у відповідність до вимог МСФЗ  вимагає  також удосконалення  організації  первинного обліку оплати праці на  вітчизняних підприємствах. Тому протягом останніх років відбулись значні зміни нормативної й документальної бази  оплати  праці  на  підприємствах, що зумовлює актуальність розгляду даного питання.

Огляд попередніх досліджень та публікацій. Питання обліку праці та її оплати висвітлювались такими вченими в галузі бухгалтерського обліку, як В.В. Сопко [11], П.Я. Хомин, П.М. Гарасим [12], Т.А. Бутинець [10], Н.Л. Жук [9], Семенов Г.А., Андрущенко Л.О. [11] та іншими.

Однак, вдосконалення нормативно-правової бази зумовлює необхідність подальшого дослідження питань документального забезпечення кадрового обліку та розрахунків з персоналом з оплати праці.

Метою статті є висвітлення питання документального оформлення операцій з обліку праці та її оплати. Адже для бухгалтера важливо не тільки знати, як здійснювати такий облік та нараховувати заробітну плату, але і те, як це правильно документально оформити. Оскільки без правильно оформленого документа все інше втрачає значення.

Виклад основного матеріалу.  Згідно статей 4, 14, 18 Закону України "Про державну статистику", враховуючи положення статей 80, 81, 95 Цивільного кодексу України, частини восьмої статті 19 та статті 55 Господарського кодексу України, з метою подальшого вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу, використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати був прийнятий Наказ Держкомстату України від 5 грудня 2008 року № 489 "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці" [2]. Відповідно до нього були затверджені і введені в дію з 1 січня 2009 року нові форми первинної облікової документації з питань обліку особового складу, використання робочого часу, розрахунків по заробітній платі, а саме: №  П-1   "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"; №  П-2   "Особова картка працівника"; №  П-3   "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"; №  П-4   "Наказ (розпорядження)  про   припинення      трудового   договору (контракту)"; №  П-5   "Табель обліку використання робочого часу"; №  П-6   "Розрахунково-платіжна відомість працівника"; №  П-7   "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".

Нові типові форми первинного обліку розроблені для систематизації та визначення стандартного уніфікованого переліку показників, що потрібні для складання звітних форм державних статистичних спостережень з праці; удосконалення їх дизайну, полегшення заповнення і ведення респондентами, зокрема в електронному вигляді.

Форми первинного обліку подані відповідно до норм діючого законодавства з врахуванням змін, що передбачені проектом нового Трудового кодексу України. При розробці системи показників відповідних типових форм враховані міжнародні рекомендації та стандарти системи показників зі статистики зайнятості й оплати праці, пропозиції респондентів та користувачів інформації з питань статистики праці.

З 1 січня 2009 року відмінено типові форми первинного обліку, які були затверджені наказом Міністерства статистики України в 1995-1996 рр.:

1. "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 9 жовтня 1995 р. № 253;

2. "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу" від 27 жовтня 1995 р. № 277 (у частині типової форми № П-2 "Особова картка працівника");

3. "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з працівниками і службовцями по заробітній платі" від 22 травня 1996 р. № 144.

Форми первинного обліку П-9, П-10, П-11, затверджені наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277 – залишились без змін.

На сьогодні, облік особового складу рекомендується вести за типовими формами, затвердженими наказом № 489: №  П-1   "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"; №  П-3   "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"; №  П-4   "Наказ (розпорядження) про   припинення      трудового   договору (контракту)".

При необхідності підприємство може доповнювати накази, які побудовані за типовими формами, іншими показниками, вносити зміни до типових форм.

Стосовно питань складання наказів за формою, відмінною від типової, у певному наказі мають бути відображені всі показники (відомості), що передбачені новою типовою формою. Наприклад, у наказі про прийняття на роботу, повинні міститися: найменування підприємства; номер та дата наказу; дата прийняття на роботу; дата закінчення трудового договору (у разі укладення строкового трудового договору (контракту); назва структурного підрозділу, до якого приймається працівник; назва професії (посади), кваліфікація; умови прийняття на роботу; умови роботи; оклад (тарифна ставка); відомості щодо встановлення надбавок (у разі їх встановлення); підпис керівника підприємства; відмітка про ознайомлення.

