УДК 657.1.011.56

А.О. Ніколашин,

асистент кафедри бухгалтерського обліку

Подільського державного аграрно-технічного університету

 

&                   Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

·          Указывается зависимость между системой учета и формами ведения учетного процесса, систематизируется перечень существующих компьютерных систем учета и даётся их сравнительная характеристика

·          Приводится характеристика новой бухгалтерской компьютерной системы учета, предоставляется анализ структуры этой системы, а также перспективы ее развития

&                   Key issues that are examined:

·          Dependence between the system of accounting and the forms of conducting the registration process, the enumeration of the existing computer systems of accounting is systematized and their comparative characteristic is given

·          It is given the characteristic of the new accounting computer system, the analysis of the structure of this system and also the prospect for its development

 

Вступ. Система обліку – це єдина система, що охоплює всі функціонуючі в обліку об’єкти єдиного документального рівня, включаючи первинні документи та звітність. У зарубіжних країнах термін “система” є ключовим поняттям в організації бухгалтерського обліку [5, 7] і, як правило, цей термін застосовують замість звичного всім терміну „форма обліку”. На нашу думку, така заміна термінів є правильною, оскільки система обліку є поняттям більш широким та змістовним, ніж форма обліку, оскільки включає не тільки техніку ведення обліку, але й методологію відображення операцій обчислення показників, способів оцінки, організацію праці обліковців. Особливо актуальним це є в умовах застосування комп’ютерних технологій. Такої ж думки притримується і ряд інших науковців [2, 3].

Система обліку багато в чому залежить від технічних засобів ведення облікового процесу. Якщо такі технічні засоби як рахівниця й арифмометр мало впливали на принципи ведення облікового процесу, а отже, і на систему обліку, то застосування комп’ютерів вносить істотні зміни в обліковий процес, спричинює зміну в структурі складових системи обліку, що призводить до зміни в підсистемах обліку.

Систему (форму) обліку, що базується на використанні комп’ютерних технологій різні вчені називають по-різному: автоматизована (проф. А.М. Кузьмінський, С.І. Волков), діалогово-автоматизована (В.П. Завгородній), таблично-автоматизована (проф. Т.А. Краєва, Ю.Я. Литвин), машинно-орієнтовна (проф. Я.В. Соколов, Н.М. Ткаченко, М.Ф. Огійчук), комп’ютерна (проф. Ф.Ф. Бутинець, М.С. Пушкар), архівно-комп’ютерна (проф. М.Ф. Кропивко, П.Т. Саблук), безпаперова (С.И. Синяк) тощо.

Як ми бачимо, існує велика кількість різних думок з цього питання. Проте більшість з науковців розглядає вже „застарілі” системи, якщо розглядати з позиції швидкості розвитку комп’ютерних технологій. Тому необхідно запропонувати нову систему обліку, що має стати актуальною в сьогоднішніх умовах. Такою системою має стати „Бухгалтерська комп’ютерна система” (далі – БКС).

Постановка завдання. Метою статті є формування основ нової системи бухгалтерського обліку, що базувалася б на сучасних комп’ютерних технологіях. Основними методами дослідження стали: монографічний метод, метод порівняння, метод синтезу і аналізу.

Результати. Існуючі на сьогодні комп’ютерні системи обліку можна об’єднати в три основні системи (форми) обліку: таблично-перфокартну, спрощену комп’ютерну та комплексну комп’ютерну систему обліку. Так, таблично-перфокартна система обліку на сьогодні майже не використовується, що пов’язано з її малою економічною ефективністю та значними затратами праці по її обслуговуванню. Найбільш розповсюдженою системою обліку є спрощена комп’ютерна система, але вона характеризується лише частковою комп’ютеризацією (автоматизацією) облікових процесів, що сьогодні вже не задовольняє потреби користувачів. Комплексна комп’ютерна система обліку хоч і автоматизує всі облікові процеси, але також вже нездатна повністю задовольнити поставлені перед сьогоднішнім обліком вимоги. До таких вимог, перш за все, відносяться інтеграція з іншим програмним забезпеченням (автоматизованими системами управління виробництвом та автоматизованими системами управління підприємством), можливість створення дієздатної комп’ютерної мережі різної складності, збільшення аналітичних можливостей бухгалтерських програм, а також зменшення часу від отримання інформації до надання необхідних розрахованих даних з метою прискорення управлінського рішення.

Як ми бачимо, існує потреба в формуванні нової прогресивної системи обліку, яка б враховувала вищезазначені вимоги. Такою системою повинна стати бухгалтерська комп’ютерна система (БКС). Ця система обліку повинна будуватися на принципах [4, c. 139]:

·       інтеграції вхідних даних: управлінського, фінансового обліку та статистичних даних. Тобто формується єдина інтегрована база даних, що дозволяє досягти єдності показників різних видів;

·     класифікації та кодуванні економічної інформації в єдиній системі. Дозволяє уникнути помилок при введенні даних при великій кількості господарських операцій;

·     механізації та автоматизації збору, реєстрації та передачі інформації. Весь процес обігу інформації проходить усередині комп’ютера і регулюється алгоритмами програмного забезпечення;

·     уніфікації та типізації форм первинних документів. Дозволяє мінімізувати кількість інформації необхідної для введення, а інша інформація проставляється автоматично;

·     системного контролю достовірності та обґрунтованості відображення в обліку господарських операцій. Контроль та коригування даних проходить автоматизовано, як при введенні первинної інформації, так і при розрахунках. Бухгалтеру залишається перевіряти правильність коригувань, зроблених комп’ютером;

·     автоматизації розрахунків. Після введення первинних даних процес їх розрахунку та заповнення форм звітності проходить автоматично і майже миттєво (за лічені секунди);

У БКС можна виділити такі підсистеми:

·       інформаційне забезпечення. Включає сукупність єдиної системи класифікації і кодування облікової інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, що циркулюють в обліку підприємства, а також методологію побудови облікових баз даних.

