УДК 657.1.011.56

А.О. НІКОЛАШИН, к.е.н,

викладач кафедри бухгалтерського обліку,

Подільського державного аграрно-технічного університету

 

Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення

 

Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

•        Рассматриваются проблемы электронного документооборота и способы их решения.

•        Особое внимание уделяется реквизитам электронного документа и контролю за правами доступа к электронным документам.

 

Key issues that are examined:

•        Problems of electronic document circulation and ways of their decision are considered.

•        The special attention is given to requisites of the electronic document and the control over access rights to electronic documents.

 

Постановка проблеми. При безсистемному впровадженні електронного документообігу на підприємствах, як правило, відбувається перенесення вже діючих на підприємстві технологій документообігу, але з використанням комп’ютерної техніки. А тому будь-які недоліки, що існували в процесі документообігу до початку впровадження бухгалтерської комп’ютерної програми, можуть проявити свою дію і в електронному документообігу. Через це підготовку до електронного документообігу слід розпочинати з чіткого планування стадій та етапів впровадження, починаючи з аналізу процесу документального оформлення фінансово-господарської діяльності за минулі періоди. Найкращим способом при цьому є аудиторська перевірка. Однак за певних умов можна обмежитися детальним обстеженням документообігу в господарській, фінансовій та виробничій діяльності підприємства і лише після усунення недоліків починати впроваджувати електронний документообіг.

Хоча чітке планування процесу впровадження електронного документообігу дає можливість усунути ряд проблем ручного документообігу, але при цьому виникають нові специфічні проблеми уже самого електронного документообігу.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалися такі вченні, як Бутинець Ф.Ф., Завгородній В.П., Коцупатрий М..М., Кропивко М.Ф., Івахненков С.В. тощо. При розгляді проблем електронного документообігу кожний із авторів розглядає лише якусь їх частину, а не весь спектр проблем та шляхів їх вирішення. Так Івахненковим С.В. увага приділяється проблемі захисту електронних документів  [4, с.266-269], проф. Кропивко М.Ф. акцентує увагу на юридичній обґрунтованості електронних документів [7]. Проте ряд важливих проблем електронного документообігу так і не було розглянуто саме до них можна віднести необхідність формування обов’язкових реквізитів електронного документа.

Метою статті є виділення та групування специфічних проблем електронного документообігу та розгляд шляхів їх вирішення. Основними методами дослідження стали: монографічний метод, метод порівняння, метод синтезу і аналізу.

Виклад основного матеріалу. Опис проблем електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення наведені в таблиці 1.

Таблиця 1

Проблеми електронного документообігу

 

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп’ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов’язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп’ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді.

Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп’ютер або з використанням сучасніших засобів (планшетних комп’ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).

Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов’язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку або постачальники та/або замовники ведуть облік вручну чи стандарти програм, які використовуються ними та на підприємстві, несумісні. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.

Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання (сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.

Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп’ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам’яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп’ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.

Сьогодні існують комп’ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.

При підготовці проекту комп’ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.

За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. Усі ці функції, за умови впровадження комплексної комп’ютеризації, може виконувати комп’ютерна програма. Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку.

Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів. Нами ця проблема більш детально вже розглядалася раніше [6]. Проте слід наголосити, що хоча Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” [2] є чинним, проте внесення змін до законодавчих актів України, перегляд і скасування міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів, що суперечать цьому Закону, та прийняття нормативно-правових актів, передбачених даним Законом поки що не відбулося. Це свідчить про те, що питання юридичного підтвердження електронних документів, розглянуте в цьому Законі, є правильним, але теоретичним, і для застосування цих положень на практиці необхідно розробити та прийняти нормативно-правові акти, в яких більшою мірою конкретизувалися питання юридичного підтвердження електронних документів.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” зазначається, що „оригіналом електронного  документа   вважається електронний примірник  документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора” [2]. Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису [3] не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” [1], то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.

Отже, переліку обов’язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів [1, 2] не наведено в повній мірі, хоча поняття обов’язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим.

Ми пропонуємо виділити такі три основні групи реквізитів електронного документа:

1. Стандартні обов’язкові реквізити. Містяться в будь-якому документі незалежно від його формату (текстового чи цифрового). До таких реквізитів належать: тип документа, місце виникнення, його автор, реєстраційні номери документа, строк виконання, рівень доступу тощо.

