І.І. Рагуліна,

головний бухгалтер централізованої бухгалтерії

при Харківській обласній державній насіннєвій інспекції

І.Т. Новіков,

канд. екон. наук,

Харківський національний аграрний  університет ім. В.В. Докучаєва

 

&                   Ключевые вопросы, которые рассматриваются:

·          Использование принятых нормативных документов по реформированию бухгалтерского учета не решает вопросов по рациональной организации бухгалтерских служб в бюджетных организациях

·          Освещены результаты работы по централизации бухгалтерии Харьковской областной государственной семенной инспекции и выделены основные позитивные последствия этого процесса

&                   Key issues that are examined:

·          Use of the accepted normative documents on reforming of accounting does not solve questions on the rational organization of accounting services in the budgetary organizations

·          Results of work on centralization of accounting department of the Kharkiv regional state seed inspection are covered and the basic positive consequences of this process are allocated

 

Постановка проблеми. Важливим завданням бухгалтерського обліку на сучасному етапі є більш раціональне його реформування з метою приведення у відповідність з вимогами ринкової економіки, міжнародних стандартів і управління.

Урядом і Верховною Радою України проведена велика робота по стабілізації економіки і організації бухгалтерського обліку. Було прийнято ряд постанов і законів, які визначили правові основи регулювання ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності як в госпрозрахункових, так і в бюджетних організаціях. Але використання прийнятих положень вищих органів ще не вирішує питань порядку створення окремих бухгалтерій і їх вертикальної структуризації. Тому нами зроблена спроба вивчити порядок створення єдиної бухгалтерії із децентралізованих облікових об’єктів.

Дослідження проводились на матеріалах звітності Харківської обласної державної насіннєвої інспекції, районних, міжрайонних і міської насіннєвих інспекцій Харківської області.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Останнім часом питанню реформування бухгалтерського обліку приділяється велика увага. Це пов’язано з тим, що реформа бухгалтерського обліку і фінансової звітності є необхідною умовою ринкових відносин.

Важливим кроком на шляху до реформування обліку є прийняття Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-Х1V[1]. Цей Закон визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні. Закон відкриває всі можливості для більш повного використання всіх економічних важелів, а також економічних резервів господарювання. Він розповсюджується на всіх юридичних осіб незалежно від організаційно-правових форм власності.

Закон визначає, що суб`єкти підприємницької діяльності, які звільнені від обов`язкового обліку доходів та витрат, не подають фінансової звітності. Крім того, Законом визначена мета ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, суть якої полягає у наданні повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан і діяльність підприємства користувачам для прийняття рішень, вивченні результатів діяльності та руху грошових коштів підприємства. При цьому бухгалтерський облік є обов`язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання бюджетів та госпрозрахункових операцій бюджетних установ встановлюється Державним казначейством України відповідно до законодавства. Наприклад, з метою впровадження в економічну діяльність бюджетних організацій Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів [2] Головним управлінням Державного казначейства України був запропонований План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ [3] і Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ [4]. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ був розроблений на підставі міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, призначений для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій установ та організацій, основна діяльність яких ведеться за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів, організацій з виконання сільських, селищних і міських бюджетів.

План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ лише в незначній мірі відрізняється від Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, який затверджено наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року № 291 [5].

План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ має два розділи: розділ № 1 – балансові рахунки; розділ № 2 – позабалансові рахунки. Розділ № 1 – балансові рахунки має 8 класів: клас 1 – Необоротні активи; клас 2 – Запаси; клас 3 – Кошти, рахунки та інші активи; клас 4 – Власний капітал; клас 5 – Довгострокові зобов’язання; клас 6 – Поточні зобов’язання; клас 7 – Доходи; клас 8 – Витрати.

Розділ № 2 – позабалансові рахунки включає клас «Позабалансові рахунки», який включає рахунки: 01 – орендовані необоротні активи; 02 – активи на відповідальному зберіганні; 04 – непередбачені активи і зобов’язання; 05 – гарантії та забезпечення; 07 – списані активи та зобов’язання; 08 – бланки суворого обліку; 09 – призначення та зобов’язання.

Більш повне реформування системи бухгалтерського обліку є складовою частиною заходів, які спрямовані на впровадження економічних відносин ринкової орієнтації. Основне завдання трансформації національної системи бухгалтерського обліку заключається у прискоренні процесу її приведення у відповідність з вимогами ринкової економіки та міжнародними стандартами бухгалтерського обліку, наданні суб`єктам господарювання можливості визначати межі та форми управлінського обліку.