·       технічне забезпечення. Включає комплекс технічних засобів (комп’ютери будь-яких моделей; пристрої збору, нагромадження, обробки та передачі інформації; оргтехніка та пристрої автоматичного знімання інформації;                 експлуатаційні матеріали тощо), а також відповідна документація на ці засоби (нормативно-довідкова документація та стандарти різного рівня);

·       програмне забезпечення. Включає сукупність комп’ютерних програм для реалізації цілей і задач, покладених на облік підприємства (спеціалізовані програми), а також для нормального функціонування комплексу технічних засобів (загальні програми);

·       організаційне забезпечення. Включає сукупність методів і засобів, що регламентують взаємодію працівників з технічними засобами і між собою в процесі розробки й експлуатації БКС.

·       правове забезпечення. Це сукупність правових норм, що визначають створення, юридичний статус і функціонування інформаційних систем, що регламентують порядок одержання, перетворення і використання інформації. До правового забезпечення відносяться нормативно-правові акти держави (закони, указ, накази інструкції тощо), нормативні документи розроблені на рівні підприємства (Положення про організацію бухгалтерського обліку, Облікова політика підприємства, Проект комп’ютеризації бухгалтерського обліку підприємства тощо).

Схема функціонування БКС наведена на рис 1.

 

Рис. 1. Схема функціонування БКС

Введення первинних даних може відбуватися декількома способами. По-перше, з паперових первинних документів, якщо підприємство все ж таки вимушене вести ручний спосіб оформлення деяких первинних документів (також паперові первинні документи можуть надходити від інших підприємств, в яких не застосовується комп’ютерна система обліку). По-друге, первинні документи можуть одразу оформлятися в електронному вигляді. По-третє, первинна інформація може надходити з різноманітних периферійних пристроїв (датчиків, лічильників, дозаторів, зчитувальних та інших пристроїв).

Обробка даних відбувається за допомогою програмного забезпечення, яке використовується комп’ютером. Послідовність обробки залежить від алгоритму, що використовує така програма. Для обробки використовується інформація, що зберігається в базі даних комп’ютера (це може бути інформація, що тільки була введена або інформація, що була вже оброблена, але потрібна знову для наступних розрахунків або це може бути нормативно-довідкова інформація).

Вихідна інформація може відображатися або у формі звичайної фінансової чи податкової звітності, або у вигляді електронних варіантів паперових регістрів, або це регістри довільної форми, що не мають паперових аналогів при ручних системах обліку. При цьому вихідна інформація може мати як електронний вигляд (графічне відображення здійснюється на екрані монітора комп’ютера), так і звичайний паперовий (шляхом друку встановлених паперових форм звітності)

Саме застосування БКС дозволить підприємству [4, с. 148]:

·       зменшити трудомісткість обліку за рахунок автоматизації його ведення;

·       значно збільшити аналітичність обліку без підвищення трудомісткості його ведення;

·       одержувати облікові регістри (баланс, аналітичні рахунки) практично на будь-яку дату не чекаючи закінчення облікового періоду, що значно підвищує оперативність фінансового та аналітичного обліку;

·       створювати на базі БКС комп’ютерні мережі різної складності, а також проводити повноцінну інтеграцію програм з обліку з іншим програмним забезпеченням;

·        за потребою оперативно перебудовувати технологію ведення обліку у зв’язку з організаційними перебудовами чи змінами в нормативно-правових актах.

Висновки. БКС повинна стати найдосконалішою системою обліку на сьогодні. Крім того, вона містить у собі великий потенціал для розвитку. Так виникає можливість створення комплексної комп’ютеризації всієї управлінсько-виробничої діяльності підприємства, в якій облікова інформація буде відігравати найважливішу роль. Вдасться значно прискорити прийняття управлінських рішень (аналітична інформація буде отримуватися користувачем майже одразу після оперативного надходження первинної інформації).

На жаль, поки що підприємства ще недостатньо використовують можливості, що закладені в цій комп’ютерній системі обліку. Головними перепонами в розвитку цієї системи стоїть необізнаність керівників підприємств у можливостях подібних систем, що спричинює гальмування в створенні необхідного програмного та апаратного забезпечення з боку розробників, а також у розробці правової бази з боку держави. Особливо гостро ця проблема стоїть саме в сільськогосподарських підприємствах.

Список використаної література:

1.        Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем: Практикум. – М.: „Финстатинформ”, 2002. – 220 с.

2.        Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи /Житомир інженерно-технологічний інститут. – Житомир: АСА, 2001. – 414 с.

3.        Каллас К.Э. Организация автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1990. – 176 с.  

4.        Кропивко М.Ф. Інформаційне забезпечення агропромислового виробництва в Україні в ринкових умовах. – К.: УААН:ІАЕ, 1996. – 159 с.

5.        Ловинская Л. В поиске новой формы бухгалтерского учета //Бухгалтерский учет и аудит. – 1995. – № 6. – С. 35-39.

6.        Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. /Національний ун-т „Львівська політехніка”. – Л.: Видавництво Національного ун-ту „Львівська політехніка”, 2003. – 268 с.

7.        Larson Kermit D. Fundamental accounting principles. 12th ed – Chicago: Richard D. Irwin inc., 1990. – 1276р.