УДК 657.11:633

Т.О. БОНДУР,

аспірантка, Національний аграрний університет

 

 

ПЕРВИННИЙ ОБЛІК ВИРОБНИЦТВА ПРОДУКЦІЇ РОСЛИННИЦТВА ТА ШЛЯХИ ЙОГО ВДОСКОНАЛЕННЯ

 

 

Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

-                Рассмотрено значение первичного учета для эффективного управления сельскохозяйственными предприятиями;

-                Обоснована необходимость автоматизации первичного учета как фактора повышения уровня учетно-аналитической работы;

-                Рассмотрено значение контроля документооборота в центрах ответственности и бухгалтерии предприятия;

-                Предложены пути сокращения количества первичных документов для большей эффективности организации бухгалтерского учета.

 

Key questions which are examined:

-                    The importance primary accounting for effective control of agricultural enterprises is considered;

-                    The necessity of automation primary accounting as factor the rise a level of calculation work is grounded;

-                    The importance control of documents in responsibility centres and account’s department of enterprise is considered;

-                    The ways of cutting down of quantity primary documents for most effective the organization accounting are proposed.

 

 

Постановка проблеми. Невід’ємною частиною та першоосновою бухгалтерського обліку є первинний облік господарських операцій. Досить жорсткі вимоги щодо якості інформації, що ставляться на сьогодні перед вітчизняним обліком покликані задовольняти потреби користувачів у різного роду  економічній  інформації  для  прийняття  відповідних  рішень. Оскільки отримана облікова інформація повинна бути, насамперед, достовірною, вичерпною, повною та оперативною, то, відповідно, і носії такої інформації –  первинні документи мають бути представленими на високому рівні. Саме дотримання всіх вимог щодо складання подібних документів і включає поняття “якість первинної документації”.

Проведені дослідження показали, що організація первинного обліку на сільськогосподарських підприємствах вимагає бажати кращого, оскільки первинні документи, що відображають господарську діяльність аграрних формувань у більшості випадків складаються із значними порушеннями, що часто призводить до викривлення облікової інформації та втрати її цінності для облікового персоналу суб’єкта господарювання. Таким чином, проблема удосконалення первинного обліку господарської діяльності існує, а це, в свою чергу, негативно відбивається на ефективному веденні всього внутрішньогосподарського обліку.

та практиків, а саме: П.Т. Саблук, Ф.Ф. Бутинець, Л.К. Сук, Г.Г. Кірейцев, М.Ф. Огійчук, В.Б. Моссаковський та інші. Проте, постійні зміни, що відбуваються з бухгалтерським обліком останнім часом вимагають перегляду багатьох питань щодо ведення первинної документації в сільському господарстві, а, отже, дані питання й надалі залишаються актуальними та мають широке поле для подальших досліджень.

Мета статті. Метою дослідження є розробка та висвітлення науково обгрунтованих рекомендацій з удосконалення організації первинного обліку виробничої діяльності сільськогосподарських підприємств.

Виклад основного матеріалу. Господарська діяльність підприємств супроводжується здійсненням великої кількості операцій, які фіксуються в спеціально призначених для цього документах. Таким чином, первинні документи являються носіями інформації про господарсько-економічне “життя” підприємницького формування, а первинний облік – це початкова стадія господарського обліку.

Процес виробництва сільськогосподарської продукції вимагає здійснення ряду послідовних господарських операцій, які прийнято задокументовувати для подальшого ведення аналітичного і синтетичного обліку. Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” визначається, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, складені за результатами здійснення таких операцій [1].

Будь-яка господарська операція, що не знайшла своє відображення в первинному документі, але фіксується безпосередньо в бухгалтерському обліку є незаконною.

Документація господарських операцій має, насамперед, велике економічне та юридичне значення. Економічне значення полягає в тому, що за допомогою документів ведеться облік, здійснюється контроль за  виробничою діяльністю та її аналіз. З юридичної точки зору, первинний документ – це письмове свідчення здійснення операції, підтвердження її законності.

