УДК 657.221:004
В.М. Рожелюк, доцент,
кафедра обліку в бюджетній та соціальній сфері
Тернопільський національний економічний університет
ШЛЯХИ Вдосконалення організації обліку з використанням сучасних інформаційних систем
Питання, які розглядаються:
· Розглянуто необхідність впровадження і вдосконалення автоматизації системи обліку та контролю, що зумовлено ускладненням і посиленням обсягу та якості економічної інформації.
Ключові слова: автоматизація системи обліку, методологія обліку, типові проектні рішення, автоматизоване робоче місце бухгалтера, автоматизовані інформаційні системи.
Вопросы, которые рассматриваются:
· Рассмотрена необходимость внедрения и совершенствования автоматизации системы учета и контроля, что предопределено осложнением и усилением объема и качества экономической информации.
Ключевые слова: автоматизация системы учета, методология учета, типовые проектные решения, автоматизированное рабочее место бухгалтера, автоматизированные информационные системы.
Issues that are examined:
· The necessity of introduction and perfection of automation of the system of account and control is considered, that it is predefined complication and strengthening of volume and quality of economic information.
Keywords: automation of accounting system, methodology of accounting, typical design decisions, computer-aided workstation accountant, computer-aided information systems.
Постановка проблеми. Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку, контролю й аналізу з використанням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).
Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розвиток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із використанням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерського обліку, а отже, методологічні та методичні його аспекти потребуватимуть коригування. Бухгалтерський облік і облікова інформація в умовах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних. Змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Він дедалі більше стає складовою управлінської системи підприємства.
Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.
Система управління має виконувати провідну роль в організації бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну частину вхідної інформації він дістає безпосередньо із цих систем. Перетворившись на одну з кількох інформаційних підсистем, взаємозв’язаних як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформаційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в умовах застосування автоматизованих систем. Успіх у здійсненні управлінської функції при цьому істотно залежить від правильного встановлення взаємозв’язків задач.
У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається перехід від організації окремих елементів до організації цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв’язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. Останнім часом проблеми, пов'язані з використанням машинних носіїв як виправданих документів обліку, стали особливо актуальними завдяки широкому розвитку робіт з автоматизації бухгалтерського обліку. Цим проблемам присвячені праці В.П. Завгороднього, Ф.Ф. Бутинця, С.В. Івахненка, В.П. Маслова й інших вчених. Деякі перспективи щодо створення умов для реального використання машинних носіїв як виправданих документів у бухгалтерському обліку відкриваються в зв'язку з прийняттям нормативного акта про надання юридичної сили документам на машинних і паперових носіях, створених засобами обчислювальної техніки. Однак Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Міністерством фінансів України в 1995 p., має дуже загальний характер і потребує додаткового уточнення та конкретизації окремих важливих аспектів документування первинної інформації [5].
Постановка завдання. Головними завданнями організації обліку з використанням сучасних інформаційних систем, на наш погляд, є такі: удосконалення плану рахунків бухгалтерського обліку, інтегрованого з міжнародною практикою бухгалтерського обліку та фінансової звітності; розробка національних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку, що регламентують облік і контроль у середовищі електронної обробки інформації; нове організаційне та методичне забезпечення на технічній базі ПЕОМ і мережі АРМБ діалогово-атоматизованої форми бухгалтерського обліку; автоматизація формування первинних документів на машинних носіях; розробка типових проектних рішень (ТПР) для технологічного забезпечення автоматизованого розв'язання завдань обліку за допомогою ПЕОМ і мережі автоматизованих робочих місць бухгалтерів (АРМБ).
Виклад основного матеріалу дослідження. Розвиток автоматизованих систем характеризується розширенням взаємозв’язків окремих систем і підсистем, які об’єднують управління технологічними процесами, оперативне управління, оперативне і поточне планування, адміністративно – господарську діяльність, проектування і випробування виробів тощо, і має тенденцію до об’єднання їх у загальну багаторівневу систему інтегрованого управління об’єктом у цілому. Такі багаторівневі ієрархічні автоматизовані системи повинні забезпечити погоджене і взаємозв’язане управління усіма видами діяльності промислового підприємства, у тому числі, управління основними виробничими і технологічними процесами, допоміжними і непромисловими господарствами тощо.
На сучасному етапі автоматизація облікових процесів розвивається за рахунок раціоналізації існуючої технології обробки облікової інформації і зниження її трудомісткості, однак можливості такої автоматизації дуже обмежені. Це пояснюється тим, що існуюча методологія й організація обліку та контролю формувалися для ведення обліку вручну. Існує певна невідповідність між потужностями ЕОМ, які застосовуються в практиці обліку та контролю. ЕОМ полегшують працю бухгалтера, але нічого нового не вносять у її зміст, оскільки для цього потрібні підвищення ролі обліку й аудиту в управлінні, зміни і подальший розвиток методології обліку й аудиту, вдосконалення їх організації з метою досягнення максимальної відповідності потребам управління.
