УДК 657.24

Н.В. ОЛЯДНІЧУК, к.е.н.,

доцент, кафедра обліку і аудиту

Уманський національний університет садівництва

 

ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ ТА ПОРЯДОК СКЛАДАННЯ ЗВІТУ ПРО ВИКОРИСТАННЯ КОШТІВ, ВИДАНИХ НА ВІДРЯДЖЕННЯ АБО ПІД ЗВІТ

 

Питання, які розглядаються:

Проаналізовано стан нормативного забезпечення обліку розрахунків з підзвітними особами.

Систематизовано терміни витрачання і звітування за коштами, отриманими у касі підприємства під звіт.

Обґрунтовано необхідність удосконалення бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами та уточнення порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Ключові слова: підзвітні кошти, Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, терміни складання Звіту, штрафні санкції, відображення у реєстрах обліку.

 

Вопросы, которые рассматриваются:

Проанализировано состояние нормативного обеспечения учета расчетов с подотчетными лицами.

Систематизированы сроки расходования и отчетности за средствами, полученными в кассе предприятия под отчет.

Обоснованно необходимость усовершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и уточнения порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Ключевые слова: подотчетные средства, Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, сроки составления Отчета, штрафные санкции, отображение в реестрах учета.

 

Issues that are examined:

The state of the normative providing of accounting of computations with accountable persons was analyzed.

The terms of expense and accounting of facilities that have been got in the cast account of enterprise under petty cash were methodized.

The necessity of improvement of accounting with accountable persons and clarification the order of preparing the Common-size statement of using facilities, which was given for a business trip or internal receivables, was sustained.

Keywords: accountable facilities; Common-size statement of using facilities, which was given for a business trip or internal receivables; terms of drafting Common-size statement; penalty provision; reflection in the registers of account.

 

Постановка проблеми. Постійне реформування бухгалтерського обліку в Україні спрямоване на вдосконалення методологічного та законодавчо-нормативного забезпечення. Проте глибокого проникнення й позитивного впливу на заготівельно-виробничі та збутові процеси у сфері аграрного бізнесу пересічного суб’єкта господарювання не відчувається.

Підприємницька діяльність тісно пов’язана з придбанням товарно-матеріальних цінностей шляхом оплати готівковими коштами через підзвітних осіб. Переважна більшість підприємств використовують можливість придбання активів за рахунок підзвітних коштів, проте не всі вони правильно відображають у бухгалтерському обліку рух таких коштів. Існують проблеми не лише організаційно-облікового характеру, а й нормативно-правового.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблеми обліку розрахункових операцій досліджуються широким колом науковців та практиків, серед яких: М. Білик, Г. Нашкерська, М. Огійчук, В. Плаксієнко, М. Беленкова, Л. Панченко, Л. Сколотій, інші. Проте майже всі вони розглядають проблем розрахункового характеру загалом або акцентують увагу лише на розрахунках з дебіторами. На нашу думку, потребує особливої уваги процес організації обліку розрахунків з підзвітними особами (внутрішньогосподарськими дебіторами), який включає в себе: дієве нормативно-правове поле, порядок видачі підзвітних коштів та диференційовані строки їх повернення, а також належне та вчасне документальне оформлення у реєстрах первинного, аналітичного та синтетичного обліку.

Метою дослідження є розробка теоретико-методологічних та практичних рекомендацій щодо обліку руху підзвітних коштів, порядку складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та відображення даних в реєстрах оперативного, аналітичного і синтетичного обліку. Тому необхідно проаналізувати та систематизувати всі вимоги щодо термінів витрачання і звітування за коштами, отриманими в касі працівниками підприємства на поїздки у відрядження, купівлю товарно-матеріальних цінностей, оплату послуг тощо.

Виклад основного матеріалу дослідження. Розрахунки з підзвітними особами здійснюються в межах правового поля, регламентованого Податковим кодексом України (пп. 1401.1.7 п. 140.1 ст. 140 розд. ІІІ) від 02.12.2010 р. № 2755-VI (із змінами та доповненнями від 20.09.2011 р.) [1], Інструкцією "Про службові відрядження в межах України та за кордон", затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 [2], Наказом Державної податкової адміністрації України "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання" від 23.12.2010 р. № 996 [3], Постановою "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", затвердженою Кабінетом Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 [4] та іншими нормативно-правовими актами, пов’язаними із службовими відрядженнями у межах України та за кордон.

Службове відрядження – це поїздка працівника підприємства (організації, установи) за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

На виконання вимог (норм) Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" наказом ДПА України від 28.07.1997 р. № 260"Про затвердження форми посвідчення про відрядження" було затверджено форму посвідчення про відрядження, на підставі відміток в якому виплачувалися добові, однак, у зв’язку з прийняттям Податкового кодексу, Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств" з 01.04.2011 р. втратив чинність.

Отже, з метою взаємоузгодження актів законодавства з вимогами Податкового кодексу України наказом Міністерства фінансів від 21.06.2011 р. № 738 скасовано вищезгадану форму посвідчення про відрядження.

Нормами Податкового кодексу передбачено, що в разі відрядження у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Посвідчення про відрядження дозволяло контролювати фактичний термін відрядження працівника підприємства. Тобто у випадку дострокового повернення з відрядження (раніше терміну, вказаного в наказі керівника підприємства) або ж (за потреби та згідно вказівки керівника підприємства) подовження терміну відрядження, у посвідченні про відрядження працівник зобов’язувався зробити відмітки про фактичну дату вибуття з підприємства (установи, організації), до якого був відряджений. За датами вибуття та прибуття у підприємство працівникові нараховувалися та виплачувалися суми добових (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням).

