УДК 657.222:004
А.С. КРУТОВА, к.е.н., доц.,
докторант, кафедра бухгалтерського обліку і аудиту,
Харківський державний університет харчування та торгівлі
Г.М. ФАДЄЄВА, к.е.н., доц.,
доцент, кафедра фінансів, обліку і аудиту
Харківський торговельно-економічний інститут КНТЕУ
МЕТОДОЛОГІЯ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ В УМОВАХ АВТОМАТИЗАЦІЇ
Питання, які розглядаються:
· Розглянуто вплив інформаційних технологій на організацію бухгалтерського обліку та представлено новий погляд на складові облікового процесу в автоматизованій системі обробки інформації.
· Запропоновано послідовність організації облікового процесу, яка дозволяє інтегрувати інформаційні ресурси усіх підрозділів підприємства у єдиній базі даних.
Ключові слова: організація бухгалтерського обліку, інформаційні технологій, інформаційні ресурси, база даних.
Вопросы, которые рассматриваются:
· Рассмотрено влияние информационных технологий на организацию бухгалтерского учета и представлено новое видение составляющих учетного процесса в автоматизированной системе обработки информации.
· Предложена последовательность организации учетного процесса, которая позволяет интегрировать информационные ресурсы всех подразделений предприятия в единой базе данных.
Ключевые слова: организация бухгалтерского учета, информационные технологии, информационные ресурсы, база данных.
Issues that are examined:
· Influence of the information technologies on the accounting process is examined and new interpretation of the registration process in the accounting information system is presented.
· Developed sequence of the accounting process organization allows integrating information resources of the different departments in the consolidated database.
Keywords: organization of accounting, information technologies, information resources, database.
Постановка проблеми. Основним призначенням бухгалтерського обліку є задоволення інформаційних потреб користувачів економічної інформації. Основною причиною недосконалості більшості облікових систем сьогодні можна назвати конфлікт інтересів і можливостей обліковців та менеджерів, який виходить з невірного розуміння ролі бухгалтера у розвитку бізнесу та формуванні суспільно-економічних відносин на рівні підприємства, галузі та економіки в цілому. Замість надання послуг з формування звітів та контролю збереження активів підприємства сучасний бухгалтер має стати партнером, який бореться за задоволення інформаційних потреб усіх груп користувачів облікової системи. Це пов’язано з неефективністю традиційних методів організації бухгалтерського обліку, які не відповідають умовам стрімких змін зовнішнього середовища. Вирішити означені питання допоможе адекватна організація на підприємстві сучасної облікової системи, яка дозволить ефективно управляти ресурсами підприємства як у поточному так і перспективному горизонті.
Дослідивши сучасні літературні джерела ми дійшли висновку про те, що більшість авторів (Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков, А.М. Кузьмінський, В.С. Лень, А.А. Пилипенко, В.В. Сопко) пов’язують організацію обліку у її технологічному аспекті з трьома етапами облікового процесу: первинним, поточним та підсумковим обліком. Навіть у дослідженнях з використання інформаційних технологій у організації обліку наповнення кожного етапу обліку визначається вченими у досить традиційний спосіб [1, с. 89; 2, с. 36]. Розглядаючи ж методологію автоматизованого обліку дослідники здебільше звертають увагу на питання функціональності програмного забезпечення та побудови автоматизованих робочих місць облікового персоналу та структури облікових баз даних, залишаючи поза увагою проблеми, що стосуються особливостей організації облікової діяльності у комп’ютерному середовищі. Але в умовах комп’ютеризації бухгалтерського обліку змінюється і його організація: побудова структури облікового апарату, функціональні обов’язати бухгалтерів, технологія облікового процесу [3, с. 81].
Мета статті - дослідити трансформацію етапів облікового процесу та особливості організації обліку у комп’ютерному середовищі.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. Незважаючи на те, що в економічній літературі обліку приписують інформаційну, контрольну та аналітичну функції, на наш погляд, у глобальному своєму аспекті бухгалтерський облік має виконувати лише одну функцію, а саме інформаційну. Як довів професор Валуєв Б.І. бухгалтерський облік виступає лише як засіб контролю [4, с. 16-17]. Такої ж думки додержуються і С. Кузнєцова [5, с. 14], А.А. Пилипенко та В.І Отенко [6, с. 61]. У термінах теорії систем можна стверджувати що контроль та аналіз - різні підсистеми однієї і тієї ж системи, але контроль є поняттям, більш ємним ніж бухгалтерський облік, хоча і базується на обліковій інформації. Тому завданням організації обліку можна назвати організацію збирання, реєстрації, трансформації та передачі інформаційних ресурсів для прийняття управлінських рішень.