Відповідно до наказу № 489 втратила чинність типова форма № П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу", затверджена наказом Мінстату № 253. Вимоги щодо використання зазначеної типової форми після 1 січня 2009 р. не передбачаються законодавством. Підприємство може складати відповідні накази у довільній формі з урахуванням вимог ДСТУ-4163-2003.

Оперативний облік надходження, переміщення і вибуття особового складу на основі названих документів покладається на співробітника по кадрах.

Облік використання робочого часу сільськогосподарських підприємств проводиться за допомогою табелів, що ведуться щомісячно на працівників підприємства, установи, організації.

Облік робочого часу здійснюється методом суцільної реєстрації явок і неявок працівників на роботу, або шляхом реєстрації тільки неявок.

Нова форма табелю обліку використання робочого часу складається з двох частин: "Умовні позначення" та "Табель обліку використання робочого часу". В розділі Табелю "Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин)" запропоновано чотири рядки. В першому і третьому вказуються відпрацьовані години з 1-15 та з 16 по 30 бо 31 певного місяця. В другому та четвертому – ставиться буквенний код умовних позначень з 1-15 та з 16 по 30 бо 31 відповідно.

Табель обліку робочого часу заповнюється двічі, так як заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів. За першу половину місяця – для нарахування авансових платежів та за весь місяць – для розрахунку заробітної плати за місяць. В кінці місяця у табелі підсумовується загальна кількість відпрацьованих днів (годин) і днів (годин) неявок на роботу.

Нову форму обліку табелю робочого часу № П-5 "Табель обліку використання робочого часу" введено в дію з 1 січня 2009 року наказом № 489. Цим же наказом скасовано Наказ Мінстату № 253, а також втратили чинність всі затверджені ним типові форми. Зокрема: № П-12 "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати", № П-13 "Табель обліку використання робочого часу", № П-14 "Табель обліку використання робочого часу", № П-15 "Список осіб, які працювали в надурочний час", № П-16 "Листок обліку простоїв".

До 1 січня 2009 р. облік робочого часу здійснювався за типовими формами, затвердженими наказом Міністерства статистики України від 9 жовтня 1995 р. № 253.

Нова форма табелю може бути рекомендована для використання і застосовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу, потрібний для заповнення форм державних статистичних спостережень.

Табель також застосовується для наступних цілей: розрахунок заробітної плати; складання статистичної звітності з праці; контроль за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу; облік використання робочого часу всіх категорій працівників, що уклали трудовий договір.

Підприємство при потребі має право використовувати й іншу форму табелю щодо вирішення відповідних завдань. Тоді підприємство обов’язково повинно здійснювати первинний облік показників щодо явок та неявок працівників, визначених формами державних статистичних спостережень з питань праці.

Нарахування заробітної плати проводиться на основі даних первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу, доплатних листків та інших документів. Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати і визначається сума, що належить до видачі.

Порядок нарахування заробітної плати, утримань із нарахованих сум, а також виплата заробітної плати регулюються великою кількістю законодавчих і нормативних документів. Одним із основних законодавчих актів є Закон України "Про оплату праці" від 24.03.95 р. № 108/95-ВР. Згідно статті 1 цього Закону – заробітна плата – це винагорода, обчислена як правило, у грошовому виразі, яку власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу. Підставою для нарахування заробітної плати є первинні документи [2].

Наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. № 489 затверджено нові форми з оплати праці: № П-6 - "Розрахунок платіжних відомостей працівника"; № П-7 - "Розрахунок платіжних відомостей працівника (зведена)".

Цим же наказом скасовані форми № П-49 "Розрахунково-платіжна відомість"; № П-50 "Розрахункова відомість"; № П-51 "Розрахункова відомість"; № П-52 "Розрахунок заробітної плати"; № П-53 "Платіжна відомість"; № П-54 "Особовий рахунок"; № П-54а "Особовий рахунок"; № П-55 "Накопичувальна картка виробітку і заробітної плати"; № П-56 "Накопичувальна картка обліку заробітної плати", затверджені наказом від 22.05.1996 р. № 144.

