banner-mia2.gif

УДК 004.45:657.4

Г.Ю. КОБЛЯНСЬКА, к.е.н.,

асистент, кафедра обліку та аудиту,

Київський національний університет ім. Тараса Шевченка

 

І.С. РЕЄНТЕНКО, слухач,

2 курс магістратури, спеціальність «Облік і аудит»

Київський національний університет ім. Тараса Шевченка

 

ЗАСТОСУВАННЯ МОДУЛЮ «УПРАВЛІНСЬКИЙ ОБЛІК І ЗВІТНІСТЬ» (СО) СИСТЕМИ ERP SAP R/3 ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ

 

Питання, які розглядаються:

Розглядається питання удосконалення управлінського обліку за допомогою впровадження ERP-системи SAP R/3.

Обґрунтовано переваги застосування модулів програмного комплексу SAP R/3 та наведено їх детальну характеристику.

Ключові слова: інформаційна система SAP R/3, автоматизація управлінського обліку, витрати, калькуляція, собівартість продукції, контролінг.

 

Вопросы, которые рассматриваются:

Рассматривается вопрос совершенствования управленческого учета с помощью внедрения ERP-системы SAP R/3.

Обоснованы преимущества применения модулей программного комплекса SAP R/3 и приведена их подробная характеристика.

Ключевые слова: информационная система SAP R/3, автоматизация управленческого учета, расходы, калькуляция, себестоимость продукции, контроллинг.

 

Issues that are examined:

The question of improvement the management accounting by using ERP-system SAP R/3 was considered.

The advantages of the use of software modules SAP R/3 were proved and their detailed characterization was presented.

Keywords: information system SAP R/3, automation of management accounting, costs calculation, unit costs, controlling.

 

Постановка проблеми. Мобільний темп сучасного життя підвищує вимоги до якісної аргументації і швидкості прийняття виважених управлінських рішень. Існуючі ряди програмного забезпечення, призначеного для полегшення рутинної та багатоетапної роботи постійно поповнюються новинками, а напрацьовані роками технологічні досягнення удосконалюються прогресивними версіями, більш адаптованими до вимог бізнес-середовища. Тому однією з нагальних проблем автоматизації управлінського обліку на підприємстві є обрання ним необхідного програмного комплексу, способу його впровадження та подальшої підтримки.

Аналіз останніх наукових досліджень і публікацій. Дослідження теоретичних та методологічних аспектів удосконалення управлінського обліку знаходять своє відображення у працях таких відомих вчених: Ф.Ф. Бутинець, А.М. Герасимович, С.Ф. Голов, С.В. Данилочкин, Л.В. Нападовська, Е.А. Ананькина, М.Я. Дем’яненко, В.М. Жук, Г.Г. Кірейцев, М.Ф. Кропивко, В.Г. Лінник, І.В. Малишев, М.Ф. Огійчук, П.Т. Саблук, В.В. Сопко, Л.К. Сук, Кузмінський Ю.А. Практичними питаннями області автоматизації управлінського обліку на основі SAP ERP займаються О.В. Щипанова, А.В. Галенко, Д. Олірі, Н.З. Емельянова, С.В. Івахненков та інші. У роботах вказаних авторів застосування інформаційних систем розглядається у розрізах практичного та теоретичного застосування. Так, у роботах О.В. Щипанової наведено порівняльну характеристику популярних програмних продуктів для управління бізнесом, які визнані світовою спільнотою та розглянуто досвід впровадження систем управлінського обліку на українських підприємствах. С.В. Івахненков приділив значну увагу показникам економічної ефективності автоматизації управлінського обліку.

Метою статті є розгляд функціональних модулів ERP SAP R/3, розроблених для автоматизації управлінського обліку та обґрунтування переваг їх практичного застосування у господарській діяльності підприємств.