Відповідно до п. 16 розділу Інструкції № 59 визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати.

Згідно Податкового кодексу України (абз. 4 пп. 140.1.7) з 01.04.2011 року добові виплати під час відрядження в межах України складають 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 01.01 звітного (податкового) року в розрахунку за кожний календарний день, за кордон – 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 01.01 звітного (податкового) року в розрахунку за кожний календарний день.

Наведені норми встановлені для працівників підприємств усіх форм власності, крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, для яких Постановою № 98 встановлено окремі норми: по Україні сума добових складає 30 грн. (гранична сума витрат за найм житлового приміщення за добу не більше 250 грн.).

Названі вище витрати та добові можуть бути більшими за граничні норми, проте різниця обкладатиметься податком з доходів фізичних осіб (пп. 140.1.7 ПКУ; пп. 165.1.11 ПКУ).

Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм (п. 5 Порядку № 996).

Строки подання Звіту та повернення підзвітних сум регулюють пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ та п. 2 Порядку № 996.

За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання Звіту (п. 170.9.2 Податкового кодексу України, абз. 2 п. 2 Порядку № 996).

Таким чином, можна зробити висновок, що граничні строки повернення надміру виданих із каси коштів співпадають зі строками подання Звіту (табл. 1). За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів на підприємство накладається штраф в розмірі 25 % виданих під звіт сум (п. 1 Указу Президента України № 491/99 від 11.05.1999 р.).

Таблиця 1

Строки повернення невикористаних (надміру виданих з каси) підзвітних коштів

 

Згідно з п. 3 Порядку № 996, якщо протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, підзвітна особа не повертає суму надміру витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження – пп. 1.11 Інструкції № 59), то така сума підлягає оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб відповідно до п. 167.1 Податкового кодексу України. Податок з доходів фізичних осіб за ставкою 15 % для суми, яка не перевищує 10 мінімальних зарплат станом на 1 січня звітного року (в 2011 році це 9410 грн.), і 17 % – для суми перевищення 10 мінімальних заробітних плат.

Базою оподаткування є сума надміру витрачених коштів, помножена на коефіцієнт, розрахований за формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де К – коефіцієнт,

Сп – ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування (п. 164.5 Податкового кодексу України).

Коефіцієнт для ставки податку 15 % становитиме 1,176471=100:(100-15), для ставки 17 % – 1,204819=100:(100-17).

Таким чином, сума податку з доходів фізичних осіб (ПДФО), яка нараховується та стягується з підзвітної особи за надмірне витрачання коштів, розраховується за формулою:

ПДФО = Ск х К х Сп : 100,

де ПДФО – сума податку з доходів фізичних осіб,

Ск – сума коштів, що не була повернута вчасно.

У Звіті про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (затвердженому наказом ДПА України від 23.12.2010 р. № 996) названі вище коефіцієнти не вказані, як і не вказуються строки повернення готівки з підзвіту.

На наше переконання, у Звіті необхідно відобразити повне роз’яснення щодо строків подання звіту та нарахування штрафних санкцій за порушення терміну звітування. До того ж слід враховувати коефіцієнти залежно від ставки оподаткування. Ознайомлення з розрахунком, виконаним бухгалтером у Звіті, підзвітна особа засвідчує власним підписом.

З метою запобігання порушенням підзвітних осіб щодо невчасного подання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та неповернення надміру витрачених коштів, ми пропонуємо до використання розроблену нами Відомість оперативного обліку за розрахунками з підзвітними особами (рис. 1), у якій слід вказувати дату видачі готівки під звіт (на підставі видаткового касового ордера), цільове призначення підзвітних коштів (згідно наказу керівника підприємства) та фактичну дату складання Звіту та повернення надлишку невикористаної готівки з підзвіту.

Дані Відомості є підставою для нарахування штрафних санкцій на підзвітну особу за порушення строків складання Звіту та невчасне повернення надміру витрачених підзвітних коштів. На нашу думку, це сприятиме зміцненню розрахунково-касової дисципліни та покращить обліковий процес в частині оперативного обліку за розрахунками з підзвітними особами.

 

 

Рис. 1. Відомість оперативного обліку за розрахунками з підзвітними особами

 

Удосконалену схему обліку розрахунків з підзвітними особами наведено на рис. 2.

Виділений фрагмент – удосконалення автора

Рис. 2. Схема обліку розрахунків з підзвітними особами

 

Висновки. Реформування національної системи бухгалтерського обліку здійснюється переважно на методологічно-правовому рівні. Питання прикладного характеру здебільшого залишаються поза увагою науковців.

Тому в частині розрахунків з підзвітними особами підприємства по неповернутих підзвітних сумах та по нарахованих штрафник санкціях за таке неповернення, нами запропоновано підходи щодо прикладного вирішення цієї проблеми, які полягають в запровадженні оперативного обліку підзвітних сум та в розширенні змісту Звіту про використання коштів наданих на відрядження або підзвіт.

 

Список використаних джерел

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (із змінами та доповненнями від 20.09.2011 р.) [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=2755-17.

2. Про службові відрядження в межах України та за кордон: інструкція, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=z0218-98.

3. Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання: наказ Державної податкової інспекції від 23.12.2010 р. № 996 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=z0044-11.

4. Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів: постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://profiwins.com.ua/uk/letters-and-orders/cmu/1653-98.html.