УДК 657.422.6+657.6

М.І. Телегунь,

канд. екон. наук, доцент Сумський НАУ

Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

·          В статье рассматривается организация первичного и складского учета топлива по талонам

·          Обосновывается и предлагается схема документального обеспечения записей по таким операциям

Key issues that are examined:

·          The organization of the primary and warehouse accounting of fuel under coupons is examined in the article

·          The circuit of documentary maintenance of records on such operations is proved and offered

 

Виробничі запаси класифікуються на окремі групи, серед яких виділяють групу «паливо». Ця група виробничих запасів є необхідною для кожного сільськогосподарського підприємства, оскільки нафтопродукти: гас, бензин, дизельне паливо, нігрол, солідол та інші використовуються для роботи автомобілів, тракторів, інших механізмів, їх ремонту та інших потреб, а тому важливим питанням є налагодження ефективного обліку пального.

Питанням вивчення організації обліку палива присвячені ряд публікацій авторів: Л. Сука, Р. Грачової, А. Малишкіна, Л. Кохтенко та інших [1,2,6,7]. Їх публікації розкривають організацію обліку палива на автотранспортних підприємствах відповідно до Інструкції №81. Разом з тим, організація обліку та контролю палива на сільськогосподарських підприємствах вивчена не достатньо.

Інструкція № 81, що була затверджена спільним наказом Мінавтотранс, Мінекономіки, Держкомітетом стандартизації, метрології та сертифікації України, Держкомітетом статистики України № 81 від 02.04.1998 року [4] зобов’язувала міністерства розробити інструкції з обліку та зберігання палива виходячи з особливостей галузі.

Проте на сьогодні така інструкція для сільськогосподарських підприємств ще не розроблена, що створює певні труднощі з обліку таких операцій, оскільки з’являються нові форми розрахунків за паливо, які передбачають заправку транспортних засобів по талонах, за платіжними електронними картками, зберігання палива на нафтоскладах постачальника з послідуючою заправкою на АЗС постачальника, використання для роботи автомашин рідкого та газоподібного палива.

Також потребує уточнення організація складського обліку та звітності палива для сільськогосподарських підприємств відповідно до Інструкції 81 та інших діючих положень бухгалтерського обліку. Існують і інші причини розробки такої інструкції з тим, щоб допомогти практикуючим бухгалтерам та управлінцям забезпечити раціональну, правильну і ефективну організацію обліку, зберігання  і контролю палива.

Постановка завдання. В сучасних умовах набуває поширення придбання талонів на паливо з заправкою по таких талонах на АЗС постачальника, заготовка пального за заключеним з постачальником договором на умовах зберігання його у постачальника з заправкою транспортних засобів на АЗС постачальника.

При цьому за умовами договору між постачальником та сільськогосподарським підприємством ціна за оплачене пальне може бути фіксованою і не змінюватися до закінчення дії договору.

Такі способи заготівлі пального для сільськогосподарських підприємств при недостатності чи відсутності власних технічних засобів є вигідними і раціональними при умові безперервної діяльності постачальника та безперебійного відпуску пального, адже сільськогосподарські роботи не допускають будь-якого зволікання, в тому числі і при відсутності пального.

У зв’язку з недосконалістю нормативної бази виникає ряд методичних питань з організації ведення обліку пального по талонах на сільськогосподарських підприємствах.

Метою даної статті є розробка пропозицій з організації обліку палива по талонах.

Результати. Слід відмітити, що «Інструкція по нормуванню, використанню, зберіганню та обліку нафтопродуктів на підприємствах і в організаціях системи агропрому СРСР», що була розроблена і затверджена Держагропромом СРСР 27 лютого 1987 року [3] на сьогодні є недіючою, проте вона мала окремий розділ, що роз’яснював облік надходження та руху палива по талонах, що врегульовувало законодавчо це питання.

Діюча на сьогодні Інструкція № 81 не містить вичерпної інформації з цього питання, а вказує тільки одне застереження: «Використання талонів на паливо як засобу розрахунків на АЗС заборонено» (п.4.1.7.27).

Перш за все важливо з’ясувати, як обліковувати отримані сільгосппідприємствами талони на пальне: як грошові документи, бланки суворого обліку чи як пальне.

Відповідно до колишньої Інструкції агропрому [3] отримані підприємством єдині талони на паливо, обліковувались як отримане пальне з одночасним обліком їх як бланків суворого обліку, що забезпечувало контроль за їх зберіганням та використанням.

Номенклатура документів суворого обліку, що виготовляються за ліцензією Мінфіну визначена в додатку до Постанови Кабінету Міністрів України від 19.04.1993 року № 283 «Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку», проте талони на пальне до нього не включені, а отже, можна стверджувати, що вони не є бланками суворого обліку.

