УДК 658.153.8

Т.Г.КАМІНСЬКА, к.е.н.,

в.о. доцента кафедри бухгалтерського обліку

Національного аграрного університету

 

Організація інформаційно-аналітичного забезпечення управління дебіторською заборгованістю підприємства

 

Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

-         Основные проблемы и основные направления организации информационно-аналитического обеспечения управления дебиторской задолженностью предприятия.

-         Предложенная организация информационно-аналитического обеспечения управления дебиторской задолженностью обеспечивает экономическую безопасность предприятия, позволяет резко повысить эффективность его деятельности, способствует оптимальному расходованию корпоративных ресурсов.

           

Key questions which are examined:

-         The basic problems and the basic directions of the organisation of information-analytical maintenance of management of an enterprise debt receivable.

-         The offered organisation of information-analytical maintenance of management provides with a debt receivable economic safety of the enterprise, allows to raise sharply efficiency of its activity, promotes an optimum expenditure of corporate resources.

 

Постановка проблеми. Важливим об’єктом фінансового менеджменту та бухгалтерського обліку є дебіторська заборгованість, ефект якого залежить від повної інформації про її наявність та формування. Сьогодні дебіторська заборгованість залишається найбільш вузьким місцем у фінансовій роботі багатьох підприємств. Утворюється вона в значній мірі тому, що бухгалтери не завжди здійснюють необхідний контроль за своєчасним стягненням сум з дебіторів, не приймають в цьому напрямку достатніх діючих заходів. У багатьох випадках на підприємствах не встановлена відповідальність конкретних осіб за дотримання розрахункової дисципліни. Дебіторська заборгованість в умовах інфляції являється для покупців і замовників джерелом кредитування їх діяльності на дуже вигідній основі, так як представляє собою безвідсотковий кредит.

Наявність дебіторської заборгованості свідчить про вилучення коштів підприємства з обігу. Подібний стан не тільки обумовлює нераціональне використання коштів, але, безумовно, призводить до виникнення фінансових труднощів у підприємств. 

Останнім часом істотно збільшився ступінь впливу необґрунтованої економічної політики держави, непереконливих інфляційних процесів, політичної нестабільності суспільства, низької ділової активності в економіці на результати діяльності підприємства. Разом з тим на стан економічної безпеки не меншою мірою впливають і фактори мікрорівня, причому як внутрішнього, так і зовнішнього середовища. Як результат - багато підприємств, в тому числі ті, які здавалися цілком надійними, стали неплатоспроможними. Причини кризового стану, реально сприяючі підриву економічної безпеки суб’єкта підприємництва, на ряді великих вітчизняних підприємств вбачають саме в неефективній політиці управління дебіторською заборгованістю або зовсім в її відсутності.

Метою даного наукового дослідування є удосконалення організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління дебіторською заборгованістю підприємства відносно проведення попередньої оцінки ділової репутації контрагентів.

Аналіз останніх досліджень. Теоретично ефективність управління дебіторською заборгованістю суб’єкта підприємництва розглядалась не раз. Практично будь-який підручник по фінансовому менеджменту має за змістом питання, пов’язане із цією проблемою [1; 2; 3; 4]. Неодноразово у журналах і на науково-практичних конференціях як українські, так і російські теоретики та практики ділилися своїм досвідом [5; 6; 7; 8; 9, с. 87-90; 10, с. 38-42]. Перш за все, автори вказаних публікацій відзначали, що проблема неплатежів актуальна для більшості країн світу, але існує важлива відмінність. Полягає вона лише в тому, що в країнах з розвиненою економікою існують відпрацьовані методи управління дебіторською заборгованістю. Одним російським дослідником відмічено, що у країнах з розвиненою економікою на підприємствах і фірмах створюються підрозділи по управлінню дебіторською та кредиторською заборгованістю, персонал яких спеціалізуються на врегулюванні спорів, пов’язаних з їх виникненням. У цій частині в економічно розвинутих країнах не існує такої проблеми як «нестягнена заборгованість».

Це обумовлене тим, що в структурі балансу компанії з середнім оборотом на долю дебіторської заборгованості може припадати приблизно до 70% оборотних засобів і до 30% - виробничих запасів, система розрахунків організована таким чином, що в переважаючій більшості ця заборгованість становиться поточною [9, с. 87].

Для наших же «...підприємств в більшості випадків характерні неефективне планування необхідної кількості оборотних засобів, в тому числі дебіторської заборгованості, нераціональне їх використання, а також недоліки організаційної структури компаній» [6].