Виклад основного матеріалу. Практично неможливо уявити налагоджений порядок роботи у компанії з розгалуженою організаційною системою, багатофункціональними підрозділами та різнобічними сферами діяльності без щоденного застосування інформаційних технологій, що включають системи з функціями автоматичного управління і контролю за бізнес-процесами. Розвиток ринкових відносин в Україні зумовлює зростання потреби в інформації, яка потрібна для планування, контролю і прийняття управлінських рішень. З огляду на це зростає інтерес керівників та бухгалтерів до управлінського обліку, можливостей його застосування на їхніх підприємствах. У країнах з перехідною економікою, зокрема в Україні, місце управлінського обліку значною мірою залежить від того, яку концепцію американську чи німецьку – застосовує підприємство.

Підприємства з іноземними інвестиціями традиційно впроваджують систему, яку застосовує інвестор. Реалізація функції контролінгу можлива із застосуванням відомої інформаційної системи SAP R/3 [2, C. 28].

Оскільки кінцевою метою управлінського обліку є допомога керівництву у досягненні стратегічної мети підприємства, то варто звернути увагу на автоматизацію даного виду обліку та розглянути сучасні інструменти, за рахунок яких її можна реалізувати.

Потужною системою планування ресурсів підприємства (ERP) є SAP (з нім. Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung – Системи, Прикладні модулі та Продукти в області обробки даних) [7]. SAP ERP забезпечує глобальне планування потреб у ресурсах підприємства із застосуванням спеціалізованого управління потоками операцій. Програмні комплекси типу ERP (в т.ч. SAP ERP) включають окремі системи для управління бек-офісом (системи управління виробництвом, фінансами, персоналом, збутом чи матеріальними потоками). Більш ніж 30 річний досвід на ринку ERP систем дає право стверджувати про надійність SAP, її німецьку якість та високий рівень інтеграції складних бізнес-процесів на основі комплекту доступних і вдало поєднаних програмних рішень.

Однією з ключових переваг побудови ERP SAP R/3 є наявність умови охоплення усіх напрямів діяльності компанії інтегрованої у реальному часі, що дозволяє замінити більшість поодиноких використовуваних систем та спростити подальший технологічний розвиток компанії, оскільки періодичне оновлення відбувається комплексно для усіх модулів системи. Потужність платформи SAP NetWeaver, на якій ґрунтується ця ERP-система надає можливість підвищувати ефективність існуючих програмних продуктів, спростити їх функціональне об’єднання та мінімізувати потреби у власних технологічних розробках. В описуваному інформаційному середовищі можуть ефективно взаємодіяти не тільки співробітники організації, а й авторизовані клієнти, партнери, постачальники, що значно покращує загальний потенціал росту бізнесу. Дана система підтримує прийняття оптимальних рішень на всіх рівнях управління як на поточний момент, так і в довгостроковій перспективі. Впровадження системи ERP SAP R/3 дозволяє отримувати кожному користувачеві відповідні інструментарії для продуктивної роботи. Головні з них зображені на рис. 1.

Image

Рис.1. Переваги, які отримують користувачі на кожному організаційному рівні підприємства, яке використовує систему ERP SAP R/3

*Джерело: розроблено автором

 

У фінансовій сфері специфічними для даного програмного комплексу є такі переваги:

- комплексний контроль за усіма фінансовими операціями у реальному часі, що забезпечує отримання повної, точної та оперативної інформації;

- повна прозорість фінансової звітності для керівництва та інвесторів дозволяє надати більш точну оцінку стану підприємства, тримати під постійним контролем усі ключові ресурси;

- спрощення процесу закриття періоду за допомогою покращеного доступу до автоматизації всіх операцій, пов’язаних із закриттям;

- об’єднання у єдиний процес планування, аналізу та підготовки звітності за головними показниками ефективності підприємства, що забезпечує оптимізацію внутрішньої облікової політики підприємства, чіткий управлінський облік та об’єктивний аналіз результатів фінансово-господарської діяльності;

- зниження операційних витрат внаслідок більш високої ефективності  бухгалтерського та управлінського обліку.

- допомога керівництву у забезпеченні зростання економічної вартості компанії та її інвестиційної привабливості [5].

Не зважаючи на високу вартість впровадження та підтримки, а також на ризики процесу програмного налаштування, кількість українських компаній, що обирають впровадження якісної автоматизації бізнес-процесів збільшується [1, C. 321].

