УДК 657.1.011.56
A.О. Ніколашин,
асистент кафедри бухгалтерського обліку
Подільського державного аграрно-технічного університету
Поняття облікового регістру, форми та системи обліку при впровадженні комп’ютерних технологій
Ключевые вопросы, которые рассматриваются:
§ Даётся анализ понятий учётного регистра, формы и системы учёта при ручных и компьютерных формах учета.
§ Рассматриваются основные изменения, которые происходят в трактовке учётного регистра, формы и системы учёта при использовании бухгалтерской компьютерной системы.
§ Проводится сравнение между определениями формы и системы учёта при бухгалтерской компьютерной системе.
Key issues that are examined:
§ The analysis of the concepts of stock-taking register, form and system of calculation with the manual and computer accounting forms is given.
§ Are examined the basic changes, which occur in the treatment of stock-taking register, form and system of calculation with the use to bookkeeping computer system.
§ Comparison between the determinations of form and system of calculation with the bookkeeping computer system is conducted.
Головною складовою частиною у визначенні форми бухгалтерського обліку є облікові регістри. Більшість існуючих класифікацій облікових регістрів базуються на зовнішніх ознаках регістрів, тобто розглядають регістр як матеріальний носій облікової інформації. Крім того, вважається, що первинні документи, як і звітні форми, не відносяться до регістрів [7, с. 23]. Таким чином, при ручних формах обліку, регістри стали своєрідним стандартом для представлення інформації. Проте розвиток комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку дещо змінив роль регістрів.
Серед вчених, що займалися питаннями облікових регістрів слід виділити проф. Бутинця Ф.Ф., Саблука П.Т., Кузьмінського Ю.А., Палія В.Ф. та Соколова Я.В., Галкіна А.Ф., Пільмштейна Д.І., Курбацького О.М. тощо.
Так, на думку В.Ф. Палія та Я.В. Соколова є неможливим назвати обліковим регістром будь-який технічний носій впорядкованої економічної інформації, інформація з якого не може безпосередньо сприйматися людиною – суб'єктом управління. Обліковий регістр – це контрольний документ бухгалтерського обліку, за правильність інформації в ньому несе відповідальність бухгалтер [8, с. 190]. Тобто, на їх думку, електронний варіант не може вважатися обліковим регістром.
Тоді виникає питання, яка роль надається обліковим регістрам при використанні бухгалтерської комп’ютерної системи, де застосовуються безпаперові форми документообігу. Крім того, при складанні низки облікових регістрів використовуються не лише поточні облікові дані, а й інша нормативно-довідкова інформація, яка являє собою нормативно-довідкову базу. Причому в умовах ручних форм документообігу нормативно-довідкова інформація фіксується в документах та облікових регістрах одним і тим самим бухгалтером, а при застосуванні комп’ютерних технологій цей вид інформації узагальнюється, зберігається окремо і являє собою самостійні масиви пам’яті комп’ютера (базу даних) та заноситься в документ (обліковий регістр) автоматично програмним шляхом [4, с.26].
Все це призводить до того, що звичне трактування облікового регістру, як основного носія облікової інформації, вже не може бути застосовано при використанні комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку.
При комп’ютерних технологіях обліковий регістр трансформується з матеріального носія в електронний і має вигляд впорядкованого набору даних або, іншими словами, це є база даних (БД). В такій БД зберігаються облікові дані у вигляді залишків на початок року, а також дані по всім проведеним операціям [7, с.25-28]. Саме в БД відбувається узагальнення первинної інформації у відповідності до алгоритму комп’ютерної бухгалтерської програми та поставлених задач користувачем і контроль за ним за рахунок внутрішніх багатоваріантних систем порівняння та аналізу.
Такі ж значні зміни відбуваються ще з двома поняттями бухгалтерського обліку – формою та системою обліку.
Як ми вже зазначали [5, с.25], бухгалтерський облік є системою, оскільки йому характерні усі властивості системи. Форму бухгалтерського обліку можна також визначити як систему.
Серед науковців інтерес до змін в самих формах обліку був достатньо високим. Багато американських та англійських науковців взагалі не використовують поняття "форма бухгалтерського обліку", замінюючи його поняттям "системи бухгалтерського обліку", яке на їх думку є значно ширшим поняттям [1].
М.Я. Дем’яненко вважає, що форма бухгалтерського обліку визначається як певна система взаємозв'язку облікових (аналітичних і синтетичних) регістрів встановленої форми і змісту та як послідовність і способи здійснення в них записів. [6, с. 43]
Особливо актуальним це питання стало саме при комп’ютеризації бухгалтерського обліку. Коли матеріальна основа облікових регістрів зникає, головним стає технологія й організація облікового процесу з відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації [3, с. 259].