Основною ознакою за якою бухгалтерські первинні документи різняться між собою є їх суть або зміст. Зміст документа визначається фактом господарської операції, яка в ньому фіксується, а зміст господарської операції – це результат цілеспрямованої діяльності особи, яка складає первинний документ. Отже, первинний документ та господарська операція – це нерозривно пов’язані між собою  економічні категорії [5].

Комп’ютеризація бухгалтерського обліку в сільському господарстві передбачає ведення електронного первинного документування господарських операцій. Таким чином, використання комп’ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають у наступному: використання електронних носіїв первинної інформації і автоматичне складання первинних документів.

Дослідження організації бухгалтерського обліку виробництва біологічних активів та продукції рослинництва в господарствах Черкаської області показали, що первинний облік у більшості з них ведеться вручну, тобто спостерігається централізація обробки інформації за допомогою ЕОМ в одному місці – бухгалтерії підприємства. Це негативно позначається на якості інформації та збільшує тривалість її обробки і доведення до стану, необхідного для використання внутрішнього споживача. За таких умов автоматизація первинного обліку стає першочерговим завданням ефективної організації обліково-аналітичної роботи на сільськогосподарських підприємствах.

Закономірно, що використання комп’ютерних документів, на нашу думку, дозволить на вищому рівні організувати оперативний первинний бухгалтерський облік виробництва, що забезпечить більшу ефективність облікової діяльності та одержання достовірних даних про операційну діяльність підприємства в короткі терміни.

Переваги ведення комп’ютеризованого первинного обліку виробництва продукції сільського господарства показані на рисунку 1. 

 

Рис. 1. Порядок ведення комп’ютеризованого первинного обліку [4]

 

На сьогодні неодмінною умовою достовірності даних бухгалтерського обліку є правильне і якісне заповнення первинних документів. Насамперед, критерій якості оформлення документів визначається наявністю усіх необхідних реквізитів, заповнених відповідно з правилами ведення бухгалтерської документації.

Обов’язковими реквізитами всіх документів, що містять інформацію про господарську діяльність підприємтсва є: назва документа (форми); дата і місце складання; назва підприємства, в якому складений документ; зміст, обсяг та одиниці виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис (або інші дані) особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції [2].

Відсутність хоча б одного з наведених обов’язкових реквізитів робить первинний документ юридично недійсним, а здійснену господарську операцію за ним – незаконною.

Після фіксації операції первинний документ надходить до бухгалтерії підприємства, де відбувається перевірка правильності його оформлення. Контроль за якістю складеного первинного документу проводять працівники облікового апарату за такими показниками:

- за формою;

- арифметично;

- по суті господарської операції.

Перевірка за формою передбачає контроль за правильністю дотримання встановленої форми документу, наявністю у них обов’язкових реквізитів, відповідністю дозвільних підписів затвердженому списку осіб, що мають таке право.

Арифметична перевірка зводиться до перерахунку арифметичних обчислень та підсумкових підрахунків у документі. Як показує практика, це найбільш часте порушення при оформленні первинної документації, що призводить до суттєвих викривлень даних обліку в облікових регістрах та звітності.

Перевірка по суті – це перевірка законності та доцільності господарської операції, правильності проставлених розцінок, норм витрат, цін. Зміст документа повинен не містити зайвої інформації, а коротко, чітко і недвозначно виражати суть господарської операції [3].

Головний бухгалтер повинен проводити контроль за кожним заповненим документом, що надходить до бухгалтерії підприємства, але нерідко він ігнорує свої прямі обов’язки в цій частині і, тим самим, порушується один з найголовніших принципів бухгалтерського обліку – принцип повноти та достовірності інформації. 

Первинні документи, як правило, складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України. Форма бланка документа показує, що в ньому повинне бути записане і визначає послідовність цих записів.