Такі відомі компанії як «Coca-Cola Beverages Ukraine», «Philips Ukraine», «Metro Cash&Carry», «FOZZY GROUP», «Союз-Віктан», «Сармат», «Азовсталь», «AES Київобленерго», «Корпорація Богдан», «АвтоЗАЗ», «МТС Україна», «Меркс Груп» давно обрали для себе зручний програмний комплекс, призначений для управління комерційною, адміністративною і господарською діяльністю підприємства – ERP SAP R/3. Окрім того, що ця система дозволяє прискорити процедури прийняття рішень, вона відкриває перед користувачами потужні можливості з отримання, зберігання, пошуку та аналізу інформації про усі процеси на підприємстві. Зокрема, за допомогою SAP R/3 стає можливим спростити ведення бухгалтерського обліку на підприємствах, установах та організаціях будь-якої сфери діяльності.

Так, сьогодні SAP пропонує своїм клієнтам більш ніж 25 галузевих пакетів рішень, таких як: аерокосмічна й обробна промисловість, автомобільна промисловість, банківська сфера, високі технології та електроніка, вища освіта та наукові дослідження, гірничо-видобувна промисловість, державний сектор, залізнична галузь, охорона здоров’я, логістичні послуги, машинобудування, нафтова та газова промисловість, оборона та національна безпека, обробна промисловість, гуртова торгівля, роздрібна торгівля, галузь зв’язку, проектування та будівництво, виробництво товарів суспільного вжитку, професійні послуги, засоби масової інформації, страховий бізнес, послуги поштового зв’язку, фармацевтика та біотехнології, хімічна промисловість, енергетика та сфера ЖКГ [6].

Система SAP R/3 складається з набору прикладних модулів, які підтримують різні бізнес-процеси компанії та інтегровані між собою в масштабі реального часу. Компонентами ERP SAP R/3, які супроводжують ведення бухгалтерського та управлінського обліку є модулі «Фінанси» (FI) та «Управлінський облік і звітність» (CO) відповідно. Різниця між модулями полягає у тому, що облік в них ведеться на різних рівнях. У «Фінансах» - на рівні  балансової одиниці, тобто юридичної особи, а в «Управлінському обліку і звітності» - на рівні об'єктів контролінгу. Це пояснюється різницею між природою управлінського та фінансового обліку. Адже, управлінський облік правильно буде називати внутрішнім обліком, а фінансовий облік можна назвати зовнішнім обліком. Проте, саме управлінський облік визначає, збирає, вимірює, класифікує та повідомляє інформацію, яка буде корисною для внутрішніх користувачів у процесах планування, контролю та прийняття рішень.

Модуль CO забезпечує облік витрат і прибутку підприємства і включає в себе 7 підкомпонентів [7]:

1. Облік витрат за видами (CO-OM-CEL) - компонент «СО», в якому проводиться введення і фіксування витрат, що виникли протягом розрахункового періоду. Таким чином, в цьому компоненті системи проводиться не сам облік, а швидше детальні записи даних, що утворюють основу обліку витрат.

2. Облік витрат за місцями їх виникнення (центри витрат) (CO-OM-CCA) застосовується з метою присвоєння непрямих витрат місцям їх виникнення для визначення походження цих витрат.

3. Облік витрат по процесам (CO-OM-ABC) використовується з метою аналізу господарських процесів, спільних для кількох відділів компанії. При цьому насамперед враховуються завдання всієї компанії, а також оптимізація потоку господарських операцій.

4. Облік витрат за замовленнями (CO-OM-OPA) використовується для збору та управління даними відповідно до завдання, які стали причиною виникнення цих замовлень. Щоб бюджети не перевищувалися, їх можна привласнити заходам, які відслідковуються системою.

5. Контроль витрат на продукт (CO-PC) використовується для калькуляції витрат, що виникли при виробництві продукту або під час надання послуги. Крім того, контролінг витрат на продукт дозволяє розраховувати мінімальну ціну, за якою продаж продукту буде рентабельним.