Сьогодні все більше вчених схиляється до думки про тотожність понять форма обліку та система [7, 1]. Проте часто виникає плутанина між системою бухгалтерського обліку і формою бухгалтерського обліку, як системою. Іноді поняття системи бухгалтерського обліку ототожнюють з поняттям форми обліку. Але поняття системи бухгалтерського обліку слід розглядати в більш широкому контексті. Так як форма обліку є система, то вона має бути підсистемою більшої системи. І такою системою повинна стати саме бухгалтерська система (БС), яка, в свою чергу, є підсистемою системи управління підприємством.
Проте необхідно розрізняти поняття форми як філософської категорії, яку визначають, як зовнішній вигляд об’єкта безвідносно до його суті (структури) [2, с.41]. При такому трактуванні форма знаходиться вище системи і може стосуватися одразу декількох систем різних за складом та розмірами. Саме таке трактування форми обліку часто надають при використанні комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку [3]. Але оскільки така форма обліку безвідносна до суті системи, то виникає плутанина понять – форма обліку, як підсистема БС і форма обліку, як „зовнішній вигляд” (структура) БС. Це призводить до того, що при формуванні сучасних форм обліку іноді до звичайних елементів форми обліку додають складові, що випадають за межі підсистеми БС, але недостатні до опису форми обліку як БС.
Як правило, виділяють різні види підсистем бухгалтерського обліку в залежності від критеріїв вибору: за об’єктами обліку (облік землі, облік майна, облік розрахунків, облік фінансових результатів тощо) [7, с.29]; за видами обліку (фінансового, управлінського та податкового обліку) [1]. Проте жодна з таких систем не враховує саме форму обліку, як підсистему. А тому слід розглянути БС за організаційним принципом. Загальна схема побудови такої БС наведена на рис.1.
Рис 1. Бухгалтерська система, побудована за організаційним принципом
При БС, що заснована на ручних формах обліку, зміни в технологічній підсистемі, а саме в формі обліку, є критичними, тому що це призводить до змін у всіх інших підсистемах, так як саме до форми обліку пристосовані всі інші підсистеми такої БС.
Застосування же комп’ютерних технологій дещо змінює перелік підсистем. Крім того, бухгалтерська комп’ютерна система (БКС) значно зменшує значення форми обліку. Форма обліку при БКС стає алгоритмом роботи комп’ютерної програми у відповідності до потреб користувача. Такої ж думки притримуються і В.Ф. Палій та Я.В. Соколов, котрі називають форму бухгалтерського обліку сукупністю алгоритмів для обробки первинних даних та одержання результатної облікової інформації за допомогою заданих технічних засобів зв'язку [8, с. 197]. Тобто зміни в формі обліку вже не несуть значних змін в інших підсистемах БКС.
Отже, форма обліку при БКС проявляється і як структура (зовнішній вигляд) БКС, і як підсистема (алгоритм роботи) БКС. А тому існує потреба в формуванні вдосконаленого переліку підсистем для бухгалтерської комп’ютерної системи.
Список використаної літератури:
1. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи / Житомир інженерно-технологічний інститут. – Житомир: АСА, 2001. – 414 с.
2. Катрєнко А.В. Системний аналіз об’єктів та процесів комп’ютеризації: Навчальний посібник. – Львів: „Новий світ”, 2000. – 424 с.
3. Кузьмінський А.М., Кузьмінський Ю.А. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: Все про бухгалтерський облік, 1999. – 228 с.
4. Кузьмінський Ю.А. Автоматизація оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій. / Київський національний економічний університет – К.: КНЕУ, 2001. – 268 с.
5. Ніколашин А.О. Бухгалтерська комп’ютерна система. // Облік і фінанси в АПК. – 2005. – №6. – с. 25-28.
6. Облік у селянському (фермерському) господарстві: Посібник / За ред. М.Я. Дем’яненка. – К.: ІАЕ УААН, 2001. – 403 с.
7. Основи архівно-комп’ютерної форми обліку. / УААН; Інститут аграрної економіки / М.Ф. Кропивко, М.І. Козак, В.І. Похіленко, Е.П.Романова / Під ред. П.Т. Саблука. – К.: ІАЕ УААН, 2004. – 126 с.
8. Палий В.Ф., Соколов Я.В. АСУ и проблемы теории бухгалтерского учета. – М., 1981.– 224 с.