Проте як українські, так і російські дослідники аналізують існуючі та розробляють нові заходи по управлінню дебіторською заборгованістю підприємства [5; 6; 7; 8; 9, с. 87-88; 10, с. 39-40]. Як результат, «експерти-практики одностайно зійшлися в думці, що основними методами управління дебіторською заборгованістю в наших умовах є:

• контроль дебіторської заборгованості в режимі реального часу (сфера відповідальності ІТ - спеціалістів і співробітників служби збуту);

• попередня оцінка ділової репутації контрагентів (сфера відповідальності служби безпеки, в обов’язки якої повинні входити збір інформації про потенційних клієнтів і наступний вплив на боржників» [8].

Якщо перший метод управління дебіторською заборгованістю щодо інформаційно-аналітичного забезпечення досить детально описаний в навчальній та науковій літературі, то другому, на жаль, економістами - як теоретиками, так і практиками - не приділялося належної уваги.

Виклад основного матеріалу. У суб’єкта підприємництва виникає необхідність в управлінні такою економічною категорією як дебіторська заборгованість. Тому керівникам господарюючих суб’єктів, фінансовим менеджерам потрібно вирішувати наступні завдання:

• вибір умов продажу, які забезпечують гарантоване надходження грошових засобів;

• обмеження прийнятного рівня дебіторської заборгованості;

• визначення знижок або надбавок для різних груп покупців;

• прискорення витребування боргів;

• зменшення бюджетних боргів;

• оцінка упущеної вигоди від невикористання засобів, законсервованих в дебіторській заборгованості;

А також можна додати проведення попередньої оцінки ділової репутації контрагентів.

Всі вищевказані завдання вирішує політика управління дебіторською заборгованістю підприємства. Причому необхідність в управлінні дебіторською заборгованістю виникає «на всіх етапах ведення господарської діяльності, починаючи від проведення переговорних процедур до виконання договірних операцій» [6].

При цьому три з п'яти рекомендованих заходів першого етапу управління дебіторською заборгованістю підприємства полягають в проведенні:

• аналізу інформації про потенційного партнера - ділова репутація;

• аналізу кон’юнктури ринку, на якому функціонує потенціальний партнер;

• аналізу фінансового стану потенційного партнера.

Проведення вищевказаних заходів означає організацію інформаційно-аналітичного забезпечення. Така організація будь-якої діяльності, зокрема і управління дебіторською заборгованістю, по характеру завдань ділиться на два основні напрями:

• отримання інформації про об’єкт;

• обробка, узагальнення і оцінка, тобто проведення аналізу.

Рішення цих двох завдань може здійснюватися як самостійно, так і з залученням сторонніх осіб і організації. В першому варіанті організацію інформаційно-аналітичного забезпечення необхідно покладати на два основні підрозділи системи економічної безпеки підприємства. А саме - на ділову (комерційну) розвідку і підсистему захисту [11, с. 94]. Причому вирішення першого завдання покладається на ділову розвідку, а другого, відповідно - на підсистему захисту (як правило, службу безпеки). На жаль, на практиці функції комерційної розвідки в більшості випадків кладеться на службу безпеки або охорону підприємства [12]. В окремих випадках деякі функції комерційної розвідки намагаються покладати на абсолютно не підготовлені до цього маркетингові підрозділи або PR-служби. Комерційна ж розвідка, як і всяка інша, цінна можливістю попереджувати опонента, а також здійснювати профілактику небезпечних варіантів розвитку подій. Тому ми пропонуємо створити інформаційно-аналітичний підрозділ, який би виконував перше завдання організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління дебіторською заборгованістю підприємства.

В якості інформаційних ресурсів при самостійному вирішенні завдань по організації інформаційно-аналітичного забезпечення можуть бути використані інформаційні масиви, які є у розпорядженні відповідного аналітичного підрозділу. Також в якості засобу доступу до інформаційних ресурсів загального користування (архіви публікацій преси, довідників, нормативної документації, державної звітності; інформація, надана компаніями, що займаються збором, аналізом інформації та формуванням єдиної бази даних по юридичних особах; інформація комерційного банку, обслуговуючого покупця; інших партнерів по угодам) важливу роль відіграє глобальна мережа Internet.

Слід зазначити, що ринку нелегальної та напівлегальної інформації в даний час характерна певна прихованість. Перш за все це пов'язане із зміною законодавчої бази в частині підсилення контролю за збереженням службової і таємної інформації в державних і муніципальних органах, комерційних організаціях, з однієї сторони, і з необґрунтованим розповсюдженням конфіденційної інформації про фізичних осіб - з іншою. Дана обставина змушує нелегальних представників збуту інформації «притримувати» найбільш актуальні масиви, щоб уникнути її широкого розповсюдження, а також враховувати доступність носіїв інформації значної ємкості, щоб не допустити падіння цін на дані інформаційні масиви [12].

