УДК

 

М.О. АМБАРЦУМОВ,

аспірант кафедри обліку і контролю фінансово-господарської діяльності

Тернопільського Національного Економічного Університету

 

Аналітичні методи контролю на стадії повної автоматизації

 

Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

·      Рассмотрен проблемный вопрос автоматизации аналитических методов контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

·      Показаны роль и место компьютерных программ среды Windows в процессе автоматизации аналитических методов контроля.

 

Key issues which are considered:

·      The problem-solving question to automations of the analytical methods of the checking to financial and economic activity of the enterprise is considered.

·      Role and place of the computer programs of the ambience Windows are shown in process of the automations of the analytical methods of the checking.

 

Постановка проблеми. Суб’єкти контролю в Україні при здійсненні контрольної діяльності все частіше застосовують обчислювальну техніку. Автоматизовані засоби обробки інформації мають безліч переваг.

Використання комп’ютерної техніки в системі бухгалтерського обліку сучасних підприємств є одним із пріоритетних завдань менеджменту цих суб’єктів господарювання. Це дозволяє збільшити точність введених, оброблених та отриманих з комп’ютерної системи даних, а також заощаджує як людські і часові, так грошові ресурси.

Однак, розвиток інформаційних технологій дозволяє на сьогоднішній день тільки частково автоматизувати контрольний процес на підприємстві. Засоби автоматизованої обробки інформації можуть бути використані контролерами тільки як джерело інформації для проведення поточного контролю окремих ділянок діяльності суб’єкту господарювання.

Процес контролю потребує не тільки послідовних логічних дій комп’ютера, а й інтуїтивних здібностей та досвіду самого контролера. Але що стосується аналітичних методів, ми спробуємо довести, що вони можуть бути піддані повній автоматизації.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Треба зазначити, що сьогодні багато вітчизняних і зарубіжних авторів займаються вирішенням проблеми автоматизації контролю фінансово-господарської діяльності. На практиці це призводить до розробки, впровадження та постійного вдосконалення низки програмних продуктів щодо автоматизації роботи суб'єктів контролю.

Серед них: М. Бондар [1], М. Білуха [2], С. Івахненков [3], В. Сопко, В. Завгородній [4], Ю. Лисенко [5], Г. Соколова [6] та інші. Аналіз досліджень цих вчених дозволяє зробити висновок, що процес повної автоматизації контролю із застосуванням аналітичних методів має перспективи.

Формування цілей статті. Метою статті є створення системи повної автоматизації процесу контролю із застосуванням аналітичних методів на прикладі програмного забезпечення MS Excel.

Виклад основного матеріалу дослідження. Розвиваючись, інформаційні системи і технології зумовили розробку концепцій організації проведення контролю за допомогою електронної обчислювальної техніки.

На сьогоднішній день існує декілька підходів до проведення автоматизованого контролю. Відомі вітчизняні вчені, В. Сопко та В. Завгородній, вирізняють такі три підходи до проведення контрольної діяльності в умовах електронної обробки даних:

—                пов’язаний лише з одержанням інформації з середовища обчислювального комплексу і передбачає проведення порівняння первинних даних з вихідними даними та даними звітності вручну;

—                пов’язаний з проведенням контролю з метою правильності відображення операцій на основі введених звітних даних і даних реєстрів бухгалтерського обліку;

—                передбачає проведення контролю безпосередньо із застосуванням обчислювальної техніки. При цьому проводяться не тільки розрахункові процедури, а й процедури контролю і виконання тих операцій, які не сприймаються людиною візуально на підставі наявної інформації в інформаційних системах обліку, контролю та аналізу [4, с. 144].

Отже, якщо при першому підході комп'ютери відіграють роль лише інформаційного джерела для здійснення суб'єктом контролю необхідних контрольних дій, то при останньому підході майже увесь контрольний процес проводиться з-за допомогою та безпосередньо із застосуванням комп'ютеру. Таким чином, останній підхід якнайближче характеризує повну або часткову автоматизацію контрольного процесу.

Визначимо, які існують підходи до використання обчислювальної техніки в ході проведення зовнішнього контролю або аудиту.

В. Сопко та В. Завгородній виділяють такі три підходи:

1) перевірка даних за допомогою програмних засобів підприємства, які перевіряються імітацією облікових даних;

2) перевірка даних спеціальних контрольних програм, підготовлених працівниками підприємства, що перевіряється;

3) перевірка даних спеціальних програм, підготовлених контролюючою організацією [4, с. 148].