6. Контроль прибутковості (результатів) (CO-PA) застосовується для аналізу прибутку або збитків компанії по окремих сегментах ринку. Для кожного сегмента ринку система розподіляє витрати відповідно до виручки, забезпечує базу для прийняття рішення: наприклад, для розрахунку ціни, визначення партнера, визначення умов і вибору каналу збуту.

7. Контроль місць виникнення прибутку (центрів прибутку) (EC-PCA) застосовується для оцінки прибутку або збитку окремих, самостійних одиниць в межах підприємства. Ці одиниці є відповідальними за ті витрати і виручку, які у них виникають. Облік за місцями виникнення прибутку є спеціальним обліком в системі SAP. Це означає, що одночасно з основним урахуванням виконується облік на статистичній основі. Крім перегляду витрат і виручки, можна переглянути за МВП такі показники, як прибуток на інвестиції, оборотні кошти і грошовий потік.

Модуль  «СО» інтегрований із усіма функціональними модулями SAP R/3. Система автоматично контролює цілісність даних, стежачи за тим, щоб усі суми рахунків фінансової бухгалтерії («Фінанси») збігалися із сумами всіх аналогічних рахунків по всім об’єктам контролю («Управлінський облік і звітність»). Цим виключається подвійний рахунок при перерозподілі витрат на об’єкти контролю. Модуль має у своєму розпорядженні могутню систему планування, важливою особливістю якої є можливість одночасного супроводу декількох версій плану. Це означає, що можна реалізувати не тільки різні сценарії управління, але і робити оперативний аналіз ситуації в режимі зміни комбінацій умов.

У складі модуля «Управлінський облік і звітність» є ще один важливий помічник для бухгалтерів, економістів, керівників, які орієнтуються на ефективне використання корпоративних ресурсів і успішний розвиток своєї організації (установи, підприємства) у довгостроковій перспективі. Це велика бібліотека форм типових звітів, що дозволяють представляти дані як по всіх параметрах об’єктів контролю, так і по пунктах порівняння план-факт. Звіти підтримують розвинену систему посилань на первинні документи (проводки) різних модулів R/3. З будь-якого поля в звіті, можна одержати всю історію формування значення поля, із указівкою як номерів первинних документів (проводок) і сум, так і імен виконавців. У R/3 існують засоби модифікації існуючих і розробки нових форм звітів.

Інтеграція контролінгу та бухгалтерського обліку у реальному часі дає можливість створювати достовірні оперативні звіти. Це забезпечує повну відповідність вимогам щодо прозорості корпоративного управління. Функція інтеграції модулів зображена на рис. 2.

Image

Рис. 2. Функція інтеграції «CO» та «FI» в системі SAP R/3 у реальному часі

*Джерело: розроблено автором

 

Модуль «Управлінський облік і звітність» містить усі функції, які необхідні для ефективного контролінгу витрат та виручки, включає всі аспекти внутрішнього контролінгу та забезпечує множину інструментальних засобів для подання інформації керівництву компанії. Основні завдання та види аналізу, реалізація яких можлива за допомогою описаного модуля наведена на рис. 3.

Система управлінського обліку будь-якої компанії структурована таким чином, щоб вимірювати та відносити витрати на економічні об’єкти, що називаються об’єктами витрат. Об’єкт витрат – це будь-який елемент, такий як продукт, клієнт, підрозділ, проект, діяльність, тощо для якого витрати вимірюються і на який вони відносяться. Таке віднесення витрат на об’єкти витрат має вирішальне значення. Викривлене віднесення витрат може призвести до помилкових рішень та неправильного оцінювання [4, C. 40-41].

Image

Рис. 3. Типові завдання та види аналізу в модулі «СО»

*Джерело: розроблено автором

 

Доцільно розглянути призначення кожного підкомпонента для детального опису їх ролей у системі та визначення особливостей, переваг та можливостей застосування, які вони надають.