Практично всі підприємці згодні з тим, що перед укладенням договору необхідно перевірити надійність потенційного ділового партнера, оцінити його фінансовий стан. Проте, з точки зору тих же суб’єктів підприємництва, перевірка ділового партнера за допомогою кваліфікованих спеціалістів не завжди можлива або несе за собою великі фінансові витрати. До того ж, коли вирішується доля вигідної операції, хочеться укласти її якомога швидше і втрачати навіть один день на перевірку небажано. При цьому багато суб’єктів підприємництва з метою економії фінансових і тимчасових витрат вдаються до власних методів виявлення ненадійних партнерів [13].

Сьогодні на ринку ділової інформації активно працює не більше п’яти фірм, між якими, за словами самих операторів, конкуренції немає взагалі. Можливо тому багато вітчизняних бізнесменів вважають за краще мати справу зі своїми людьми, а перевіряти інших на порядність у нас якось не прийнято.

За 10 років організації, які спеціалізуються на наданні інформаційних послуг, встигли сформувати власні бази даних. Відомості черпаються аналітиками, як правило, з відкритих джерел, тобто на основі різноманітних довідників, газетних і журнальних статей, інформації з Інтернету, регулярних обов’язкових звітів компаній у відповідних ЗМІ про фінансові показники діяльності. Крім того, багато операторів ринку на договірних умовах співробітничають з Державним комітетом статистики України, мають доступ до баз даних МВС, СБУ, податкової інспекції [14, с. 32].

Недоліком масивів даних державних контрольних організацій є їх статичність, оскільки вони містять відомості тільки на певний момент часу і оновлюються навіть за наявності можливостей відносно повільно.

Слід знати, що інформація, отримана цими або аналогічними способами, не дивлячись на всю свою фінансову привабливість, не є гарантом і підтвердженням надійності майбутнього партнера. Це лише «сира» інформація, в якій вказані його реєстраційні дані, реквізити, заявленими керівний і установчий склад і так далі. При цьому, на жаль, далеко не завжди офіційні джерела інформації є сподіваними.

Що стосується оплати організаціям за надання інформаційних послуг, то один з українських дослідників має відгуки про роботу інформаційних агентств. Так, наприклад, «начальник договірно-правового відділу ВАТ «Дніпропетровський лакофарбовий завод» Людмила Зубанцова розповіла..., що їх компанія працює з такими агентствами більше чотирьох років: «Підписавши угоду на абонентське обслуговування, ми за 1125 грн. у місяць отримуємо необмежену кількість довідок...» [14, с. 33]. Людмила Зубанцова також відзначає, що утримання власного штату збирачів інформації обходиться набагато дорожче.

В цілому, приблизна вартість бізнес-інформації залежно від терміну надання складає від 50 до160 дол. США [14,с. 33].

В рамках даного наукового дослідження автором розглянуте лише перше завдання по організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління дебіторською заборгованістю підприємства, яка стосується тільки отримання інформації про об’єкт. Проте висновок вже зробити можна – ідеального способу швидкої та безкоштовної перевірки немає.

Після отримання інформації про ділового партнера, його контакти і т.д., виникає питання, що робити із цією інформацією, де і як її можна застосувати і використати. По-перше, відповісти на нього зможе далеко не кожний. По-друге, наступне завдання з організації інформаційно-аналітичного забезпечення покладається вже не на підрозділи ділової розвідки, а на підсистему захисту (як правило, службу безпеки). Але це одна сторона рішення питання. Підсистема захисту (або служба безпеки) працює у внутрішньому середовищі підприємства. Тому, крім аналізу даних, отриманих від ділової розвідки, на неї покладається і контроль відповідних структурних підрозділів підприємства. При цьому автор пропонує створити підрозділ управління дебіторською заборгованістю підприємства у складі підсистеми захисту (або служби безпеки), яка б контролювала роботу відділів бухгалтерії та збуту.

Пропонується після того, як підприємство вирішило надати покупцю (замовнику) продукцію, товари, виконати роботи, послуги, приймати такі рішення:

- попереджувальні заходи, що проводяться перед або під час підписання договорів з контрагентами, до яких відносять страхування ризиків, укладання договорів застави майна на користь кредитора, оформлення поручительств;

- пов’язані з передачею відповідальності третій особі – продаж дебіторської заборгованості, переведення, уступка боргу, факторинг;

- застосування санкцій – заходи, що застосовуються після прострочення платежу платником. До них можна віднести встановлення оперативного зв’язку з дебітором на предмет визнання ним боргу, звернення до суду з позовом про стягнення простроченої заборгованості, порушення справи про банкрутство;

- списання заборгованості – відбувається або внаслідок заліку взаємних вимог, або списання безнадійної дебіторської заборгованості.