Формування цілей статті (постановка завдання). Мета роботи полягає в обґрунтовуванні порядку централізації бухгалтерій і оновлення обліку у бюджетних організаціях у зв’язку з розвитком ринкових відносин.

Виклад основного матеріалу дослідження. Згідно з Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» для забезпечення ведення бухгалтерського обліку Харківська обласна державна насіннєва інспекція самостійно встановила форми його організації:

-              провела реформування бухгалтерії;

-              організувала самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності;

-              відновила облікову політику підприємства;

-              обрала форму бухгалтерського обліку, як певну систему регістрів обліку, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації;

-              розробила систему внутрішньогосподарського контролю;

-              затвердила правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Керівник підприємства Удянський Петро Миколайович створив усі необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, надав допомогу у придбанні додаткових комп’ютерів, виділив окрему кімнату для бухгалтерії. Своєчасно були переглянуті права головного бухгалтера, систематизовані обов’язки як особи, на яку покладено ведення і організація бухгалтерського обліку на підприємстві. Штатним розкладом тепер він визнаний як головний бухгалтер централізованої бухгалтерії.

На нього покладено обов`язки по забезпеченню дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності; обов`язки по організації контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій. Начальнику відділу надали повноваження брати участь в оформленні матеріалів, пов`язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжкою і псуванням активів підприємства; забезпеченні перевірки стану бухгалтерського обліку матеріальних цінностей у відокремлених підрозділах підприємства.

Харківська обласна державна насіннєва інспекція створена у 1897 році. Зараз до її складу входить 23 районних, 2 міжрайонних та 1 міська насіннєві інспекції. Об`єктом обліку районних, міжрайонних та міської насіннєвих інспекцій є обсяг виконаних робіт по проведенню аналізу відібраних проб з партій насіння на встановлення їх якості, апробація посівів, а також облік інших наданих та отриманих послуг.

Спеціалістами райдержадміністрації Харківської області здійснюється контроль насіння озимих і зернових культур у 25 районах області, в яких 167 господарств займаються насінництвом. Наприклад, в 2004 році цими господарствами було засипано 183,985 тис. тон насіння озимих та зернових культур, з яких перевірено на якість 86 258 тон (табл. 1).

В 2004 році держнасінінспекціями був здійснений контроль проведення апробацій. Ці роботи проведено в 274 господарствах. Перевіркою охоплено площу 79,3 тис. га (табл. 2).

На виконання усіх робіт інспекціями в 2004 році було виділено з бюджету 2132,777 тис. грн. Фактично нараховані затрати за цей період становили 2178,942 тис. грн. (табл. 3).

Крім даних витрат певну частину було здійснено за рахунок надходження засобів за надані послуги. Вони в 2004 році склали 428,292 тис. грн. (табл. 4).

 

Таблиця 1.

Контроль за підготовкою насіння в господарствах Харківської області за 2004 рік

 

Таблиця 2.

Контроль за проведенням апробації сортових посівів у господарствах Харківської області за 2004 рік

 

Таблиця 3.

Виконання загального фонду Держнасінінспекціями  Харківської області за 2004 рік, грн.

 

 

Таблиця 4.

Надходження і використання коштів, отриманих як оплата послуг, Держнасінінспекціями Харківської області за 2004 рік, грн.

 

До грудня 2004 року Харківська обласна державна насіннєва інспекція мала децентралізовану структуру організації бухгалтерського обліку. Тобто при наявності 26 насіннєвих інспекцій, звітність складалась у кожній з них та у встановлені строки надавалась в обласну державну насіннєву інспекцію для обробки і об`єднання її в єдиний бухгалтерський і фінансовий звіт. При цьому строки надання звітності в обласну державну насіннєву інспекцію часто не додержувались, що призводило у деяких випадках до невиконання обов`язків перед Українською державною  насіннєвою інспекцією. У 1985 році в обласній державній насіннєвій інспекції була впроваджена журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку, однак за наказом Української державної насіннєвої інспекції у 2003 році знов була впроваджена меморіально-ордерна форма обліку із застосуванням комп’ютерів, тобто більша частина облікових робіт була автоматизована. Зараз меморіальні ордери мають вигляд журналів-ордерів, де синтетичні записи здійснюються по дебету одного і кредиту всіх інших рахунків, а також по кредиту одного і дебету всіх інших рахунків (табл. 5, 6).