Виклад основного матеріалу. Як уже зазначалося, бухгалтерський облік є виробником інформаційних ресурсів для управління підприємством. Відповідно, організація інформаційних ресурсів підприємства здійснюється у ході виконання трьох етапів облікового процесу, як процесу формування доказів. Тому для вирішення проблем організації обліку в комп’ютерному середовищі ми спочатку розглянемо як вплинула інформатизація управління підприємством на етапи облікового процесу (рис. 1). (На рисунку пунктирними лініями наведено регістри, які не зберігаються у постійній пам’яті, а формуються за кожним запитом).
Перший етап полягає у тому, що господарський факт (явище або процес) має бути зафіксованим на носії, який має доказову силу. На наш погляд, цей етап пов’язаний з формуванням бази даних інформаційної системи підприємства. Перенесення даних первинного етапу обліку у облікові реєстри регламентується положеннями та правилами, встановленими в обліковій політиці підприємства, які характеризуються способом ведення записів, характером кореспонденції бухгалтерських рахунків, ступенем деталізації.
Другий етап – це процес систематизації господарських фактів згідно прийнятої на першому етапі системи класифікації та закладених алгоритмів обробки. На цьому етапі формуються усі бухгалтерські регістри, таблиці розрахункового характеру та бухгалтерські довідки, що мають індивідуальний характер.
Третій етап – підсумковий, покликаний трансформувати облікові дані в інформацію, корисну для прийняття управлінських рішень внутрішніми та зовнішніми користувачами.
Рис. 1. Зміст етапів облікового процесу
На цьому етапі здійснюються процедури контролю, аналізу, планування, тобто виконання похідних від обліку функцій управління.
В умовах ручного ведення обліку третій етап був прив’язаний до певної дати, визначеної законодавством або системою управління. Інформатизація управління змінила самий підхід до періодичності формування звітності та визначення фінансових результатів.
Використання сучасних інформаційних технологій в управлінні змінило функції облікового апарату у виконанні процедур, притаманних другому та третьому етапам облікового процесу. За твердженням вчених при ручному веденні бухгалтерського обліку лише на відображення операцій в облікових регістрах витрачається від 50 [7, с. 40] до 70% часу облікового персоналу [8, с. 58]. За умов нормального функціонування системи обліковому персоналу немає потреби втручатися у інформаційний процес на будь-якому його етапі шляхом відображення проміжних даних [9, с. 48]
Таким чином, зіставивши стадії облікового процесу із складовими інформаційної системи управління підприємством ми дійшли висновку про те, що на стадії первинного обліку формується база даних підприємства. Саме в процесі заповнення бази даних створюються та кодуються масиви облікової інформації. Далі керуючись алгоритмами модифікації, закладеними у базу правил, здійснюється підготовка усіх видів звітів, у форматах, що задовольняють вимоги користувачів. Тобто, на наш погляд, у складі стадій облікового процесу доцільно виділяти вже не три, а два етапи: первинний та підсумковий. Завдання поточного етапу вирішуються на технічному етапі організації бухгалтерського обліку в комп’ютерному середовищі. Функції з контирування документів та формування внутрішньої та фінансової звітності закладено у вигляді алгоритмів у програмну компоненту технологічного забезпечення інформаційної системи бухгалтерського обліку. Час, що витрачається бухгалтерами на обробку документів та формування звітів, значно скоротився і, відповідно, може бути використаний на удосконалення існуючої на підприємстві системи класифікації інформаційних ресурсів та на творче узагальнення та аналіз інформації, отриманої на різних етапах облікової обробки.
За такого підходу облікову систему можна визначити як засіб збирання даних, які дозволять підготувати інформацію, що володіє усіма ознаками корисності для управління. Тобто тільки той факт, що усі необхідні дані відносно події були зібрані у інформаційній системі підприємства дозволить зменшити невпевненість користувача при прийнятті конкретних управлінських рішень.
В економічній літературі виділяють декілька проблем, пов’язаних з існуванням інформаційних систем: технічні, облікові, фінансові та проблеми, пов’язані з оперативністю отримання інформації [10, с. 41]. До зазначених проблем вважаємо за необхідне віднести організаційні проблеми.
У організації обліку дослідники виділяють два кола: перше – це облік фінансових потоків, результатом якого є фінансова звітність підприємства, друге – облік, пов'язаний з перетворенням факторів бізнесу в продукти та послуги в результаті виробничої діяльності [6, с. 61]. Розглядаючи ці два аспекти організації обліку необхідно відмітити, що фінансова звітність є жорстко регламентованою з боку держави на відміну від другого кола. Менш розробленим та потребуючим більшої уваги з боку дослідників методології обліку є друге коло організації. Запропонована послідовність організації обліку дозволяє поєднати обидва кола у єдиній інформаційній системі, яка надає можливості інтегрованого поповнення та розподіленого одночасного використання усіма групами користувачів (рис. 2).