Модуль «Облік витрат за видами». Всі непрямі витрати присвоюються відповідним МВВ або заходам, які ініціювали виникнення цих витрат. Система SAP надає велику кількість методів перерахунку непрямих витрат. Деякі непрямі витрати можна присвоїти носіям витрат і перетворити їх у прямі витрати. Поряд із економією часу, яка досягається автоматичними перерахунками, інтеграція контролінгу непрямих витрат у системі SAP дозволяє мінімізувати введення фактичних даних і скоротити обсяг робіт з планування. Виконується розмежування для витрат з альтернативною оцінкою і витрат не відображених в зовнішньому обліку.

Модуль «Облік витрат за місцями їх виникнення (центри витрат)» (CO-OM-CCA) допомагає аналізувати прибутковість окремих функціональних сфер і отримувати необхідну для прийняття адміністративних рішень інформацію, а також дозволяє присвоювати витрати залежно від їх походження. Однак присвоєння витрат є особливо складним завданням, коли мова йде про непрямі витрати. В компоненті «Облік за місцями виникнення витрат» здійснюється аналіз непрямих витрат відповідно до їх джерела в рамках підприємства. Залежно від повноважень з прийняття рішень, наданих менеджеру тієї чи іншої організаційної одиниці, можна розрізняти і види сфер відповідальності в структурі підприємства. Модуль побудований на основі сфер відповідальності і функцій. Присвоєння витрат місцям виникнення витрат (МВВ) дозволяє визначати, де в структурі підприємства виникають витрати. Якщо планування витрат виконується на рівні МВВ, то економічну ефективність можна перевіряти в тих конкретних точках, де виникають витрати.

Модуль «Облік витрат по процесах» застосовує підхід з орієнтацією на операції та міжфункціональні зв'язки при виконанні таких робіт, в яких беруть участь декілька МВВ. При цьому основний акцент робиться на оптимізацію витрат не по конкретних відділеннях, а по всьому підприємству. Дозволяє точніше визначити витрати на продукт в областях обліку непрямих витрат.

Модуль «Облік витрат за замовленнями» Незалежно від структури МВВ, у внутрішніх замовленнях концентруються ті планові та фактичні витрати, які виникли, це дозволяє безперервно управляти витратами. Крім того, внутрішні замовлення використовуються для більш детального управління МВВ. Кожному заходу можна привласнити свій бюджет. Надалі система SAP відстежує ці бюджети автоматично з метою забезпечення їх точного дотримання.

Функції модуля «Контроль витрат на продукт» дозволяють обчислювати собівартість виробленої продукції і собівартість реалізованої продукції для таких видів продукції як матеріали і послуги. На основі аналізу цих собівартостей можна приймати відповідні рішення (наприклад, рішення про те, що вигідніше - купувати чи виробляти продукт). Собівартість виробленої продукції включає в себе витрати на матеріал, виробничі витрати, витрати по процесам і непрямі витрати (непрямі витрати на матеріал і непрямі виробничі витрати). У собівартість реалізованої продукції входять собівартість виробленої продукції і непрямі витрати на збут та управління. Щоб обчислити собівартість виробленої продукції (COGM) і собівартість реалізованої продукції (COGS) для матеріалу, потрібно виконати калькуляцію. Системою підтримуються такі види калькуляції: вузлова (при плануванні та моделюванні нових продуктів і послуг), планова (для оцінки планової кількісної структури з плановими цінами; обчислення стандартних цін для оцінки матеріалів зі стандартною ціною), нормативна (для оцінки поточних кількостей за плановими цінами; для аналізу змін витрат), поточна, калькуляція за даними інвентаризації (для оцінки фактичних кількостей відповідно до податкового і торговельного права, для встановлення принципів оцінки запасів). Кожна калькуляція базується на варіанті калькуляції.