На сьогодні законодавчо не затверджені єдині форми талонів на пальне, а тому кожний торговець нафтопродуктами виготовляє їх самостійно на захищеному папері та організує їх бухгалтерський і оперативний облік при відпуску покупцям та їх використанні транспортними засобами покупця. Заправка автомашин за талонами здійснюється на визначених продавцем АЗС, як правило в межах певного адміністративного району.

Інструкція з використання Плану рахунків [5] дозволяє обліковувати оплачені талони на пальне безпосередньо на рахунку 203 «Паливо».

Ми вважаємо, що за своєю економічною сутністю талони є незаперечним правом на отримання пального при його пред’явленні на АЗС постачальника, тому отримані від постачальника талони можуть визнаватись активами, оскільки їх вартість визначена в накладній на відпуск талонів, а у майбутньому очікується отримати від їх використання економічну вигоду.

Разом з тим, талони мають всі характеристики бланків грошових документів, так як кожен талон має свою вартість, що визначається вказаною в ньому кількістю палива та їх вартістю за договірними цінами. Тому при організації їх обліку треба враховувати ці їх властивості.

Таким чином, зважаючи на вищевказане та з метою контролю за збереженістю і використанням талонів на паливо, ми пропонуємо оприбутковувати їх на рахунок 203 «Паливо» на окремий субрахунок «Паливо по талонах», де вони будуть обліковуватись як отримане паливо за його видами та марками, за кількістю палива (в літрах чи кілограмах), що позначено в талонах, а також за вартістю його придбання відповідно до ПСБО № 9 «Запаси».

При цьому їх аналітичний облік за видами документів – талонів на паливо – відповідатиме вимогам обліку грошових документів.

Відокремлений облік палива по талонах на окремому субрахунку обгрунтовується такими причинами:

- паливо по талонах має один натуральний вимірник, що вказаний в талоні: на рідке паливо – літри, а на мастильні матеріали – кілограми, а тому у «Звіті про рух палива» не треба робити перерахунок у два натуральних вимірники: з літрів у кілограми.

- по цих матеріальних цінностях ніколи не може бути природного убутку;

- витрачання талонів на пальне для заправки на АЗС пов’язане з систематичною звіркою з постачальником по розрахунках за отримані та використані талони.

У зв’язку з цим в первинному, складському, аналітичному і синтетичному обліку слід вести окремий облік пального по талонах та пального, що отримується для зберігання у власних ємкостях.

Перш за все, для раціональної організації обліку талонів на паливо на підприємстві слід встановити коло осіб, відповідальних за їх отримання, зберігання, відпуск та звітність, з якими заключається договір про повну матеріальну відповідальність. Це може бути завідуючий складом нафтопродуктів, експедитор, завгаражем та інші особи. На наш погляд доцільно передати ці функції завскладом ПММ.

Завскладом ПММ отримані талони обліковує як пальне за видами та марками палива та за їх номіналом на окремих картках складського обліку (окремих сторінках Книги складського обліку) і обов’язково окремо від палива, що зберігається в ємкостях складу.

Виходячи з практичних потреб обліку та контролю за талонами на паливо, положеннями діючої Інструкції № 81, ми пропонуємо такий порядок документального оформлення операцій з обліку такого пального в сучасних умовах.

Постачальник та сільгосппідприємство укладають договір типової форми 23-НП, відповідно до якого сільгосппідприємство сплачує попередню оплату постачальнику нафтопродуктів, і в межах отриманих коштів постачальник відпускає певну кількість талонів на паливо з оформленням накладної на відпуск палива, в якій вказує кількість та вартість виданих талонів за видами та марками пального, а також за їх номіналом, тобто вказаною кількістю пального в одному талоні. Також вказується вартість такого палива.

За договором постачальник зобов’язується заправляти транспортні засоби підприємства через свої АЗС при пред’явленні талонів.

Якщо прирівняти заправку автомашин до заправки за безготівковими розрахунками, то відповідно до Інструкції № 81 слід використовувати «Відомості на один відпуск нафтопродуктів» ф. № 24-нп.

В той же час її використання на наш погляд для даних операцій є недоцільним, оскільки завантажує додатковою роботою операторів АЗС та бухгалтерів підприємства. Як показує практика, їх практично не використовують для такого роду операцій. Адже талон на паливо дає право на заправку без додаткових документів.

В цих операціях більш важливим є організація внутрішнього контролю за використанням талонів і на сільгосппідприємствах і у постачальника.

Як ми раніше вказували, облік палива по талонах повинен вестись відокремлено: це основна умова контролю за наявністю і рухом такого палива.

Тому, на підприємстві для оформлення виданого пального в розрізі кожного водія чи тракториста слід вести або окрему лімітно-забірну картку (ф.117), або записи про видане пальне до цієї картки слід робити по окремих графах. При разовій видачі пального можна використовувати накладну внутрішньогосподарського призначення (ф. № 87 с-г), але теж вказувати, що це паливо по талонах.

Оператор АЗС постачальника для відпуску пального отримує від водія талони, відпускає йому паливо та ставить свій підпис і штамп у шляховому листі водія про кількість відпущеного палива.