Рис. 2. Послідовність організації обліку
Організована за наведеною послідовністю інформаційна система має розглядати як єдине ціле усі інформаційні ресурси, що надходять та реєструються у базі даних підприємства, оцінюючи їх за критеріями доцільності та корисності. Бухгалтерський облік, який за визначенням С.В Івахненкова «має інформаційну мережу з каналами по яких надходять дані про стан об’єктів обліку» [1, с. 78], насправді являє лише частину загальної інформаційної мережі підприємства. Бухгалтерський облік як процес одержання та передачі інформації, що має доказову силу, є логічним завершенням усього інформаційного процесу на підприємстві. Тому справедливим є зроблене Біллом Гейтсем порівняння нервової системи людини з інформаційною системою підприємства, у якій бухгалтерському обліку відводиться роль інформаційного інструменту на службі керування підприємством [11, с. 33-39].
Раціональне функціонування запропонованої системи організації обліку крім державної регламентації вимагає регламентації на рівні підприємства. До пакету документів, регламентуючих організацію обліку на підприємстві мають включатися: положення про бухгалтерську службу, наказ про облікову політику, посадові інструкції, графіки інформаційного обміну, табель і графік складання форм внутрішньої та зовнішньої звітності тощо. При цьому під графіком інформаційного обміну ми маємо на увазі графік руху усіх інформаційних ресурсів, що потрапляють до бази даних підприємства, а не тільки графік документообігу.
Висновки. Дослідивши існуючі точки зору щодо етапів облікового процесу (первинний, поточний та підсумковий) нами встановлено, що в умовах використання сучасних інформаційних технологій доцільно виділяти вже не три, а два етапи: первинний та підсумковий. Завдання поточного етапу вирішуються на технічному етапі організації бухгалтерського обліку в комп’ютерному середовищі.
Функції з контирування документів та формування внутрішньої та фінансової звітності закладено у вигляді алгоритмів у програмну компоненту технологічного забезпечення інформаційної системи бухгалтерського обліку. Час, зекономлений завдяки випадінню етапу поточного обліку, може бути використаний на удосконалення існуючої на підприємстві системи класифікації інформаційних ресурсів та на творче узагальнення та аналіз інформації, отриманої на різних етапах облікової обробки. Це дозволило поглянути на побудову облікової системи з боку користувачів інформації та визначити облікову систему як засіб збирання даних, які дозволять підготувати інформацію, що володіє усіма ознаками корисності для управління та дозволяє зменшити невпевненість користувача при прийнятті конкретних управлінських рішень.
З урахуванням вищевикладеного запропоновано послідовність організації обліку, яка дозволяє інтегрувати інформацію усіх видів обліку у єдиній інформаційній системі. Це дозволяє підвищити ефективність використання ресурсів інформаційної системи, раціонально організувати працю облікового персоналу та запобігти дублюванню даних.
Список використаних джерел
1. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: навч. посіб. / Івахненков С.В. – [3-є вид, випр. і доп.] – К.: Знання, 2006. – 350 с.
2. Мних Є.В. Організація автоматизованих робочих місць облікового персоналу: навч. посіб. / Мних Є.В., Цікало Є.І., Бунь Р.М. – Львів: Видавничий центр ЛНУ імені Івана Франка, 2004. – 167 с.
3. Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку: навч. посіб. / Клименко О.В. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 320 с.
4. Валуев Б.И. Проблемы развития учета в промышленности / Валуев Б.И. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 184 с.
5. Кузнецова С. Система бухгалтерского учета: методологические и правовые аспекты формирования / Кузнецова С.// Бухгалтерский учет и аудит. – 2008. – № 4. – С. 12-16.
6. Пилипенко А.А. Організація обліку і контролю: підруч. [для студ. вищ. навч. закл.] / Пилипенко А.А., Отенко В.І. – Х.: ВД «ІНЖЕК», 2005. – 424 с.
7. Сопко В.В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: підруч. [для студ. вищ. навч. закл.] / Сопко В.В., Завгородній В.П. – К.: КНЕУ, 2004. – 412 с.
8. Краева Т.А. Методология и организация учета в условиях автоматизации / Краева Т.А. – М.: Финансы и статистика, 1992, - 160 с.
9. Муравський В. Документування в умовах повної автоматизації обліку / Муравський В.// Бухгалтерський облік і аудит – 2008. – № 5. – С. 48 – 52.
10. Мних Є. Концепція побудови комп’ютерної інформаційної системи обліку діяльності корпорацій / Мних Є., Брадул О. // Бухгалтерський облік і аудит – 2008. – № 4. – С. 41 – 45.
11. Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли / Гейтс Б.– [2-е изд. исправленное] – М.: Изд-во Эксмо, 2002. - 480 с.