У формі "Розрахунково-платіжна відомість" усі види нарахувань розподілено за складовими фонду оплати праці, що визначаються відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держкомстату від 13 січня 2004 р. № 5 та зареєстрована в Мінюсті 27 січня 2004 р. за № 114/8713. У новій формі введено ознаку статі, професії (посади), індивідуальний ідентифікаційний номер.

Наказом від 5 грудня 2008 р. № 489 введено в дію типову форму первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника". Цим же наказом скасована попередня форма "Особової картки" (Наказ Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277  "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу" в частині затвердження типової форми первинного обліку № П-2 "Особова картка").

Протягом 2009 р. Міноборони України було внесено пропозиції щодо удосконалення форм первинної облікової звітності № П-2 "Особова картка працівника" в частині удосконалення системи військового обліку військовозобов’язаних і призовників на підприємствах, установах, організаціях усіх форм власності.

З урахуванням пропозицій Міноборони України щодо вдосконалення типової форми № П-2, Держкомстатом України видано наказ від 25 грудня 2009 р. № 496, яким внесено зміни до наказу № 489. Відповідно до зазначених змін відомості про типову форму № П-2 виключено з Наказу № 489.

Держкомстатом та Міноборони видано спільний наказ "Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника" від 25.12.2009р. № 495/656. Зазначеним наказом затверджено типову форму первинних облікових документів № П-2 у новій редакції, яка набула чинності 1 січня 2010 р.

Основні зміни полягають у доповненні типової форми № П-2 розділом 2 "Відомості про військовий облік", що передбачає показники, які велися раніше відповідно до наказу Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. № 277 (в частині типової форми П-2 "Особова картка працівника"). Також до форми П-2 включаються додаткові показники, які поряд з місцем реєстрації працівника відображають адресу його фактичного проживання; відомості про пенсійні виплати; відомості про професійну освіту на виробництві за рахунок підприємства-роботодавця.

Форма П-2 "Особова картка", заповнюється працівником відділу кадрів на всіх нових прийнятих працівників згідно пред’явленим ними паспортам і військовим квиткам. Ця картка ведеться в обов’язковому порядку. У ній відображені не тільки паспортні дані і дані військового обліку працівника, але і фіксуються всі переміщення працівника із зазначенням посади, на яку він прийнятий і всі види відпусток. Картка форми П-2 зберігається на підприємстві як документ таємного діловодства. Форми П-9, П-10 і П-11 на сільськогосподарських підприємствах заповнюються працівником відділу кадрів. Форма П-10 – це журнал, в якому враховуються  всі трудові книжки працівників підприємства. При оформленні на роботу нового співробітника особа, на яку покладені  обов’язки ведення кадрового обліку, приймає трудову книжку під підпис, заносить в цей журнал її серію і номер, вказує прізвище, ім’я і по-батькові працівника, посаду, на яку він прийнятий, номер і дату видання наказу, а при звільненні з займаної посади працівник, який звільняється, розписується у цьому ж журналі за отримання своєї трудової книжки. Форма П-9 передбачає ведення обліку надходження і використання чистих бланків трудових книжок і вкладишів до них. Форма П-11 – акт на списання бланків трудових книжок і вкладишів до них, оформляється у випадку, коли при заповненні трудової книжки чи вкладиша до неї особою, яка відповідає за ведення кадрової справи буде зіпсований бланк.

Затверджені Мінстатом України у 1995-1996 рр. типові форми первинних документів бухгалтерського обліку охоплюють лише невелику частину господарських операцій. На сьогоднішній день документування більшості господарських операцій підприємствами АПК проводиться на типових бланках, які затверджені Наказами Мінстату та Мінсільгосппроду СРСР в 1971-1972 рр. Це не дає можливості привести його у відповідність до міжнародних стандартів.