По закінчення місяця завскладом ПММ на основі первинних документів: отриманої від постачальника накладної на паливо по талонах, лімітно-забірних карток та накладних внутрішньогосподарського призначення на їх видачу зі складу, а також використовуючи записи в книзі складського обліку складає окремий «Звіт про паливо». Залишки палива по талонах можна легко перевірити за їх фактичною наявністю та звіркою з даними обліку: книгою складського обліку,  звітом про рух пального, записами на рахунку 2031 «Паливо по талонах у складі», які завжди  повинні співпадати.

Проте, на випадок виникнення ускладнень та з метою посилення контролю за використанням талонів, ми пропонуємо вести на підприємствах в якості регістра оперативного обліку «Журнал обліку виданих талонів».

В журналі слід записувати кожний талон за його номером та номіналом, кому та коли видано, оскільки така інформація буде потрібна при перевірці руху талонів, проведенні звірки з даними «Подорожніх листів», «Облікових листів тракториста-машиніста», інших документів.

При необхідності перевірки використання талонів водіями, дані Журналу співставляються з відмітками АЗС у «Подорожніх листах автомобіля», «Подорожніх листах трактора». Виявлені відхилення будуть вказувати на невикористані талони, які повинні знаходитись у водіїв, або ж вони привласнюються шляхом дописки в обсягах виконаних робіт та інше.

Ми вважаємо, що цей Журнал повинен вести завскладом ПММ (чи інша особа, якій доручено зберігання та видачу талонів) за такою формою:

Журнал обліку виданих талонів

При поверненні талонів з різних причин завскладом робить помітку про повернення талонів і одночасно робить запис в лімітно-забірній картці: червоним кольором або зі знаком мінус на кількість повернених талонів в день повернення. Ця кількість буде вираховуватись з підсумку лімітно-забірної картки.

За цими даними завскладом веде кількісний облік виданих талонів водіям та використанням їх на АЗС.

Звірка розрахунків за відпущені нафтопродукти проводиться щомісяця, але не пізніше 5 числа наступного місяця.

Для ведення аналітичного і синтетичного обліку палива ми пропонуємо використовувати субрахунки:

2031 «Рідке паливо на складі (в ємкостях)»

2032 «Нафтопродукти по талонах у складі»

2033 «Паливо у підзвіті водіїв, трактористів»

2034 «Інші види палива»

По операціях з отримання та використання талонів на пальне на сільськогосподарських підприємствах оформляються такі бухгалтерські записи:

По запропонованій схемі паливо по талонах оприбутковується від постачальника в повній сумі отриманих талонів, а тому  заборгованості з постачальником не виникає, а метою звірки з постачальником за таким договором є виявлення кількості неотоварених постачальником талонів у випадку повернення їх постачальнику чи інші причини.

Для звірки цих даних сільгосппідприємство використовує дані про фактичну наявність талонів, а при необхідності також дані Накладної на отримання талонів, Звіту про рух палива,  Журналу обліку виданих талонів.

Таким чином, в первинних документах, складському обліку, в регістрах аналітичного і синтетичного обліку ці операції будуть відокремлені, що дасть можливість отримати інформацію про кількість та вартість палива по талонах по кожній його марці як в складі так і в бухгалтерії.

Виходячи з вищевикладеного схема документального забезпечення записів з обліку палива по талонах має такий вигляд (Рис.2):

Рис.2 Схема документального забезпечення записів з обліку палива по талонах.

Ми вважаємо, що запропонований нами порядок документального відображення надходження, видачі  та складського обліку палива по талонах та одночасного ведення відповідальною особою запропонованого нами Журналу обліку виданих талонів, при умові обов’язково відокремленого обліку палива по талонах забезпечить належний облік та контроль за його наявністю і рухом.

Список використаної літератури:

1. Автомобіль на підприємстві. Спеціальний  додаток до тижневика «Дебет-кредит». – 2003. – №10.

2. Грачова Р. Паливо і мастила. // Дебет-кредит. – 2004. – №20. – С.8-11.

3. «Инструкция по нормированию, использованию, хранению и учету нефтепродуктов на предприятиях и в организациях системы Госагропрома СССР», затверджена Держагропромом СРСР 27 лютого 1987 року // Економика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий. – 1989. – № 3,4,5.

4. Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродукти на підприємствах і в організаціях України, затверджена Наказом Держнафтогазпрому, Міністерства економіки, Міністерства транспорту, Держстандарту, Держкомстату України від 02.04.99р. № 81/38/101/235/122.

5.Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291.

6.Малишкін А., Кохтенко Н. Автопослуги: облік та оподаткування // Дебет-кредит. Школа бухгалтера. – 2004. – № 19. – С. 9-12., № 23. – С. 6-9; № 25. – С. 6-8.

7.Сук Л. Облік виробничих запасів, готової продукції і товарів. // Бухгалтерія в сільському господарстві. – 2002. – .№ 3. – С. 2-18.