Модуль «Контроль прибутковості (результатів)» дозволяє виконувати оцінку сегментів ринку, які можна класифікувати по продуктам, клієнтам, замовленнях або будь-яким комбінаціям цих категорій, а також по стратегічним господарським одиницям, таким як збутові організації або бізнес-сфери з відповідною рентабельністю для компанії. Система призначена для надання відділам збуту, маркетингу, управління продуктами та планування діяльності підприємства інформації для підтримки внутрішнього обліку та звітності, допомагає у прийнятті рішень. Підтримуються дві форми обліку результатів: калькуляційна і бухгалтерська. Калькуляційний облік результатів являє собою таку форму обліку результатів, при якій суми витрат і виручки групуються відповідно до поля значень і за калькуляційними принципами оцінки, які може визначати користувач. Це гарантує отримання в будь-який час повного, оперативного звіту про результати. Бухгалтерський облік результатів являє собою облік результатів, організований у формі рахунків і використовує бухгалтерський принцип оцінки. Відмінною ознакою цієї форми обліку є використання видів витрати і виручки. При цьому забезпечується створення звіту про результати, який постійно узгоджується з бухгалтерськими даними. Обидва ці види обліку результатів також можуть використовуватися одночасно.

Модуль «Контроль місць виникнення прибутку (центрів прибутку)» дозволяє визначати прибутки і збитки за місцями виникнення прибутку, використовуючи методи обліку загальних витрат за період або витрат по обороту. Цей компонент також дозволяє аналізувати основний капітал і так звані «статистичні показники» (число працівників, квадратних метрів і т.д.) по місцях виникнення прибутку. Таким чином, стає можливим обчислення будь-яких показників, що зазвичай використовуються в обліку витрат (прибуток на інвестований капітал, грошовий потік, обсяг збуту на одного співробітника і т.д.) [6]. Модуль дозволяє встановити МВП відповідно до виробів (груп виробів, секторів), географічних факторів (регіони, офіси, місця виробництва) або функціями (виробництво, збут). Уся економічна діяльність розбивається на місця виникнення прибутку шляхом присвоєння МВП різним основним даним, значущим для прибутку (матеріали, МВВ, замовлення, проекти, замовлення клієнта, активи, носії витрат, об'єкти обліку результатів). Такий підхід дозволяє організувати МВП відповідно до вимог компанії, незалежно від галузі діяльності (машинобудування, сфера послуг, хімічна промисловість і т.д.) або від використовуваної форми виробництва (серійне, одиничне, потокове виробництво).

Компонент «Управлінський облік і звітність» (CO) підтримує всі стандартні методи обліку витрат. Тому немає необхідності окремо впроваджувати різні методи. В залежності від вимог до обліку витрат, що висуваються на вашому підприємстві, можливе одночасне використання декількох методів обліку. Інструментами для перерахунку первинних та вторинних витрат, які виникають в МВВ і використовуються в системі SAP ERP є [6]:

- Розкладка;

- Розподіл;

- Періодичні перенесення;

- Непрямий перерахунок робіт;

- Перерахунок по схемі.

Сильною стороною модуля «СО» є те, що він акумулює процеси планування, аналізу і підготовки звітності по ключовим показникам звітності підприємства, що забезпечує оптимізацію внутрішньої облікової політики підприємства, чіткий управлінський облік та об’єктивний аналіз результатів фінансово-господарської діяльності, і в результаті його успішного застосування – відбувається зниження операційних витрат підприємства (організації, установи) внаслідок підвищення ефективності бухгалтерського та управлінського обліку. Розробниками SAP/R3 передбачений процес пошуку відповідей на питання, які виникають перед користувачами при здійсненні управлінського обліку та формуванні звітності у модулі «СО». Типові варіанти наведені на рис. 4.

Image

Рис. 4. Питання на які можна швидко знайти відповідь досвідченому користувачеві модуля «СО»

*Джерело: розроблено автором

 

Робота в системі SAP ERP забезпечує однакові підходи до розрахунку вартості послуг, встановлює єдині правила обліку операцій і відображення доходів від послуг. Впровадження даної системи забезпечує стандартизацію відображення у бухгалтерському обліку результатів операцій, здійснених у різних структурних підрозділах (філіях, цехах, представництвах), зменшує операційні ризики ручного виконання бухгалтерських проводок, оскільки під час опрацювання документів за тим чи іншим бізнес-процесом працівники підрозділу бухгалтерського обліку виконують в SAP ERP операції згідно з їх економічним змістом, а проводки для відображення результатів бухгалтерського обліку операції в Головній книзі SAP ERP (FI) породжуються автоматично завдяки попередньо здійсненим у системі налаштуванням [3, С. 14-16].