Бланки первинних документів для зручності їх використання мають бути уніфікованими і стандартизованими. Уніфікація – це розробка єдиних форм документів для всіх однорідних господарських операцій на підприємствах. Проте, існують спеціалізовані форми первинних документів, які застосовуються тільки в певній галузі, що відображають специфіку тої чи іншої діяльності. В сільському господарстві, зокрема в рослинництві, до таких документів можна віднести: “Щоденник надходження сільськогосподарської продукції”, “Товарно-транспортна накладна” (за видами продукції), “Лімітно-забірна картка”, “Реєстр відправки зерна та іншої продукції з поля”, “Акт на сортування і сушіння продукції рослинництва”, “Накладна внутрішньогосподарського призначення”, “Звіт про рух пального та мастил”, “Акт витрати насіння і садильного матеріалу” тощо.

Оскільки зазначені вище первинні документи не є бланками суворої звітності, то для цілей управлінського обліку названі спеціалізовані форми документів можуть бути дещо зміненими за рішенням адміністративного апарату підприємства.

Наприклад, із врахуванням того, що в сучасному обліку з’явився такий новий об’єкт як додаткові біологічні активи, в деякі первинні документи варто внести точність як в частині назви самого документу, так і щодо його змісту. Зокрема, це стосується такого важливого документу як Щоденник надходження сільськогосподарської продукції, в якому відображається надходження продукції на підприємство чи то від власного виробництва, чи придбаної зі сторони.

В силу новизни, що була внесена в бухгалтерський облік з прийняттям ряду нормативно-правових документів, які стосуються біологічних активів, варто дещо змінити сам первинний документ Щоденник надходження сільськогосподарської   продукції.  На   нашу   думку,  більш  доцільним буде

уточнити його назву, а саме Щоденник надходження додаткових біологічних активів та сільськогосподарської продукції.

Первинний облік довгострокових біологічних активів рослинництва доцільно вести у документах, призначених для обліку основних засобів, оскільки багаторічні насадження згідно П(С)БО 7 “Основні засоби” являються однією з груп основних засобів. Первинними документами з обліку довгострокових біологічних рослинництва є “Акт приймання багаторічних насаджень і передачі їх в експлуатацію” та “Акт на приймання в експлуатацію захисних лісонасаджень”, призначені для обліку надходження багаторічних насаджень [6].

Щодо поточних біологічних активів, то для їх первинного обліку використовуються документи, розроблені для документування господарських операцій по виробництву сільськогосподарської продукції, перелічені вище .

Первинні документи, розроблені підприємством самостійно, повинні відповідати вимогам діючого законодавства щоlо форми та змісту. Не допускається довільна форма документу, а обов’язковою умовою його оформлення є наявність всіх правильно заповнених реквізитів.

Уніфіковані первинні документи, як правило, не змінюються за формою та змістом.

Стандартизація форм бланків первинних документів передбачає визначення їх розміру та послідовності розміщення в них відповідних обов’язкових реквізитів.

Щоденне здійснення великої кількості однорідних за своєю суттю господарських операцій призводить до значного нагромадження первинних документів в бухгалтерії. Це стосується переважно ручного ведення бухгалтерського обліку. Насамперед, йдеться про збільшення часу на обробку аналітичної інформації, що міститься в кожному первинному документі, а це аж ніяк не робить господарський облік оперативним. На основі цього нерідко і управлінські рішення приймаються зі значним відставанням у часі.

На нашу думку, скорочення об’єму документації позитивно вплинуло б на ведення виробничого обліку на підприємстві, оскільки це дасть змогу заощадити час, ресурси, а головне – зробить облік більш оперативним і допоможе своєчасно і правильно прийняти важливі для подальшого господарювання управлінські рішення.

