banner-mia2.gif

УДК 657.1.011.56

А.О. Ніколашин,

 асистент кафедри бухгалтерського обліку

Подільського державного аграрно-технічного університету

 

&                   Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

·          Наводится целесообразность расчета экономической эффективности при внедрении бухгалтерской компьютерной системы, систематизируется перечень показателей экономической эффективности в разрезе исследуемой проблемы

·          Приводится порядок расчета основных показателей экономической эффективности, даются практические примеры результатов такого расчета

&                   Key issues that are examined:

·          The expediency of calculating the economic effectiveness with the introduction of bookkeeping computer system is directed, the enumeration of measures of economic effectiveness in the section of the problem being investigated is systematized

·          The order of calculation of basic measures of economic effectiveness and practical examples of the results of this calculation are given

 

Вступ. Сьогоднішній розвиток комп’ютерних технологій вносить зміни майже в усі ланки життя.  Не залишився осторонь і бухгалтерський облік. Комп’ютерні технології внесли зміни не лише в загальну організацію бухгалтерського обліку, а й в саму систему обліку, що призвело до виникнення нової бухгалтерської комп’ютерної системи обліку.

Проте перед багатьма підприємствами, в тому числі і сільськогосподарськими, постає питання про доцільність (ефективність) переходу на нову бухгалтерську комп’ютерну систему (далі – БКС).

В тому, що застосування комп’ютерних технологій дозволяє вирішити більшість проблем організації бухгалтерського обліку, ніхто вже не сумнівається. Крім того, комп’ютерні технології дозволяють збільшити рівень аналітичних розрахунків за рахунок розширення можливостей аналітичного обліку, а також збільшити загальний престиж підприємства. Проте, головною перевагою використання комп’ютерних технологій стало значне зменшення рівня трудомісткості праці бухгалтера, враховуючи те, що частка суто технічних операцій в обліковому процесі при ручній праці досягає 80% [7].

За кордоном впровадження сучасних БКС дозволяє підприємствам отримувати значний економічний ефект. В основному це проявляється в зростанні ефективності виробничих потужностей (до 20 %), в економії оборотних засобів (до 1-6 % від суми продаж), в зниженні страхових запасів на складах (до 40 %), в скороченні витрат на адміністративно-управлінський апарат (до 30%) тощо [8].

При цьому багато закордонних та вітчизняних підприємств розрахунок економічного ефекту від впровадження БКС не ведуть [1], керуючись лише загальними даними про ефективність такого впровадження та престижем свого підприємства [5]. Це свідчить про недооцінку ними важливості розрахунку економічної ефективності. Проте визначення економічної ефективності бухгалтерської комп’ютерної системи дозволяє ще під час її проектування уникнути непередбачених втрат і дає можливість підвищувати загальну ефективність від роботи обліку в майбутньому.

Питаннями ефективності застосування комп’ютерних технологій займалися такі науковці, як Г. Бедрина, В.Л. Бройдо, І.Я. Вангас, В.В. Віденко, А.І. Гінзбург, К.В. Пономарева та інші. Питаннями ефективності облікових систем займалися такі науковці, як Е.Т. Асташкевічер, Г. Бедрина, Ф.Ф. Бутинець, А.Н. Кашаев, С.В. Івахненков, В.І. Петрова та інші.

Постановка завдання. Метою статті є порівняльний аналіз методів оцінки ефективності системи обліку, а також приклад застосування подібних оцінок на практиці. Основними методами дослідження стали: монографічний метод, метод порівняння, метод синтезу і аналізу, розрахунковий метод.

Результати. Ефективність БКС можна визначати не лише якісно, але і кількісно (математично). Кількісно ефективність БКС можна визначити шляхом порівняння витрат на ведення обліку (часу, коштів тощо) при способі обліку, що застосовується на підприємстві, з витратами на ведення обліку при способі обліку, що планується впровадити (в даному випадку БКС). Таке порівняння є можливим, оскільки витрати (часу, коштів тощо) при різних способах обліку направлені на обробку одних і тих же даних, на виконання однієї і тієї ж кінцевої мети. Науковці виділяють багато різних способів розрахунку економічної ефективності комп’ютеризації бухгалтерського обліку. Найбільш повний перелік способів (показників) такого розрахунку наведено в підручнику Ф.Ф. Бутинця та С.В. Івахненкова [6]. Проте цей перелік показників можна згрупувати в дві групи, виділивши таким чином основні показники.