За рахунок інтегрованих рішень SAP-технологій підвищенню ефективності організації сприяє особливий порядок здійснення внутрішнього контролю у системі, адже контролюється не тільки бухгалтерський документ, а й усі створені в системі документи, що супроводжують операційний процес. Інтегровані функції  SAP ERP, також надають можливість оперативно обробляти великі масиви даних, швидко і безпомилково аналізувати ситуацію [1 C. 322]. SAP ERP має велику функціональну розгалуженість та є добре масштабованою системою, іншими словами, при розвитку бізнесу можуть бути задіяні додаткові можливості системи зі значно меншими витратами часу й коштів. Зазначені характеристики програмного продукту є вкрай важливими для компаній, що динамічно розвиваються адже згодом обсяги запитуваної інформації неодмінно будуть зростати і тому можливості системи треба розглядати і в перспективі, а не тільки в межах поточних потреб.

Впровадженню SAP-системи передує постановка стратегічних цілей компанією. Наприклад, стратегічними цілями НБУ перед впровадженням SAP/R3 стало [3, C. 10]: створення єдиного безпечного інформаційного простору, який дає змогу реалізувати загальний стандартний набір моделей, операцій і процесів, що функціонує в режимі реального часу, для фінансового, матеріального та управлінського обліку; створення єдиного інтегрованого рішення замість великої кількості локальних облікових систем для ведення комплексного обліку всіх видів фінансово-господарських операцій та планування в рамках цього рішення, отримання консолідованої звітності; створення аналітичної системи для керівництва на основі облікових операцій в єдиному інтегрованому рішенні; в рамках єдиного інтегрованого рішення забезпечення поліпшення прозорості контролю доходів і витрат, оперативне управління бюджетом; підвищення достовірності інформації та забезпечення її доступності в режимі реального часу на всіх рівнях управління.

Українська практика показує, що результати автоматизації управлінського обліку часто не виправдовують очікувань. Причиною цього, на думку експертів, є неадекватне розуміння ролі автоматизації в підвищенні ефективності системи управління підприємством. Досвід вітчизняних суб’єктів господарювання засвідчує, що головна проблема виникає ще до початку написання концептуального плану проекту впровадження системи. Помилково вважається, що достатньо реалізувати проект автоматизації для успішного створення системи управління. Навіть найсучасніша програма з найбільшим набором варіантів функціональних можливостей представляє собою всього лише інструмент для роботи з інформацією, а ефективність її застосування визначається не якістю самого продукту, а компетентністю користувача [1, C. 320]. Тому варто прислухатись до порад, що стосуються прийняття рішення про впровадження та подальше успішне використання ERP SAP R/3 у фінансово-господарській діяльності компанії, від фахівців, які стали першими, хто ризикнув запустити реалізацію проекту автоматизації на базі ERP SAP R/3.

Отже, перш ніж впроваджувати інформаційну систему, необхідно впровадити систему управлінського обліку хоча б на рівні «локальних комп’ютерів» з працюючими на них спеціалістами, розробити принципи управлінської облікової політики та формати управлінської звітності, що адекватно відображатимуть економічну реальність і під які в майбутньому можна буде налаштувати потужне програмне забезпечення. При впровадженні системи управлінського обліку українські підприємства повинні брати собі за основу оцінку витрат на введення управлінського обліку з огляду на обсяги його діяльності, та діяти таким чином, щоб ефект від налагодження такої системи перевищував витрати на її розробку та функціонування.

В результаті проведеного дослідження можна зробити ряд висновків:

Використання стандартних рішень системи ERP SAP R/3 відкриває шлях до автоматизації операційних процесів фінансово-господарської діяльності з можливістю планування, обліку, проведення аналізу і підготовки управлінських рішень. У результаті впровадження системи підприємство отримує конкурентні переваги, які полягають у комплексному контролі за усіма бізнес-операціями, повній прозорості фінансової звітності, спрощенні періодичного трудомісткого процесу закриття періоду, зниженні операційних витрат та зростанні економічної вартості компанії, її інвестиційної привабливості. Оскільки у ERP SAP R/3 на автоматичному рівні забезпечується звіряння даних аналітичного та синтетичного обліку, то за рахунок цього стає реальним оптимізувати операційну роботу підрозділів бухгалтерського обліку.