Такий порядок запису значно поліпшує ведення контролю за рухом активів і пасивів підприємства. Однак Головна книга “колончатої” побудови для економічного аналізу не пристосована, тому у бухгалтерії ведуть ще Головну книгу, яка застосовується при журнально-ордерній формі обліку.

Значна децентралізація бухгалтерії не дозволяла:

-    своєчасно надавати звітність;

-    використовувати єдині форми і методи бухгалтерського обліку;

- встановлювати адекватність фінансування виробничих витрат.

У цих умовах були необхідні інші підходи до організації бухгалтерської служби. Відповідь була знайдена у централізації бухгалтерії на базі обласної державної насіннєвої інспекції.

Організаційній роботі передували загальні збори робітників усіх державних насіннєвих інспекцій, на яких були поставлені докладні завдання по проведенню централізації бухгалтерії :

-        розгляд Положення про централізовану бухгалтерію Харківської обласної державної насіннєвої інспекції;

-        своєчасне проведення робіт по складанню заключних (передаточних) балансів;

-        необхідність проведення інвентаризації;

-        своєчасний перегляд штатних розкладів;

-        впорядкування наказу про облікову політику;

-        прискорення створення нової структури бухгалтерії;

-        приведення у відповідність бюджетного фінансування;

-        збільшення рівня та обсягу виконання платних послуг, які надаються державними насіннєвими інспекціями;

-        вибір і удосконалення форм і методів бухгалтерського обліку;

-        визначення складу обліковців і розподіл обов’язків;

-        уточнення порядку документообігу.

Українська державна насіннєва інспекція визначила штатних обліковців Харківської обласної державної насіннєвої інспекції. До складу централізованої бухгалтерії додатково ввійшло три обліковця. Всі посади бухгалтерів районних насіннєвих інспекцій були скорочені, робітники були переведені на інші агрономічні та інші посади. Своєчасно були внесені значні зміни і доповнення до наказу про облікову політику організації. В тому числі були внесені зміни організаційного характеру, тобто враховані зміни порядку надання звітності. При цьому, якщо раніше звітність надавалась районними, міжрайонними та міською державними насіннєвими інспекціями в обласну державну насіннєву інспекцію в повному обсязі, то після централізації звітність складається тільки з матеріального звіту. В цьому випадку була необхідна систематична звірка даних по обліку матеріалів та запасів у розрізі кожної матеріально відповідальної особи.

Крім того, до наказу про облікову політику було внесено порядок складання та строки надання матеріального звіту.

Необхідно зазначити, що значно скоротилися строки здачі звітності. Бухгалтер матеріального відділу централізованої бухгалтерії має вже значно більше часу на розгляд матеріальних звітів та їх обробку. Таким чином, дані для складання повної бухгалтерської і фінансової звітності у централізованій бухгалтерії формуються тепер на 2 – 3 дні швидше, ніж до централізації.

Важливим етапом у формуванні облікової політики було докладне вивчення порядку фінансування державних насіннєвих інспекцій Харківської області. У наказі про облікову політику відобразили загальні принципи розподілу коштів на фінансування інспекцій. Відмічено, що при розподілі коштів обов’язково необхідно враховувати повний обсяг передбачених до виконання робіт за звітний період, структуру штатного розпорядку, непередбачений обсяг наступних робіт у зв’язку з форс–мажорними обставинами.

Контроль розподілу фінансування коштів, крім обласної державної насіннєвої інспекції, виконує Державне казначейство. Тому перед тим, як довести план фінансування до держнасінінспекцій, він надається в Державне казначейство у Харківській області.

Висновки. Для повної автоматизації облікових робіт необхідні й інші окремі організаційні заходи. Для цих цілей у теперішній час з фірмою укладено договір на повне впровадження комп’ютерних програм бухгалтерського обліку. У договір включено роботи з додаткового навчання обліковців при безпосередньому виконанні всіх передбачених облікових дій. Відповідно до цього, комплексний підхід до організації бухгалтерії та інших заходів, пов’язаних з реформуванням бухгалтерського обліку і фінансової звітності, може призвести до відповідності цих категорій умовам ринкових відносин.

Список використаної літератури:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996 – XIV: (зі змінами і доповненнями);

2. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми реформування системи бухгалтерського обліку зі застосуванням міжнародних стандартів» від 28.10.1998 р. №1706;

3. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.1999 р. № 114;

4. Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.1999 р. № 114;

5. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань, господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 р. № 291.