Шляхами зменшення кількості первинних документів можуть бути:

1) Застосування багатоденних і накопичувальних документів замість разових (наприклад, багатоденні наряди на роботи замість дорожніх листів водія; відомості виробітку замість журналу обліку готової продукції; відомості використання матеріальних ресурсів замість лімітно-забірних карток тощо). Це дасть змогу збільшити охоплення інформації, полегшити обробку документів, скоротити витрати праці, часу і коштів та зменшити кількість помилок, які могли б виникнути при щоденному оформленні первинних документів.

2) Усунення зайвої деталізації статей витрат та об’єктів обліку виробництва.

3) Скорочення кількості примірників первинних документів, що заощадить час на їх виписку, звірку, порівняння, обробку та зберігання.

4) Поєднання первинного документа з обліковим регістром таким чином, щоб інформація про факт здійснення господарської операції заносилася відразу в регістр без виписування відповідного документа.

5) Оформлення кількох однорідних за змістом операцій одним документом.

Останній пункт шляхів скорочення кількості документів може бути реалізований при перебудові ряду первинних документів, а, отже, і значних змінах у веденні первинного обліку на сільськогосподарських підприємствах.

Для більшої ефективності організації первинного обліку документи, що відображають відповідні господарські операції повинні складатися на місцях виникнення витрат – центрах відповідальності. Керівник структурного підрозділу зобов’язаний проводити контроль за правильністю заповнення документів із залученням до процесу перевірки працівника, який створював даний  документ.  Після  перевірки  на  місцях    складання    такий   документ

надходить до бухгалтерії, де працівники обліково-аналітичної служби повторно перевіряють його.

Здійснення двох перевірок – первинної і повторної, на нашу думку, забезпечить облік найдостовірнішою інформацією про понесені витрати та вихід продукції, а також дозволить об’єктивно визначити собівартість виробленої продукції та фінансовий результат від господарської діяльності. 

Оскільки первинний облік являється підґрунтям для організації бухгалтерського обліку в цілому і складання управлінської та фінансової звітності зокрема, то якісне його ведення сприятиме підвищенню рівня розвитку галузі рослинництва, її рентабельності та конкурентоспроможності  виробленої продукції.

Висновки. Первинний документ – це джерело інформації про господарську діяльність для організації та ведення управлінського обліку на підприємстві.    Контроль   за   правильністю    ведення    первинного    обліку виробництва покладається на керівників центрів відповідальності, де безпосередньо здійснюються витрати і складаються документи. При надходженні документації до бухгалтерії працівники обліково-аналітичної служби зобов’язані провести повторний контроль за достовірністю та якістю заповнених облікових документів. Для ефективної організації облікової роботи первинний облік має бути автоматизованим, що забезпечить зменшення трудомісткості обробки інформації та підвищить оперативність бухгалтерського обліку в цілому. Важливим фактором покращення стану та оперативності облікової роботи має стати скорочення кількості первинної документації за рахунок використання нагромаджувальних багатоденних документів, зменшення числа копій документів та використання одного документа для відображення кількох однорідних за змістом технологічних операцій.

 

Список використаних джерел

1. Закон України від 16 липня 1999р. № 996-ХІV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”(зі змінами та доповненнями).

2. Голов С.Ф. Бухгалтерський облік в Україні: аналіз стану та перспективи розвитку: Монографія. – К.: Центр учбової літератури,         2007. – 522 с.

3. Голов С.Ф. Управлінський облік. Підручник. – 2-ге вид. – К.: Лібра,  2004. –  704 с.

4. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи: Наукове видання. – Житомир, 2001. – 416 с.

5.  Кім Г., Сопко В.В., Кім Ю.Г. Бухгалтерський облік: первинні документи та порядок їх заповнення: Навчальний посібник: Вид. 2-ге, перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 480 с.

6. Сук Л.К., Сук П.Л. Організація документування господарських операцій та документообігу // Бухгалтерія в сільському господарстві. –    2007. - № 18. –   С. 6 – 18.