2. Позначки про зміни та доповнення документа. Ці реквізити є дуже важливими для юридичного підтвердження електронних документів, оскільки візуально довести зміни в електронному документі набагато складніше ніж у паперовому документі. Для цього спочатку потрібно сформувати рівні доступу до документів і розподілити їх між користувачами облікової інформації.

3. Електронний підпис. Використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Електронний цифровий підпис є визнаним і затвердженим на рівні держави, про що свідчить Закон України „Про електронний цифровий підпис” [3] Функціонально електронний підпис є аналогом звичайного рукописного підпису з його основними перевагами: засвідчує, що підписаний документ виходить від імені того, хто поставив підпис; не дає особі, яка підписала документ, можливості відмовитися від зобов’язань, зв’язаних з підписаним документом; гарантує цілісність підписаного документа.

Контроль за правами доступу. Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів:

По-перше, це контроль прав доступу до документів. Якщо передбачається, що на комп’ютері будуть працювати працівники підприємства з відповідними повноваженнями, то варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації. Наприклад, працівник, що працює на ділянці занесення в програму даних про надходження товару від постачальників, не повинен мати можливості ознайомлюватися з результатами розрахунку заробітної  плати чи формами бухгалтерської звітності (якщо це не передбачено його посадовими обов’язками).

По-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.

Захист електронного документа і його реквізитів. Захист електронних документів на підприємстві можна організувати різними способами, основні з яких наведено на рис. 1.

Програмні засоби. У програмах, якими користується широке коло працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Таким чином, програма дозволяє працівникові працювати лише з тими документами, які входять до його компетенції. Також при формуванні документа його виконавець може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будь-яких змін.

Рис. 1. Способи захисту електронних документів

Апаратні засоби. Одним із видів апаратного способу захисту даних є використання спеціальних пристроїв-ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети (ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам’яті з необхідною інформацією для доступу до комп’ютера чи програми. Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології. Під терміном „біометричні технології” (biometric technologies) (БТ) слід розуміти сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй, як біологічного об’єкта [5, с. 152]. Наприклад, голос, відбитки пальців, структура сітківки очей є унікальними характеристиками особи, за якими цю особу можна розпізнати або ідентифікувати.

Висновок. Було систематизовано та виділено шість основних проблем електронного документообігу, розглянуті варіанти вирішення цих проблем.  Більшість з розглянутих проблем можливо вирішити на рівні самого підприємства за рахунок правильного впровадження та використання електронного документообігу, а саме: навчання облікового персоналу, використання потужнішого устаткування та удосконаленого програмного і технічного забезпечення тощо. Проте проблему юридичного підтвердження електронних облікових документів можна розв’язати лише за наявності відповідної законодавчої бази вже на державному рівні. А тому є необхідність в розробці чіткого переліку рекомендацій щодо юридичного підтвердження електронних документів з метою їх подальшого впровадження на законодавчому рівні.

 

Список використаних джерел

1.         Закон України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність” від 16.07.1999 р. / Відомості Верховної Ради (ВВР). – 1999. – № 40. –  С. 365.

2.         Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” від 6.10.1998 р.: Офіц. текст прийнятий Верховною Радою України 6 жовтня 1998 р. зі зм. та доп. станом на 1 вересня 2003 р.. – Офіц. вид. – К.: Вид. дім „Ін Юре”, 2003. – 10 с.

3.         Закон України „Про електронний цифровий підпис” від 22.05.2003 р.: Офіц. текст прийнятий Верховною Радою України 22 травня 2003 р. – Офіц. вид. – К.: Вид. Дім „Ін Юре”, 2003. – 14 с.

4.         Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи / Житомир. інженерно-технологічний інститут. – Житомир: АСА, 2001. – 414 с.

5.         Курбацкий А.Н. Автоматизация обработки документов. – Мн.: БГУ, 1999. – 220 с.

6.         Ніколашин А.О. Юридичне підтвердження електронних облікових документів. Збірник наукових праць Подільської державної аграрно-технічної академії/ За ред. проф. М.І. Бахмата. – Кам’янець-Подільський, 2004. - №12, Том 2. - С. 219-221.

7.         Основи архівно-комп’ютерної форми обліку / УААН; Ін-т аграр. екон. / М.Ф. Кропивко, М.І. Козак, В.І. Похіленко, Е.П.Романова / Під ред. П.Т. Саблука. – К.: ІАЕ УААН, 2004. – 126 с.