Основні методологічні аспекти організації автоматизованої системи обліку та контролю на базі АРМБ повинні забезпечити єдиний підхід до розробки окремих елементів і функціонування їх як єдиної системи. Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування облікових даних з одночасним формуванням їх на машинному носії [3, 197].
Реформування системи обліку за МСФЗ неможливе без створення АРМБ, засобів телекомунікацій і розвинених інструментальних засобів, оскільки, облік є процесом виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень.
Підсистема бухгалтерського обліку в процесі свого функціонування здійснює інформаційні зв’язки з іншими підсистемами. На вході підсистему обліку живлять дані первинного обліку — зібрані та зареєстровані на носіях дані про господарські процеси і явища, що здійснилися. Вихідна інформація підсистеми обліку широко використовується в річних задачах АІС та є вхідною для інших підсистем.
Важливою рисою облікової підсистеми є забезпечення управління на будь-якому його рівні зворотним зв’язком. Функція зворотного зв’язку є основною перевагою підсистеми бухгалтерського обліку, і в цьому полягає її величезне значення для управління. Зворотний зв’язок забезпечується за допомогою системи результатної та проміжної інформації, що фіксується на магнітному носії або видається безпосередньо на екран дисплея. Тому від швидкості видачі такої інформації залежить оперативність прийняття управлінських рішень.
Професійні АРМ — це головний інструмент спілкування людини з інформаційними системами, що виконують роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій у локальних мережах. АРМ мають відкриту архітектуру та легко адаптуються.
АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу та є засобом спілкування спеціаліста з автоматизованими інформаційними системами.
Якщо за критерій узяти організаційну структуру управління, то можна умовно виокремити АРМ керівника, АРМ управлінського працівника середнього та оперативного рівнів. За принципами вибіркового розподілення інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці.
Створення АРМ забезпечує:
- простоту, зручність і дружнє ставлення до користувача;
- простоту адаптації до конкретних функцій користувача;
- компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації;
- високу надійність і живучість;
- порівняно просту організацію технічного обслуговування.
Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно розв’язувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, оброблення інформації, визначати достовірність результатної інформації, виводити й передавати каналами зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну сферу.
В основу організації системи бухгалтерського обліку з використанням АРМ бухгалтера покладені такі принципи:
- автоматизована обробка облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;
- взаємодія бухгалтера з ІС в діалоговому режимі;
- організація первинних документів на носіях, що читаються машиною;
- організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам’яті ПЕОМ, формування і видача результатної інформації в режимі запиту і необхідному для бухгалтера обсязі.
Впровадження АРМ бухгалтера одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній базі даних системи управління підприємства.
Організація обліку в автоматизованому режимі реалізується мережею АРМБ, що створюються в місцях виникнення та використання інформації, охоплюючи не тільки власне бухгалтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мережа АРМБ може організовуватися за одно-, дво- і багаторівневою структурою. За цим принципом їх класифікують на АРМ низового, загальногосподарського рівня та зведеного обліку.
Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Це групування — основа для виокремлення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ): АРМБ з обліку основних засобів; АРМБ з обліку виробничих запасів; АРМБ з обліку праці й заробітної плати; АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату; АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій; АРМБ з обліку витрат на виробництво; АРМБ зведеного обліку та складання звітності; АРМБ з обліку капітальних та фінансових інвестицій. Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.
Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера включає три етапи: підготовка інформації та її обробка; систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит; формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством.
У процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. Із цією метою виокремлюють три рівні управління.
На першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами (цех, магазин, комора, відділ тощо). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх оброблення, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії потрібне для формування й підготовки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (у цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для розв’язання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.
На другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується й відображається інформація для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації та розв’язується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). Інформація, одержана на цьому етапі підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ II категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.
На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На даному рівні здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності.
Висновок. Таким чином, АРМ бухгалтера — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці, використовуючи який, можна організувати системну обробку економічної інформації як об’єкта управління в цілому, так і його структурних підрозділів.
Список використаних джерел
1. Бутинець Ф.Ф. Організація бухгалтерського обліку: [навч. посібник для студентів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит» вищих навчальних закладів; вид. 2–е, доп. і перероб.] / Ф.Ф. Бутинець, М. М. Шигун, С.М. Шулепова. – Житомир : ЖІТІ, 2002.- 592 с.
2. Завгородній В. П. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля, анализа и аудита / В. П.Завгородній. – К.: А.С.К., 1997.-768 с.
3. Івахненко С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: [Навч. Посібник] / С. В.Івахненко. - К.: Знання-Прес, 2003. - 349 с.
4. Маслов В.П. Інформаційні системи і технології в економіці: [Навчальний посібник] / В.П. Маслов. – Київ: “Слово”, 2003 р. – 320с.
5. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: www.kmu.gov.ua.