Отже, бачимо, що у зовнішнього контролю (аудиту) набагато більше завдань, ніж при здійсненні автоматизованого контролю на підприємстві, хоча другий підхід дещо ототожнює їх методику впливу на об’єкт контролю.

Найважливішим, на думку автора, є третій підхід, коли суб’єкт контролю сам розробляє програмний продукт, за допомогою якого він намагатиметься здійснювати контроль діяльності суб’єкта господарювання. Однак недоліком його можуть бути наступні перешкоди:

—                програмний продукт, розроблений суб’єктом контролю, не функціонує в інформаційній системі об’єкта контролю;

—                комп’ютерне обладнання підприємства, що перевіряється, надто недосконале для завантаження та нормальної роботи підготовленої суб’єктом контролю програми.

Розглядаючи застосування в контрольному процесі засобів обчислювальної техніки, ми звертаємо увагу на аудиторську діяльність і місце в ній інформаційних систем і технологій.

Визначимо, які ж бувають види комп’ютерного аудиту. Так, С. Івахненков зазначає, що всі способи обробки облікової інформації в системі бухгалтерського обліку можна поділити на три види, які, на думку автора, з точністю можна застосувати і до аудиту. Це – паперовий, механізований та комп’ютеризований (автоматизований) [3, с. 66]. З вченим важко не погодитись.

Треба відмітити, що при використанні паперового та механізованого видів обробки облікової інформації комп’ютерна техніка грає для аудитора другорядну роль, а саме виступає в ролі допоміжного інструмента. Що ж стосується комп’ютеризованого (автоматизованого) аудиту, то тут весь процес аудиту здійснюється за допомогою комп’ютерної техніки та спеціальних програмних продуктів аудиту.

Щодо автоматизації аналітичних процедур аудиту, треба визначити вдосконалення процесу їх застосування при використанні „Методів Аудиту при Сприянні Комп’ютера”. Ось як це відмічає М. Бондар: „... деякі операції можуть бути перевірені більш детально і ефективно, тому що при використанні комп’ютера можна охопити більший розмір вибірки, ніж при звичайному аналізі; під час аналітичних процедур можна проаналізувати ефективніше, ніж ручним методом, результати операцій у звітах і незвичайні величини...” [1, с. 162].

Розглянемо найпопулярніші програмні продукти, використання яких дозволяє повністю або частково автоматизувати аудиторські процедури. Звичайно, комп’ютерні програми можна по-різному використовувати для потреб аудиту, але тільки, як допоміжні засоби.

Дослідимо найпопулярніший програмний продукт, який дозволив повністю автоматизувати бухгалтерський облік – „1С: Бухгалтерія 7.7”. Завдяки зрозумілим для бухгалтерів та аудиторів алгоритмам мови, вони, навіть не маючи спеціальних знань з програмування цієї програми, отримують достатньо корисної інформації для здійснення перевірок.

Що ж стосується безпосередньої автоматизації аудиту, відмітимо таке спеціальне програмне забезпечення, як E&Y Microstart. У цій програмі обсяг вибірки розраховується на підставі наперед відомих загальної вартості генеральної сукупності, допустимої похибки, наперед заданого рівня аудиторського ризику і рівня впевненості щодо інших процедур по суті [3, с. 166].

Інші програми, які дозволяють бухгалтеру та аудитору автоматизувати роботу над бухгалтерськими проводками, це – IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) та ACL (Audit Command Language). Ми звертаємо особливу увагу на можливість IDEA працювати з первинними даними бухгалтерського обліку та проводити над ними аналітичні розрахунки.

Велике значення мають для реалізації процедур аналізу фінансово-господарської діяльності суб’єктів господарювання програми фінансового аналізу. Тут важливою є думка Г. Соколової, яка відмічає, що "среди программных продуктов финансового анализа наибольшее развитие получили программы итогового и прогнозного финансового анализа" [6, с. 70]. Окрім цього вони допомагають аудитору перевірити податкову, фінансову та інші звітності. Найпотужнішими з цим програмних продуктів є програми: Audit Expert, Альт-Финансы, БЭСТ-Ф, ЭДИП, SuperCalc, VisiCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, ИНЕК-Аналитик, "Инвестор" та інші.

Заслуговує на увагу програма автоматизації фінансового аналізу Audit Expert. Це програма, яка спеціалізована на проведенні комплексного аналізу фінансового стану та результатів діяльності підприємства. Основною вихідною інформацією для аналізу служать фінансові звіти підприємств, а додатковою – опис структури активів, власного капіталу та позик компанії, а також спеціальні таблиці по структурам користувача. За даними таких таблиць розраховуються необхідні показники, а результати надаються у вигляді звіту [5, с. 191-192].