По-перше, це зменшення трудомісткості або скорочення трудових витрат на виконання облікових робіт (1) та відповідно індекс ефективності зменшення трудомісткості (2).

                                                  Тек = Тр Тк                                                               (1),

                                                   Іт   = Тк : Тр                                                                (2),

  де  Тек – зменшення трудомісткості;

        Іт    – індекс ефективності зменшення трудомісткості;

        Тр  – трудомісткість при ручному способі обліку;

        Тк – трудомісткість при комп’ютерному способі обліку.

По-друге, це зменшення витрат або економія виконання облікових робіт (3) та відповідно індекс ефективності зменшення витрат коштів (4).

                                                 Век = Вр Вк                                                               (3),

                                                  Ів   = Вк : Вр                                                                (4),

де  Век – зменшення витрат;

       Ів    – індекс ефективності зменшення витрат;

       Вр  – загальні витрати при ручному способі обліку;

       Вк – загальні витрати при комп’ютерному способі обліку.

Всі інші показники (ефективність використання комп’ютерів, кількість працівників, що підлягають вивільненню тощо) є другорядними, оскільки є схожими з основними показниками або використовують дані з них.

В більшості випадків зазначені показники так і залишаються нерозрахованими. Основною причиною цього є відсутність порядку розрахунку в навчальній та довідниковій літературі. Проте для працівників підприємства, в чиї обов’язки входить розробка проекту нової системи обліку на підприємстві, розрахунок цих показників є досить важливим.

А тому виникає необхідність у визначенні порядку (алгоритму) розрахунку цих показників.

Спершу розглянемо послідовність розрахунку зменшення витрат або економії виконання облікових робіт (Век) за місяць. Як було зазначено раніше, цей показник розраховується за формулою 3.

Розрахунок загальних витрат при комп’ютерному способі обліку (Вк) проводиться за формулою :

                              Вк = Взп + Вн + Вам + Вр + Ве,                                   (5)

де    Взп – заробітна плата працівників облікового апарату (включаючи відрахування з неї),

        Вн  – накладні витрати,

        Вам – амортизаційні відрахування (з комп’ютерної  техніки та програмного забезпечення),

 Вр – витрати на ремонт та обслуговування обладнання,

 Ве  – витрати на електроенергію.

При цьому заробітна плата працівника облікового апарату (Взп) повинна включати не лише основну заробітну плату, а і додаткову. Але додаткову заробітну плату потрібно назначати не всім працівникам облікового апарату, а лише працівникам, що пройшли навчання за поглибленим курсом та виконують по сумісництву на підприємстві функції працівників з обслуговування комп’ютерних технологій.

Вартість же роботи облікового апарату при ручній формі обліку (Вр) буде складатися лише із заробітної плати працівників облікового апарату (включаючи відрахування з неї) та накладних витрат.

Для прикладу можемо привести результати розрахунку зменшення витрат коштів на виконання облікових робіт, взятого з розробленого нами проекту комп’ютеризації одного з сільськогосподарських підприємств Хмельницької області. Пряма економічна ефективність впровадження БКС тут склала біля 650 грн. при загальних витратах при ручному способі обліку в 4500 грн (табл.).

Таблиця

Витрати підприємства на утримання облікового апарату в місяць, грн.

 

Заробітна плата

Накладні витрати

Амортиза­ційні відрахування

Витрати на ремонт і обслугов. обладнання

Витрати на електроенергію

Всього

Витрати при ручному способі ведення обліку

3000

1500

-

-

-

4500

Витрати при БКС

2380

875

300

240

64,56

3859,56

 

Слід зазначити, що в даному проекті комп’ютеризації при впровадженні БКС передбачається зменшення кількості працівників облікового апарату в два рази, з 10 чоловік до 5, що зумовлено особливостями даного підприємства.

Як видно з таблиці, результати розрахунків не є вражаючими. Проте основні переваги БКС проявляються не в зменшенні витрат на виконання облікових робіт, а в зменшенні трудомісткості та в скороченні часу на виконання одиниці облікових робіт, тобто в опосередкованій економічній ефективності.