Відповідно до п. 2.7. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88 (далі Положення № 88), первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Крім цього документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Первинні документи, відповідно до п. 2.4. Положення № 88, повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, підприємство може використовувати також й інші форми первинних документів, поряд з тими що визначені чинним законодавством щодо організації обліку праці та її оплати. Проте, слід пам’ятати, що первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Як зазначають Семенов Г.А., Андрущенко Л.О розробляючи  внутрішні  документи, необхідно:

−  розширювати  практику  персоніфікації ставок  і  окладів  найбільш  кваліфікованим  працівникам,  орієнтованим  на  підвищення ефективності праці;

−  враховувати  галузеві  особливості,  зокрема  при  створенні  системи  стимулювання,  встановлювати  спеціальні,  специфічні фактори  оцінок  робіт для методу  бальної  системи  преміювання,  для кожної  категорії  персоналу,  посилюючи регуляторну  і  стимулюючу  функції заробітної плати;

−  до переліку факторів та критеріїв оцінювання  умов  преміювання  включати  рівень кваліфікації, ступінь відповідальності виконаної роботи, рівень професійної майстерності,  ініціативності,  стаж  роботи,  результати  кваліфікаційної  атестації робітників тощо, які відповідають сучасним реаліям,  тактиці  та  стратегії  управління  підприємством,  його  підрозділами й персоналом [11].

Висновки. Бухгалтерський облік праці та заробітної плати (і зокрема первинний облік) має бути організований  таким  чином,  щоб  сприяти підвищенню  продуктивності  праці,  повному використанню  робочого  часу,  а  також  правильному  обчисленню  чисельності  працівників  для  обліку  заробітної  плати  з  метою оподаткування. Адже від організації первинного обліку праці залежить якість, правдивість, справедливість, повнота і своєчасність розрахунків з персоналом з оплати праці.

Сьогодні, створено законодавчо-правову базу регулювання оплати  праці  відповідно  до  міжнародних  трудових норм, що діють у ринковій економіці, система документування оплати праці розвинута на високому рівні. Однак, залишається необхідність розроблення нових та удосконалення існуючих галузевих форм первинних документів з обліку заробітної плати, що враховують особливості її нарахування і виплати в окремих галузях економіки, зокрема в сільському господарстві.

До питання удосконалення системи документального забезпечення бухгалтерського обліку праці та її оплати на підприємствах, працівники бухгалтерських служб мають підходити обґрунтовано, враховуючи доцільність змін, використовуючи  результати наукових досліджень та передового досвіду.

 

Список використаних джерел

1. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.1999 р. № 996-ВР [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.nau.ua/doc/?doc_id=478874

2. Про оплату праці: Закон України від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.nau.ua/doc/?doc_id=478590

3. Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу: Наказ Міністерства статистики України від 27.10.1995 р. № 277 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.nau.ua/doc/?doc_id=269002

4. Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці: Наказ Держкомстату України від 5.12.2008 р. № 489 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.nau.ua/doc/?uid=1157.103.0

5. Про внесення змін до наказу Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці": Наказ Держкомстату України від 25.12.2009 р. № 496 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://kadrovik01.com.ua/index.php?option=com_laws&view=laws&layout=atricle&Itemid=35&law_id=419

6. Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника": Наказ Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://pro-u4ot.info/index.php?section=browse&CatID=43&ArtID=945

7. Жук Н.Л. Первинний облік праці та її оплати на сільськогосподарських підприємствах / Жук Н.Л. // Облік і фінанси АПК. – 2005. - № 7. - С.59-62.

8. Бутинець Т.А. Документування господарських операцій: Теорія, методологія, комп`ютеризація: [Наук. вид.] / Бутинець Т.А. - Житомир: ЖІТІ, 1999. – 412 с.

9. Кім. Г. Бухгалтерський облік: первинні документи та порядок їх заповнення: Навчальний посібник / Кім. Г., Сопко В.В., Кім Ю.Г. / [Вид. 2-ге.]. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 480 с.

10. Первинний та аналітичний облік на підприємстві. Навчальний посібник / [Гарасим П.М., Журавель Г.П., Бруханський Р.Ф., Хомин П.Я.]. – Тернопіль: Астон, 2005. – 464 с.

11. Семенов Г.А. Організація обліку розрахунків з персоналом з оплати праці / Семенов Г.А., Андрущенко Л.О // Держава та регіони. – 2009. - № 2. – С.180-187. - Серія: Економіка та підприємництво.