Етапи визнання заборгованості сумнівною або безнадійною та підстави нарахування резерву сумнівних боргів наведені на рис. 1.

 

Рис. 1. Етапи визнання заборгованості сумнівною або безнадійною та підстави нарахування резерву сумнівних боргів

 

Рахунок 38 “Резерв сумнівних боргів” відображає не резерв, а частку дебіторської заборгованості, яка не буде сплачена боржником. На нашу думку, така характеристика і призначення рахунку повинна викликати зміну і в назві рахунку, для більш точного і повного відображення того “навантаження”, яке несе рахунок. Пропонується змінити назву рахунку 38 з “Резерву сумнівних боргів” на “Коригування на сумнівні борги”.

Слід зауважити, що бухгалтерія підприємства контролює наявність дебіторської і кредиторської заборгованості, як правило, перед складанням квартального балансу, тобто на звітну дату, а в період між звітними датами їй надається недостатньо уваги. Для управління важливо знати стан розрахунків з дебіторами на 1-ше число кожного місяця. Тому необхідно, щоб бухгалтерія  щомісячно надавала керівництву інформацію по заборгованості в розрізі кожного дебітора і кредитора, із зазначенням причини її утворення і шляхів ліквідації.

Висновки. В цілому при успішному рішенні поставлених завдань організація інформаційно-аналітичного забезпечення дозволяє істотно мінімізувати в комерційній діяльності неминучі витрати і прямі витрати при побудові політики відносин з контрагентами. Таким чином, організація інформаційно-аналітичного забезпечення управління дебіторською заборгованістю забезпечує економічну безпеку підприємства, дозволяє різко підвищити ефективність його діяльності, сприяє оптимальному витрачанню корпоративних ресурсів. При цьому доцільно використовувати можливості, надані інформаційно-аналітичним забезпеченням, не після, а до виникнення відповідної проблеми.

Хотілося би відзначити, що організація інформаційно-аналітичного забезпечення - один з інструментів менеджменту, роль якого в умовах конкурентної боротьби явно недооцінюється багатьма керівниками і підприємцями.

Очевидно, що в найближчому майбутньому, коли бізнес стане більш професійним, конкурентним і цивілізованим, організація інформаційно-аналітичного забезпечення вже розглядатиметься як необхідна умова забезпечення стратегічної стійкості, конкурентоспроможності і економічної безпеки організації.

 

Список використаних джерел

1.                Антонов В.М., Яловий Г.К. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології. Навчальний посібник. – Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 432 с.

2.                Бланк И.А. Финансовый менеджмент: Учебный курс. – К.: Ника-Центр Эльга, 2004. – 656 с.

3.                Брігхем Є.Г. Основи фінансового менеджменту. – К.: Молодь, 1997. – 347с.

4.                Финансовый менеджмент: теория и практика. Учебник / Под ред. Е.С.Стояновой. – М.: Изд-во “Перспектива”, 2000. – 656 с.

5.                Петров А.М. Управление дебиторской задолженностью // http://www.gaap.ru./biblio/corpfin/finman/039.asp

6.                Кушим Н., Вишневская И. Как управлять дебиторской задолженостью http://www.finans.mag.ru

7.                Гольберг М., Хасан-Бек Л. Как управлять дебиторской задолженностью // http://www.bussiness.ua

8.                Долговые ямки // http://www.bussiness.ua

9.                Юрьева Е.Ю. Управление задолженностью как фактор обеспечения экономической безопасности предприятия // Матеріали Міжнар. наук.-практ. конф. «Економічна безпека держави: стан, проблеми, напрями зміцнення», 28-29 жовтня 2005 р., ХНУВС. – С.87-90.

10.            Матицина Н. Основы регулирования расчетных отношений путем управления дебиторской задолженностью // Бухгалтерский учет и аудит. – 2006. - №12. – С. 38-42.

11.            Орлов П.І. Духов В.Є. Основи економічної безпеки фірми: Навч. посіб. – Х.: ТОВ «Прометей-Прес», 2004. – 284 с.

12.            К проблеме организации информационно-аналитического обеспечения коммерческой разведки // http://www.kiev-security.org.ua

13.            Бизнес-разведка: ошибки и заблуждения // http://www.kiev-security.org.ua

14.            Пашкевич О. От коммерческого информбюро. Как обезопасить себя от убытков по вине неблагонадежного партнера // Контракты. – 2005. - № 13. – С. 32-33.