ERP SAP R/3 cкладається з набору функціональних модулів, основними з яких є «Управління матеріальними потоками» (Materials Management – MM), «Продажі та збут» (Sales and Distribution – SD), «Планування виробництва» (Production Planning – PP), «Управління якістю» (Quality Management – QM), «Бухгалтерський облік» (Financial Accounting – FI), «Управлінський облік і звітність» (Controlling – CO), «Облік основних засобів» (Asset Accounting – AA),  «Управління персоналом» (Human Resources – HR), «Управління проектами» (Project System – PS), «Стратегічне управління підприємством» (Strategic Enterprise Management – SEM), «Технічне обслуговування та ремонт устаткування» (Plant Maintenance – PM), «Управління бюджетом» (Public Sector Management - Finance Management – PSM-FM).

Спеціальним модулем, призначеним для ведення управлінського обліку є «Управлінський облік і звітність» («CO»). Даний модуль орієнтований на надання керівництву пакета необхідної управлінської інформації, який формується на основі даних, що надходять з інших модулів, для чого попередньо він є інтегрований з ними у режимі реального часу. За допомогою даного модуля управлінський облік у компанії ведеться автоматизовано у розрізі об’єктів витрат та доходів, зокрема за місцями виникнення витрат (МВВ) та місцями виникнення прибутку (МВП). Посилення функції контролінгу в компанії досягається ще однією специфічною особливістю системи, яка полягає у одночасному формуванні всіх первинних документів (бухгалтерського, відповідних документів управління бюджетом та управління витратами), що стосуються конкретної операції.

При використанні модулю «Управлінський облік і звітність» можна виокремити показники ефективності налагодження автоматизації системи управлінського обліку на основі ERP SAP R/3:

- збільшується кількість операцій, виконуваних 1 працівником;

- збільшується товарообіг компанії;

- скорочується розмір дебіторської заборгованості;

- знижується розмір простроченої дебіторської заборгованості;

- підвищується керованість компанією;

- спрощуються процеси планування;

- підвищуються оперативність і достовірність звітності;

- спрощується процес документообігу (створюється єдина система документообігу).

Під час налаштування автоматизованої системи управлінського обліку вітчизняні компанії можуть зіштовхуватись з проблемами двох типів: організаційно-кадровими та власно виробничими, пов’язаними з впровадженням змін. Тому щоб отримати позитивний результат від впровадження такої інтегрованої системи як ERP SAP R/3, перш за все необхідно провести глибокий аналіз бізнес-процесів компанії, підготувати спеціалістів, готових до продуктивного старту програмного комплексу, налагодити чітку взаємодію з консалтинговими фірмами, або відповідними консультантами для процесів розробки та реалізації задач компанії, а також забезпечити технологічну сторону процесу.

 

Список використаних джерел

1. Галенко А.В. Досвід впровадження системи управлінського обліку на українських підприємствах на сучасному етапі / А.В. Галенко, О.В. Щипанова // Економічний простір. – 2011. - № 48/2. - С.317-325.

2. Голов С.Ф. Управлінський облік: підручник / С.Ф. Голов. – [4-те вид.]. – К.: Лібра, 2008. – 704 с.

3. Гримова Т. Використання SAP-систем для автоматизації бізнес-процесів Національного банку України / Т. Гримова // Вісник Національного банку України. – 2010. - № 8(174). – С.10-17.

4. Управлінський облік / [Дон Р. Хенсен, Меріен М. Моувен, Небіл С. Еліас, Девід У. Сєнков]. – К: Міленіум, 2002. – 974 с.

5. Рекламна продукція ТОВ «САП-Україна», буклет «Управління сучасним підприємством»

6. Офіційний сайт компанії SAP [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.sap.com/cis/index.epx.

7. SAP Help Portal [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://help.sap.com.