Що стосується операційної системи Windows, то для неї було розроблено спеціальний табличний процесор Excel, який має численні переваги у функціональності: це і зручний інтерфейс, і безліч функцій, які дозволяють розрахувати необхідні показники та коефіцієнти, а також можливість інтеграції майже у всі відомі програмні продукти, що мають на меті повну автоматизацію контрольного процесу.

Визначимо роль засобів обчислювальної техніки в процесі здійснення суб’єктами контролю аналітичних методів. Треба зауважити, що дуже схожими за методикою проведення та очікуваними результатами є аналітичні процедури в аудиті.

Покажемо, яким чином можна автоматизувати виконання аналітичних процедур в аудиті. Як зазначає український учений М. Білуха, – „Набір процедур розрахунково-аналітичних методичних прийомів фінансово-господарського контролю, які охоплюють усю різноманітність функціональних обчислень, повністю підлягають алгоритмізації” [2, с. 347].

Треба констатувати той факт, що сьогодні аудитори, проводячи аналітичні процедури, використовують засоби електронної обчислювальної техніки, на жаль, тільки як допоміжний засіб, працюючи здебільшого в таких програмних продуктах, як MS Excel, MS Word та MS Access.

Але науковці стверджують, що для більш ефективного застосування комп’ютерної техніки при проведенні аналітичних процедур аудиту доцільніше використовувати комп’ютер не лише для обробки та подання інформації, а й безпосередньо в процесі аналізу даних та формулювання певних висновків [3, с. 202-203].

Важливо відмітити, що використання таких програмних продуктів як Audit Expert може дорого коштувати власникам аудиторських фірм, контролерам та керівникам служб внутрішнього контролю підприємств. Такі програми комплексного фінансового аналізу діяльності суб’єктів господарювання можуть дозволити собі тільки підприємства з великим рівнем доходів.

Для вирішення цієї проблеми з метою автоматизації аналітичних методів контролю фінансово-господарської діяльності підприємств ми пропонуємо використовувати дешеву в експлуатації та багату на функціональні можливості програму Excel.

На прикладі діяльності досліджуваних у роботі підприємств ми автоматизуємо процес контролю діяльності цих суб’єктів господарювання за допомогою складання аналітичних таблиць.

Процес автоматизації складатиметься з наступних етапів:

1.                  Визначення об’єкту контролю підприємства;

2.                  Вибір аналітичних методів і розрахунків;

3.                  Збір джерел інформації для здійснення контролю;

4.                  Створення в програмі Excel форм (шаблонів), аналогічних формам фінансової звітності досліджуваних підприємств;

5.                  Створення в програмі Excel форм аналітичних таблиць з обов’язковою наявністю в певних комірках розрахунків необхідних коефіцієнтів та показників;

6.                  Створення в програмі Excel форм, які виводять результати контролю у форматі пропозицій щодо поліпшення фінансового стану досліджуваного підприємства.

Таким чином, заповнюючи вручну або автоматично дані фінансової звітності підприємств, ми, за допомогою автоматичних розрахунків у програмі Excel, отримуємо результати контролю фінансово-господарської діяльності підприємства, використовуючи при цьому аналітичні методи.

Приклад використання запропонованої нами автоматизації аналітичних методів контролю структури джерел утворення та напрямів витрачання коштів наведено в таблиці 1.

Для автоматизації аналітичних методів контролю структури джерел утворення та напрямів витрачання коштів досліджуваного підприємства, нам необхідно побудувати нову книгу Excel під назвою «Контроль структури джерел утворення та напрямів витрачання коштів», яка повинна містити наступні аркуші: аркуш 1 – «Баланс ХМЗ» та аркуш 2 – «Висновки та рекомендації».

Аркуш 1 представляє собою форму (шаблон), яка повністю відповідає Формі № 1 фінансової звітності підприємства «Баланс». Першим етапом автоматизації буде внесення даних Форми № 1 підприємства до форми (шаблону). Другим етапом є оформлення аркушу 2, який представляє собою аналітичну таблицю, яка називається «Контроль структури джерел утворення та напрямів витрачання коштів підприємства у звітному році». Заповнення цієї аналітичної таблиці відбувається за

 

Таблиця 1

Форма № 1 «Баланс»

 

допомогою перенесення даних із аркуша 1. Так, для заповнення даних комірки «Збільшення статутного капіталу» ми вносимо в цю комірку наступну формулу:

 

=’Баланс ХМЗ’!D49-‘Баланс ХМЗ’!C49 (1)

 

По-іншому заповнюється даними комірка «Збільшення поточних зобов’язань за розрахунки». Враховуючи те, що в балансі сума поточних зобов’язань за розрахунки має свою класифікацію, ми заповнюємо комірку наступним чином:

 

=’Баланс ХМЗ’!D76+’Баланс ХМЗ’!D78+’Баланс ХМЗ’!D79+’Баланс ХМЗ’!D81-‘Баланс ХМЗ’!C76-‘Баланс ХМЗ’!C78-‘Баланс ХМЗ’!C79-‘Баланс ХМЗ’!C81 (2)

 

Для визначення рангу відповідно до питомої ваги, наприклад по даним збільшення статутного капіталу, ми відсортували дані, отримані із аркушу 1, за зменшенням та застосували наступну формулу Excel:

 

=ЕСЛИ(B7=E7;»1»;ЕСЛИ(B7=E8;»2»;ЕСЛИ(B7=E9;»3»;ЕСЛИ(B7=E10;»4»;

ЕСЛИ(B7=E15;»5»;»6»))))) (3)

 

Аналогічно ранг відповідно до питомої ваги визначається і для інших показників.

Після цього необхідно визначити, за рахунок яких показників підприємство отримало найбільше збільшення джерел утворення коштів та напрямів їх розміщення і використання. Для цього ми скопіювали всі отримані ранги відповідно до питомої ваги в окремі комірки та надали їм числових значень.

Тепер можна оформлювати висновок по даному виду контролю. Для цього у програмі Excel присутня функція «ЕСЛИ, ТО». Логіка розрахунку зводиться до наступного: якщо ранг відповідно до питомої ваги дорівнює 1, 2 або 3, то в окрему, підготовлену для цього, комірку Excel автоматично вносить відповідний показник збільшення джерел утворення коштів або напрямів їх розміщення та використання. Так, по даним збільшення статутного капіталу підприємства формула виглядає наступним чином:

 

=ЕСЛИ(F7=1;A12;ЕСЛИ(F7=2;A9;ЕСЛИ(F7=3;A14;» «))) (4)

 

Для оформлення рекомендацій керівництву підприємства, основаних на отриманих розрахунках, ми попередньо звели показники в наступні 4 групи: 1) власний капітал; 2) позичені кошти; 3) необоротні активи; 4) оборотні активи. Для цього ми застосували функцію «СУММ» програми Excel.

Нарешті, підставляючи 4 варіанти можливих нерівностей між цими групами, ми внесли відповідно 4 різні рекомендації керівництву підприємства.

Таким чином, використовуючи запропонований нами механізм повної автоматизації контрольних процедур за допомогою аналітичних методів, можна отримати оформлені висновки та рекомендації контролера (табл. 2).

 

Таблиця 2

Контроль структури джерел утворення та напрямів витрачання коштів підприємства у звітному році

 

Висновки по даному дослідженню. Отже, беручи до уваги здатність аналітичних методів контролю повністю піддаватися алгоритмізації, та використовуючи великі можливості програмного забезпечення MS Excel, ми довели, що рішення, прийняті контролером інтуїтивно та на основі власного досвіду та дані, отримані ним за допомогою комп’ютера, можна об’єднати з метою повної автоматизації процесу контролю.

Список використаної літератури:

 

1.                  Бондар Микола Іванович. Аудит в АПК: Навч. посібник / Київський національний економічний ун-т. — К. : КНЕУ, 2003. — 186с.

2.                  Білуха Микола Тимофійович, Дмитренко Микола Гаврилович, Микитенко Тетяна Владиславівна. Фінансовий контроль: теорія, ревізія, аудит: Підруч. для студ. вищ. навч. закл.. — 2.вид., перероб. і доп. — К. : Українська академія оригінальних ідей, 2006. — 888с.

3.                  Івахненков С. В. Комп’ютерний аудит: контрольні методики і технології. – К.: Знання, 2005. – 286 с.

4.                  Сопко Василь Васильович, Завгородній Віктор Петрович. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник / Київський національний економічний ун-т. — К., 2000. — 258с.

5.                  Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Учебное пособие / Под ред. проф. Ю. Г. Лысенко. – Донецк: ООО «Юго-Восток, Лтд», 2004. – Книга 6. – 377 с.

6.                  Соколова Г. Н. Информационные технологии экономического анализа. / Г. Н. Соколова. – М.: «Экзамен», 2002. – 320 с.