Розрахунок ефективності впровадження БКС за рахунок скорочення трудових витрат на виконання облікових робіт (Тек) проводиться за формулою 1. Трудомісткість при комп’ютерному способі обліку (Тк) розраховується за формулою:  

                               Тк = Тв + То + Троз ,                                                      (6)

 де     Тв – час необхідний для введення первинних даних до комп’ютера за допомогою клавіатури,

            То – час необхідний комп’ютеру для обробки отриманих даних,

              Троз – час необхідний комп’ютеру для формування та друку необхідного документа (від первинного документа до любої із форм звітності).

Трудомісткість при ручному способі обліку (Тр) представляє собою затрати часу однієї людини на виконання типової бухгалтерської операції від оформлення первинного документа до оформлення звітності.

При розробці вище зазначеного проекту комп’ютеризації сільськогосподарського підприємства нами шляхом проведення експерименту були визначені такі дані. В середньому час виконання типової бухгалтерської операції однією людиною при ручному способі обліку за умови послідовного оформлення всіх необхідних форм документів склав близько 2 год. А при комп’ютерному способі обліку середній час на виконання типової бухгалтерської операції однією людиною склав: на введення первинних даних до комп’ютера – 0,08 год., на розрахунок даних комп’ютером – 0,0006 год., на друк звітних даних – 0,006 год.

Звідси трудомісткість при комп’ютерному способі обліку (Тк) склала:

         Тк = 0,083 + 0,0006 + 0,02 = 0,1036 люд./год.              

Тоді  Тек = 2 – 0,1036 = 1,8964 люд./год.

Часу на виконання типової бухгалтерської операції при використанні БКС було затрачено в 19 разів (2 : 0,1036) менше, ніж при ручному веденні обліку.

Висновки. Найбільший вплив на рівень прямої економічної ефективності БКС  мають накладні витрати та заробітна плата. Оскільки саме ці дві статі витрат займають найбільшу питому вагу в структурі витрат при функціонуванні БКС. А тому дії деяких підприємств, що намагаються зменшити витрати на впровадження БКС за рахунок купівлі більш дешевшого технічного та програмного забезпечення, є недоцільними, поскільки збільшення економічної ефективності БКС буде незначним, а надійність та швидкість системи значно зменшаться.

Впровадження БКС в досліджуваному сільськогосподарському підприємстві виявилося досить ефективним, причому опосередкована економічна ефективність є значно  помітнішою ніж пряма економічна ефективність, тобто зменшення трудомісткості праці виявилося більш вагомим, ніж зменшення грошових витрат.

Проте необхідно зауважити, що бездумне впровадження БКС може виявитися не лише малоефективним, а навіть збитковим. Причинами цього може стати неправильно підібраний склад апаратного та програмного забезпечення, а також неправильно сформована структура облікового апарату. Враховуючи сьогоднішню швидкість розвитку комп’ютерних технологій, таку помилку зробити неважко. А тому, перш за все, підприємству необхідно визначитися з структурою БКС та з послідовністю впровадження майбутньої БКС. Головним документом при цьому повинен стати „Проект комп’ютеризації бухгалтерського обліку підприємства”.

Список використаної літератури:

1.        Бедрина Г. и др. Вычислительные системы для обработки учетной информации (на примере зарубежного опыта). М.: Финансы, 1997. - 63 с.

2.        Вангас И.Я. Методы расчёта экономической эффективности машинной оброботки данных. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 216 с.

3.        Вандорен В., Новицки П. Выбор правильной стратегии реализации проекта. // Мир компьютерной автоматизации. – 2000. – №1. – С. 14-16.

4.        Гинзбург А.И. Экономический анализ. Предмет и методы. Моделирование ситуаций. Оценка управленческих решений. СПб. : Питер, 2003. 471с.

5.        Давыдов   В.Н.   Компьютеризация   бухгалтерского   учета:    Опыт,   поиски, решения. - М.: Финансы и статистика, 1989. - 144 с.

6.        Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальгості 7.050106 „Облік і аудит” / Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков, Т.В. Давидюк, Т.В. Шахрайчук. / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. – 2-е вид., перероб. і доп. – Житомир: ПП”Рута”, 2002. –544 с.        

7.        Кашаев А.Н. Организация бухгалтерского учета в производственных    объединениях. М.: Финансы и статистика, 1986. 192 с.    

8.        Цыганок А.В. Системы управления производственными предприятиями. // Корпоративные системы. - 2000. - № 3. - С. 20-21.